Hybride kantoor: zo houd je iedereen betrokken en engaged

Onlangs overgeschakeld op een hybride kantoor? Oftewel, werken je medewerkers deels vanuit huis? Dan is het zaak om ervoor te zorgen dat je medewerkers nog steeds betrokken zijn en effectief samenwerken. Hoe doe je dat?

Wat is een hybride kantoor?

Een hybride kantoor is een werkplek die faciliteert dat medewerkers zowel op kantoor als op afstand kunnen werken. Prettig samenwerken staat hierbij centraal. Het kantoor is dan ook veel meer een ontmoetingsplek, dan een plek waar je de hele dag aan één bureau werkt. Hybride werken betekent feitelijk goed kunnen werken met een team waarvan een deel op kantoor aanwezig is en de andere medewerkers vanuit huis werken.

Een hybride kantoor kan bijdragen aan duurzaamheid doordat medewerkers minder hoeven te reizen naar hun werkplek.

Uitdagingen van het hybride kantoor

Uiteraard heeft zo’n nieuwe manier van werken niet alleen maar voordelen. Over het algemeen hechten medewerkers veel waarde aan het contact met hun collega’s. Dat kan in het gedrang komen doordat men elkaar (veel) minder ziet. Sommige mensen kunnen hier zelfs erg eenzaam van worden.

Wanneer niet iedereen op kantoor aanwezig is, kan dit ook zorgen voor ruis in de communicatie tussen medewerkers. Je kunt namelijk niet even bij elkaar aan het bureau gaan staan om een vraag te stellen en doordat je de lichaamstaal van iemand niet ziet, zijn ergernissen minder goed zichtbaar en worden dus minder snel uitgesproken.

Een gebrek aan betrokkenheid

Tegelijkertijd ligt ook een gebrek aan betrokkenheid bij het bedrijf en team op de loer. Mensen die zich niet betrokken voelen bij de organisatie, identificeren zich ook niet met de doelen van het bedrijf. Dit kan een direct effect hebben op de productiviteit.

Met z’n allen dezelfde doelen voor ogen hebben, is juist erg belangrijk. Niet alleen vanwege het teamgevoel, maar ook voor een soepele samenwerking. Wanneer medewerkers elkaar echt kennen, weten ze hoe ze elkaar het beste moeten benaderen en wat irritatie oproept.

Werknemers betrokken houden

Tip: vergeet het sociale aspect niet. Besteed genoeg tijd en energie aan informele gesprekken om het groepsband te versterken.

Om dit te ondervangen kun je ook op het hybride kantoor dagelijkse of wekelijkse overleggen inplannen. Deze zijn dan offline te volgen, maar ook via videoconferencing-oplossingen als Zoom of Teams.

Maak hier van tevoren goede afspraken over binnen de teams, zodat iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt. Zijn de vergaderingen bijvoorbeeld altijd verplicht of niet? En wat wordt er wel of niet tijdens deze overleggen besproken?

Maak hybride werken gezellig

Juist de informele kletsmomenten bij de lunch en de koffie-automaat zijn normaal gesproken erg belangrijk. Ze zorgen voor een band met het bedrijf en de collega’s. Voorkom dat medewerkers die veel thuis aan het werk zijn, die band verliezen.

Organiseer dus geregeld bedrijfsuitjes of teamuitjes waar gezelligheid voorop staat. Zo kun je bijvoorbeeld naar een escaperoom of dagje pretpark, of houd je het klein met een leuke borrel.

Tip: iedereen houdt van een attent presentje op z’n tijd. Stuur bijvoorbeeld iets leuks bij elke feestdag en koop een gezamelijk cadeautje een verjaardag.

Wist je dat de informele koffiemomenten ook online kan? Bij bedrijf Basecamp werken medewerkers volledig remote. Om toch een band te houden worden virtuele koffiedates georganiseerd waarbij medewerkers aan een willekeurige collega worden gekoppeld om elkaar beter te leren kennen.

Hoe richt je een hybride kantoor in?

Naast de communicatie- en overlegmomenten, houd je werknemers ook betrokken en engaged door aandacht te besteden aan de inrichting van het hybride kantoor. Die is bij voorkeur heel anders dan een traditioneel kantoor, waar je voornamelijk individuele werkplekken vindt.

Op een hybride kantoor vind je verschillende soorten werkplekken die bijzonder geschikt zijn om samen te werken. Denk bijvoorbeeld aan een klassieke boardroom-opstelling, maar ook aan informele vergaderhoeken met een ontspannende inrichting.

Denk ook bijvoorbeeld aan aparte concentratieruimtes waar medewerkers zich terug kunnen trekken om te focussen. Deze stilte is thuis of op de flexwerkplek vaak ver te zoeken.

Technische inrichting vergaderruimte op kantoor

Zijn jouw vergaderruimtes optimaal ingericht op hybride werken? Omdat niet alle deelnemers van een vergadering op locatie aanwezig zijn, is het belangrijk om online en offline vergaderen goed te combineren.

Om dit soepel te laten verlopen, kun je high-tech-oplossingen toepassen in je meetingruimtes. Denk hierbij bijvoorbeeld aan speakers, camera’s en richtmicrofoons. Op het nieuwe kantoor van HP zijn vergaderruimtes bijvoorbeeld voorzien van draadloze technologie, waardoor je direct na binnenkomst beginnen met een vergadering.

Een handige tool is de HP Elite Slice. Dit is een soort kleine desktop voor in je vergaderruimte waarmee je direct deelnemers kunt toelaten in een vergadering, on-demand bellen en content delen.

De juiste accessoires op kantoor

Om ervoor te zorgen dat medewerkers prettig kunnen wisselen tussen kantoor en thuis, kun je gebruikmaken van flexibele werkplekken voorzien van docking stations of docking displays (docking stations met monitor).

Hiermee heb je maar één kabel nodig om je laptop aan te sluiten op alle randapparatuur, de voeding en internet. Medewerkers kunnen dan hun laptop aansluiten en direct een volledige werkplek openen. Ze zijn zo direct productief zonder dat ze zich een vaste werkplek toe-eigenen.

De juiste accessoires voor op de thuiswerkplek

Natuurlijk moet je de medewerkers thuis ook niet vergeten. Om goed te kunnen videobellen, hebben ze in elk geval een goede zakelijke laptop met headset nodig. Een losse muis en keyboard zijn dan weer onmisbaar om een goede werkhouding te stimuleren.

Benieuwd wat je als IT-afdeling nog meer moet faciliteren voor thuiswerkers? Lees hier alles over de belangrijkste thuiswerktools.

Lees ook