Hybride werken

29 jan, 2015

De voorwaarden voor flexibel werken

De belofte van lagere kosten, een betere concurrentiepositie en flexibelere medewerkers is voor veel bedrijven reden om over te stappen op het nieuwe werken. Maar profiteert jouw bedrijf wel van deze voordelen? De voorwaarden voor flexibel werken.

4 minuten

Steeds meer medewerkers krijgen te maken met een flexibele werkplek. Dankzij veelzijdige mobiele devices zijn benodigde software, informatie en collega’s immers ook onderweg of vanuit huis eenvoudig toegankelijk. Door het invoeren van mobiele werken kunnen bedrijven besparen op software en werkruimte en kunnen werknemers veel flexibeler schakelen tussen werk en privé.

De overstap naar de virtuele werkplek is echter wel een complexe aangelegenheid. En als u niet aan de juiste voorwaarden voldoet, levert het u niets op. Ontdek daarom eerst de voorwaarden voor flexibel werken om succesvol over te kunnen stappen:

De businesscase van goede security

Wil je als IT-manager graag genoeg geld en aandacht voor security binnen je bedrijf, maar weet je niet goed hoe je dit aan moet pakken? In deze longread lees je hoe je de directie kunt overtuigen met een ijzersterke businesscase.

Downloaden
IWMW-MT Select-248x352px-1

1. Motivatie

Wat is de reden dat je wilt overstappen naar HNW? En is dit doel op deze wijze te bereiken? Voor de meeste bedrijven is kostenbesparing de voornaamste motivatie. In dat geval maak je eerst een duidelijke rekensom van alle kosten en baten. Denk aan:

  • Hoeveel bespaar je op softwarelicenties als je overstapt naar de cloud?
  • Hoeveel bureaus en bereisde kilometers vallen weg wanneer je medewerkers deels thuis laat werken? En levert het daadwerkelijk besparingen op of enkel een leeg kantoor?
  • Wegen de te maken kosten voor bijvoorbeeld nieuwe mobiele apparatuur wel op tegen deze en andere besparingen?
  • Kun je langlopende contracten nu wel stopzetten of betaal je komende jaren dubbel?

Kortom, zet de feiten die bij de motivatie horen sec op een rij en controleer of de uitkomst inderdaad zo rooskleurig is als je voor ogen hebt. Waarschijnlijk wel. Of misschien blijkt dat je beter nog even een jaartje kunt wachten. Dan kun je uiteraard al wel de voorbereidingen treffen, maar wacht je nog even met de daadwerkelijke overstap.

2. Draagvlak (onder personeel én directie)

Een duidelijk doel en een goede onderbouwing zijn essentieel om voldoende draagvlak te creëren. Iedereen begrijpt immers het belang van innovatie, maar veel medewerkers worden zenuwachtig als dat daadwerkelijk leidt tot verandering. En met medewerkers die hun hakken in het zand zetten, wordt elke poging tot verandering een onnodig moeilijk verhaal.

Ga daarom in een vroeg stadium het gesprek aan met de medewerkers. Zorg dat ze begrijpen waarom verandering noodzakelijk is, welke uitdagingen er in het verschiet liggen en dat ze daarbij op alle steun van het management kunnen rekenen. Dan is uiteraard wel ook de totale commitment van het management nodig.

Dat lijkt vanzelfsprekender dan het is. Vaak genoeg gaan MT-leden er vanuit dat de nieuwe manier van werken ‘vooral iets is voor het personeel’. Dat is funest voor de beleving en motivatie van de medewerkers. Het is essentieel dat directie en MT ruim vóór hun medewerkers de nieuwe manier van werken adopteren.

3. Tijd

Je bent overtuigd van de voordelen en wilt daarom liefst direct aan de slag met het nieuwe werken. Dat is echter een zeker recept voor mislukking. Als er iets is dat de kansen voor een succesvolle invoering van flexibel werken vergroot, dan is dat namelijk wel een goede voorbereiding. En zoals reeds eerder gememoreerd, is het essentieel dat het management daarbij het voortouw neemt. Daar moet dus wel voldoende tijd voor zijn. Een onvoldoende voorbereiding voor deze overstap is een garantie voor een organisatorische puinhoop op het werk.

De vraag is dus: kunnen een of enkele MT-leden zich daadwerkelijk vrijmaken om deze belangrijke nieuwe verandering voor te bereiden, of zijn er momenteel te veel andere ontwikkelingen die prioriteit verdienen? En hebben ook de medewerkers voldoende ruimte in de agenda om zich nieuwe systemen, apparaten en een nieuwe werkwijze eigen te maken?

Je moet er namelijk rekening mee houden dat het leren omgaan met nieuwe producten en diensten voor korte periode tot productiviteitsverlies leidt. Als die ruimte er niet is bij het MT en de medewerkers, kun je uiteraard wel kijken wat er alvast gedaan kan worden om het proces rustig op te starten.

4. Budget

Dat er met het nieuwe werken op diverse manieren geld kan worden verdiend is in talrijke rapporten ruimschoots onderbouwd. Maar om geld te verdienen moet er vaak eerst geïnvesteerd worden. De invoering van het nieuwe werken vormt hierin geen uitzondering. Denk aan de talrijke uren die een passende voorbereiding vereist en het aanschaffen van nieuwe devices.

Maar denk ook aan het aanpassen van de werkruimtes tot flexibele werkplekken en de gevolgen daarvan. Want een aangepaste werkruimte brengt ook weer een nieuw arbo-onderzoek met zich mee.

Als voor deze investeringen geen budget beschikbaar is, kunnen de plannen beter nog even on hold worden gezet. Ga je desondanks toch één en ander opstarten? Dan is de kans groot dat het vooral chaos in plaats van verbetering teweeg brengt.

Neem contact op

Heb je een vraag die (nog) niet in een artikel beantwoord wordt of wil je gericht advies voor jouw organisatie? Vul dan het formulier in en wij brengen jou vrijblijvend in contact met één van onze HP-experts.

Contact
Contact HP

Lees ook:

 

Beeld via Flickr