Kan jij al printen vanaf je mobiel?

Medewerkers delen mobiel documenten en loggen via hun tablet in op het bedrijfsnetwerk. Ze willen ook steeds vaker vanaf hun device een printopdracht versturen. Hoe regel je dat?

Analisten van IDC voorspelden al in 2013 dat in 2015 driekwart van de zakelijke smartphone- en tabletgebruikers via een mobiel apparaat een printopdracht wil kunnen versturen. Door de opkomst van flexibele werkplekken en mobiel werken is die wens van eindgebruikers waarschijnlijk nog groter geworden.

Waarom nog steeds papier?

Hoewel er al jaren wordt gesproken over het papierloze kantoor, gebruiken de meeste werknemers nog steeds veel papier. Het zijn vooral de jongeren die de voorkeur geven aan het digitaal delen van documenten.

Oudere medewerkers en klanten vinden het vaak nog steeds prettig om een bestand fysiek op papier te hebben. Het maakt zaken overzichtelijk en duidelijk. Ook raken sommige werknemers door de enorme berg aan digitale bestanden de draad kwijt. Voor hen kan papier rust bieden.

Hoe mobiel printen faciliteren?

Het papierloze kantoor blijkt voor veel organisaties dus nog niet haalbaar te zijn. Er zijn voorlopers die het lukt om al het papier uit de organisatie te verbannen, maar vooralsnog blijft de behoefte naar papier en de mogelijkheid om documenten uit te printen bestaan.

Het is daarom logisch om het werknemers gemakkelijk te maken en printen via mobiele devices te faciliteren. Printen vanaf je mobiel: waar moet je op letten? 3 tips.

1. Beveiliging cruciaal

Wanneer je printen vanaf een mobiel apparaat wilt faciliteren, is het goed beveiligen van je printer essentieel. Het gaat hierbij zowel om het beveiligen van de data middels bijvoorbeeld encryptie (het versleutelen van gegevens) als om het beveiligen van de apparatuur.

Denk in het laatste geval aan de manier waarop werknemers en hun mobiele devices toegang krijgen tot de printers. Bijvoorbeeld door documenten in een (beveiligde) printwachtrij in de cloud plaatsen, waarbij de opdrachten pas uitgevoerd worden als de werknemer zich bij de printer identificeert middels een wachtwoord, pasje of bijvoorbeeld vingerafdruk. Ook de beheersoftware wordt meestal via een beveiligde inlog aangeboden.

2. Met of zonder app printen

Veel leverancier bieden eigen apps om het printen vanaf een mobiel apparaat te beheren. Maar je kunt er ook voor kiezen om direct vanuit het besturingssysteem van een mobiel apparaat een printopdracht te sturen.

Als je dat wilt, moet je een printer kiezen die software ondersteunt waarmee een opdracht direct via wifi of bluetooth naar een printer kan worden gestuurd. Het gaat om een software-plugin die een printknop op het scherm creëert. Zo kan een bestand direct naar een draadloze printer gestuurd worden.

3. Benut de voordelen

De vraag naar mobiel printen heeft ook gevolgen voor de apparatuur. In positieve zin. Bakbeesten van printers behoren zeker in kleine kantooromgevingen steeds meer tot het verleden. Moderne printers zoals de HP LaserJet Intelligence-serie zijn compact. Ook worden printers vaker gedeeld met een grotere groep medewerkers zodat er minder printers nodig zijn op kantoor.

Ander voordeel is dat mobiel printen veelal tot duurzamere bedrijfsvoering leidt. Bestanden worden niet meer zomaar geprint, doordat de opdracht bevestigd moeten worden op het apparaat. Bovendien zijn de nieuwe apparaten zuiniger in het inktverbruik en verbruiken ze minder energie.

Tot slot bevordert mobiel printen efficiënter werkgedrag. Zo print de nieuwe serie printers van HP 40 procent sneller. Dat scheelt uiteraard een hoop wachttijd. En ook het feit dat je met de mobiele devices overal en op ieder moment kunt printen, bevordert de productiviteit.

Lees ook: