Help! Mijn medewerkers nemen hun kennis en data mee

In menig bedrijf gebruikt iedereen zijn eigen tools om documenten en adressen op te slaan. Handig, totdat een werknemer vertrekt. Waar vind je dan nog die informatie? Tips voor een goede kennisoverdracht.

Drama bij vertrek werknemer

Dankzij het nieuwe werken zijn er op de werkvloer een keur aan apparaten, onofficiële tools en apps te vinden waarmee werknemers documenten delen en informatie opslaan. Een centrale opslag van al die data ontbreekt.

Voor de dagelijkse gang van zaken is dat al niet echt effectief, maar wanneer een werknemer opstapt is het pas echt een drama. Die neemt kennis, netwerk, contacten en andere data mee. Hoe kun je dat voorkomen? Tips voor een goede kennisoverdracht.

Eén systeem gebruiken

Idealiter is het antwoord dat iedereen binnen de organisatie op één systeem deze data bijhoudt. Zoals bijvoorbeeld een CRM-systeem waarin alle points of contact, klantengegevens en leads komen te staan.

Dat kan worden gedeeld in de cloud, zodat werknemers daar vanaf alle verschillende tablets, phablets, laptops en smartphones dan ook daadwerkelijk in kunnen werken. Vanaf welke locatie dan ook.

Goed inwerken

Belangrijk is om deze werkwijze tussen de oren van je werknemers te krijgen. Ze moeten bewust worden hoe belangrijk het is om informatie met elkaar en de organisatie te delen en hoe essentieel het is dat deze kennis en data goed worden geborgd.

Begin daar bijvoorbeeld al mee wanneer een werknemer in dienst komt. Geef bij de introductie de nodige aandacht aan kennisoverdracht en leg uit waar welke informatie moet worden opgeslagen.

Opfriscursus organiseren

Belangrijk is het verder ook om werknemers bewust te maken van de gevoeligheid van de bedrijfsdata die ze verzamelen in hun werk. Geef eens een lunchlezing of cursus over dataverlies, de gevolgen en risico’s ervan en hoe je het kunt voorkomen.

En denk daarbij dan niet alleen aan de nieuwelingen. Ook werknemers die al jarenlang voor je werken kunnen een opfrisbeurt en tips gebruiken hoe ze op veilige wijze een continue kennisoverdracht bewerkstelligen.

Kennisoverdracht bij vertrek

Allemaal leuk en wel, maar uiteindelijk ontstaan de problemen uiteraard pas echt zodra een werknemer vertrekt. Tot die tijd kun je altijd nog even langslopen om te vragen waar je iets kunt vinden.

Hoe pak je dat aan? Maak allereerst standaardafspraken over de kennisoverdracht bij vertrek. Gaat iemand weg? Koppel dan een collega of vervanger aan hem of haar en zorg ervoor dat deze zoveel mogelijk kennis overneemt van de vertrekkende werknemer.

Vraag degene die vertrekt daarnaast om de belangrijkste acties, procedures en leads over te dragen en om te controleren of alle belangrijke documenten en contacten op de juiste plaats zijn opgeslagen.

Kennisoverdracht bij ontslag

Natuurlijk is het een ander verhaal wanneer iemand op staande voet ontslagen wordt of met een conflict vertrekt. De kennisoverdracht zal dan niet eens aan de orde komen of plaatsvinden met tegenzin van de vertrekkende werknemer. Die zal dan niet meer zijn best willen doen om nog dingen goed over te dragen.

Intern netwerken

Daarom is het goed organiseren van kennisdelen ‘onder werktijd’ des te meer essentieel. Stimuleer dit dus vooral bij de medewerkers. Als iemand toch op vervelende manier vertrekt maar tot die tijd keurig alles in het systeem heeft gezet, is de schade te overzien.

Continue kennisoverdracht versterkt overigens ook de onderlinge relatie tussen collega’s en tussen afdelingen. Het is eigenlijk een soort netwerken, maar dan intern.

Vertrouwelijk taggen

Tot slot, als iedereen daadwerkelijk één systeem gebruikt, kun je gevoelige bedrijfsdata digitaal classificeren. Zo kun je bepaalde gegevens als vertrouwelijk ‘taggen’, zodat onbevoegden – zoals ontslagen medewerkers – zonder nieuwe paswoorden er geen gebruik meer van kunnen maken.

Dat werkt natuurlijk niet met iemands contacten en netwerk. Er is maar één manier om te zorgen dat de vertrokken werknemer alsnog die ene naam of dat telefoonnummer doorgeeft. Door een goede werkgever te zijn en altijd te zorgen voor goede kennisdeling.