Mobiel printen, waar moet je op letten?

Mobiel printen is in opkomst. Medewerkers willen vanaf hun mobiele apparaat een printopdracht versturen en leveranciers bieden daarvoor allerlei oplossingen aan. Maar waar moet je op letten? 4 tips.

Hoewel steeds meer documenten digitaal worden bewaard, is er in veel organisaties ook nog steeds behoefte aan om af en toe een afdruk te maken. Bijvoorbeeld van een presentatie, een vergadering of een ingewikkelde tekst die makkelijker op papier is te lezen.

Om aan die vraag te voldoen zijn printers steeds vaker uitgerust met de mogelijkheid om afdruktaken direct vanaf een mobiel apparaat te ontvangen. De printapparatuur kan bijvoorbeeld via wifi, bluetooth of het reguliere bedrijfsnetwerk benaderd worden.
Handig, maar waar moet je op letten als je een printer wilt aanschaffen die past in het tijdperk van het nieuwe werken? 4 tips.

App

Veel leveranciers bieden eigen apps aan om het printen vanaf een mobiel apparaat te beheren. Maar je kunt er ook voor kiezen om direct vanuit het besturingssysteem van een mobiel apparaat een printopdracht te sturen.

Als je dat wilt, moet je een printer kiezen die software ondersteunt waarmee een opdracht direct via wifi of bluetooth naar een printer kan worden gestuurd. Het gaat om een software-plugin die een printknop op het scherm creëert. Zo kan een bestand direct naar een draadloze printer gestuurd worden.

Ethernet of wifi

Voordat meteen nieuwe spullen aangeschaft worden, kan het nuttig zijn om eerst de huidige apparatuur in kaart te brengen. Welk soort printers wordt momenteel in het bedrijf gebruikt? Als je een printer wilt opnemen in een netwerk heeft deze uiteraard een ethernet- en/of wifi-aansluiting nodig.

Via ethernet kun je de printer bekabeld in een netwerk hangen. Dankzij de wifi-mogelijkheid kan de printer op elke strategische plek in het bedrijfspand plaatsen.

Kopen of huren?

Ook zijn er mogelijkheden om afdrukapparatuur te huren. Het loont vaak om een samenwerking aan te gaan met een gespecialiseerde dienstverleners voor managed printing services. Als klant hoef je dan bijvoorbeeld geen eigen apparatuur aan te schaffen, maar huur je de hardware en krijg je na een bepaalde periode nieuwe spullen.

Beveiliging

Bij alle verschillende mogelijkheden speelt beveiliging een belangrijke rol. De beveiliging van netwerkprinters en mfp’s (Multifunctional Peripheral – multifunctioneel apparaat dat naast printen ook andere opties faciliteert) is namelijk vaak onvoldoende terwijl die apparaten beschikken over een schat aan bedrijfs- en privacygevoelige informatie zoals contracten financiële rapportages, arbeidsovereenkomsten, offertes, spreadsheets en strategische studies.

Encryptie

Digitale databeveiliging is van oudsher ingestoken vanuit de versleuteling van bestanden op fileservers en de beveiliging van de apparatuur van eindgebruikers (pc’s, laptops, tablets, smartphones).

Nu printers en mfp’s steeds vaker aan het netwerk worden gekoppeld, vormen ze een steeds groter risico voor het lekken van bedrijfsinformatie. Denk daarom ook aan  het beveiligen van de data via bijvoorbeeld encryptie (het versleutelen van gegevens) als om de beveiliging van de apparatuur zelf.