Iedereen tevreden met mobiel werken? Zo doe je dat

Steeds meer bedrijven werken mobiel, maar hoe zorg je dat iedereen tevreden is en blijft?

Om mobiel werken tot een succes te maken is het belangrijk dat medewerkers tevreden zijn over de middelen en mogelijkheden die je als werkgever biedt. Maar hoe check je of iedereen tevreden is over zijn mobiele devices, apps, afspraken, beveiliging en datagebruik?

‘Tijdens de ontwikkelfase van apps is er vaak veel aandacht voor ontwerp, interfaces en gebruiksvriendelijkheid’, zegt Arjo van Oosten van Service2media. ‘Maar vaak schiet een kritische beoordeling van mobiel werken er achteraf er nogal eens bij in’. Zijn bedrijf bouwt apps en adviseert bedrijven en organisaties over hun mobiele strategie, architectuur en de inzet van apps.

Design

Volgens Van Oosten vindt zo’n 60 procent van de bedrijven en organisaties die een app heeft gebouwd achteraf dat ze kansen hebben laten liggen. De kosten hadden bijvoorbeeld lager gekund, het onderhoud minder complex of het design had meer op de wensen van de gebruikers moeten aansluiten.

In het artikel: App gelanceerd? Vergeet de review niet, deelt Van Oosten hoe je een review kunt organiseren en op welke punten medewerkers de app kunnen beoordelen.

Breng schaduw-ict in kaart

Medewerkers die ontevreden zijn over de bedrijfs-ict gaan op zoek naar work arounds, handige omweggetjes om de bestaande infrastructuur te omzeilen. Het is daarom belangrijk dat de ict-afdeling goed in beeld heeft welke tools worden gebruikt en gewenst zijn. Anders ontstaat een schaduw-ict omgeving waarop ict-beheer de grip verliest.

Kees van Bemmel, managing director van ict-dienstverlener Incentro stelt dat organisaties er goed aan doen om die schaduw-ict in kaart te brengen en te kijken hoe ze die kunnen vertalen naar de zakelijk ict-omgeving en oplossingen die wel worden ondersteund door de ict-afdeling.

Volgens Van Bemmel is de ontwikkeling waarin werknemers zelf op zoek gaan naar passende middelen niet te negeren en moeten bedrijven actief aan de slag om de schaduw-ict in kaart te brengen, de behoeften duidelijk te krijgen en daar naar handelen.

De keuze voor een apparaat

De keuze voor een mobiel device is vaak een heikel punt. Medewerkers willen vaak op het werk met hetzelfde gemak aan de slag als ze thuis gewend zijn met hun eigen mobiele device. Maar het gebruik van apparatuur en data in een zakelijke omgeving stelt andere eisen aan beheer en beveiliging.

Vaak wordt er ook vanuit beheerkosten gekozen voor een beperkt aantal devices. Ondersteuning van een veelvoud aan apparatuur is namelijk complex en kan in de papieren gaan lopen. Steeds vaker beperken bedrijven het aantal apparaten dat wordt ingezet voor mobiel werken tot een overzichtelijk aantal soorten devices van een beperkt aantal leveranciers.

CYOD, BYOD, COPE

Hoewel de kreet BYOD, (Bring Your Own Device) een veelgehoorde term is in informatie over mobiel werken, kiezen bedirjven en organisaties in de praktijk steeds vaker voor CYOD (Choose your Own Device) en Corporate Owned Device (Company-issued, Personally-enabled). Daarmee beperken ze de beheerkosten doordat het aantal verschillende typen apparaten dat ondersteund moet worden beperkt is.

Bovendien biedt het eigendomschap een organisatie een aantal voordelen. Zo kan het gemakkelijker overgaan tot het op afstand wissen van inhoud in geval van verlies of diefstal. Vanuit veiligheidsoverwegingen kan het ook bepalen dat het device niet wordt gebruikt voor privédoeleinden.

Dat soort afspraken dienen sowieso vast te liggen in duidelijke beleidsplannen rondom mobiel werken. In de gratis whitepaper ‘Veilig werken met mobiele devices en data?’ lees je hoe je zo’n omgeving kunt creëren.

Organiseer inspraak

In het artikel Mobiliteitsstrategie maken? 5 aandachtspunten benadrukt Gerald Essers,de verschillende gebruikersgroepen én de ict-infrastructuur in kaart te brengen. ‘We gaan allemaal mobiel werken? Zijn dat ict’ers? Businessmanagers? of andere medewerkers?’

Hij adviseert hierin een x aantal gebruikersgroepen te differentiëren en vervolgens in kaart te brengen welke onderdelen van de ict-infrastructuur mobiel werken moeten kunnen faciliteren.

Dat gaat bijvoorbeeld om devices, netwerktoegang en de achterliggende infrastructuur. Maar ook vragen als: welke applicaties wil je gebruiken? Hoe wil je de beveiliging regelen? Hoe beheer en beveilig je de apparatuur en apps? En hoe regel je het documentmanagement?

Technologie

Essers die met zijn bedrijf TimeManagement onder andere Shell, Vodafone, Rabobank en Heineken adviseerde over mobiel werken, roept verder op om bij een mobiele strategie niet blind te staren op technologie. ‘Veel bedrijven focussen zich bij een mobiele strategie vooral op het technologische aspect. Daarbij vergeten ze de eindgebruiker.’

Essers: ‘Het is bij het invoeren van een mobiliteitsstrategie ook belangrijk om die strategie zo nu en dan te evalueren. Sluit de manier waarop mobiel gewerkt wordt nog aan bij de doelstellingen? Moet de strategie worden bijgesteld? Zijn eindgebruikers tevreden over de nieuw ingeslagen weg? Mobiel werken stopt niet bij de implementatie van de mobiele devices, maar vraagt om een constante evaluatie van mobiel werken’, besluit hij.