6 tips om van je auto een kantoor te maken

Werknemers die veel tijd achter het stuur doorbrengen, moeten toch bereikbaar zijn. Creëer een autokantoor, zodat ze overal kunnen werken. Zo pak je het aan.

Er zijn diverse manieren om ervoor te zorgen dat personeel ook on the road productief werkt. Met een smartphone kun je tegenwoordig al aardig veel. Maar om de tijd echt optimaal te benutten, is meer nodig. Werkgevers moeten in de eerste plaats de juiste gadgets voor hun medewerkers regelen.

1. Stroom in de auto

Voor alle salesmedewerkers, koeriers of mobiele ict-technici is stroom van levensbelang. Tussendoor de iPhone of laptop opladen bij een klant is een optie, maar het is handiger en professioneler om dat in de auto te doen.

Er zijn allerlei soorten, maar de meeste autoladers maken gebruik van de sigarettenaansteker om stroom te genereren. Ze zijn er in goedkope en duurdere versies en hebben verschillende outputs. Bedenk daarom vooraf welke apparaten met de oplader moeten worden opgeladen. Een laptop heeft bijvoorbeeld meer energie nodig dan een telefoon.

2. Internetverbinding in de auto

Hoewel mobiele routers in Nederland nog geen gemeengoed zijn, bestaan ze wel. Ze werken op abonnementsbasis of pre-paid en maken het mogelijk om overal WiFi te kunnen gebruiken. De router is voorzien van een simkaart en zet na inschakeling zelf een draadloos netwerk op.

Werkgevers die geen Wifi beschikbaar willen stellen, moeten hun personeel verwijzen naar hun eigen 3G- of 4G-verbinding. Een wegrestaurant met WiFi opzoeken, blijft uiteraard ook een optie. Om het laatste gemakkelijk te maken, zijn er WiFi-scanners. Het apparaatje zoekt naar draadloze netwerken in de omgeving en geeft een geluidssignaal als er een gevonden wordt. Er zijn ook smartphone-apps met dezelfde functie.

3. Bureau in de auto

Werken met een laptop kan ook in de auto. Zo kan een werknemer de tijd tussen twee afspraken in op een nuttige manier doorbrengen. De laptop op schoot zetten is een optie, maar werkt niet prettig.

Kies daarom voor een autotafel. Er zijn twee soorten: voor aan het stuur of voor aan de hoofdsteun van een van de voorstoelen. De tweede mogelijkheid is dus bedoeld om op de achterbank te kunnen werken.

4. Navigatie met rittenadministratie

Een goed navigatiesysteem helpt je personeel niet alleen van A naar B, maar houdt tegelijkertijd de rittenregistratie bij. Hoeft de werknemer alleen nog aan te vinken of aan te geven dat de rit zakelijk of voor privédoeleinden is gemaakt. Dat scheelt een hoop gedoe voor de medewerker.

Er zijn ook diverse navigatie-apps beschikbaar. Het nadeel daarvan in vergelijking met een ingebouwd navigatiesysteem is dat voortdurend een internetverbinding nodig is om de plattegronden te kunnen tonen.

5. Clouddiensten

Werknemers die in de auto werken, hebben niet alleen de juiste gadgets nodig, maar ook toegang tot informatie. Het opslaan van documenten in de cloud is dan onmisbaar.

Werkgevers die een autokantoor willen inrichten, moeten daarmee rekening houden. Dit betekent dat werknemers die samenwerken met een mobiele collega, eveneens hun bestanden virtueel moeten opslaan.

6. Minder heen-en-weer rijden

Hoewel werken in de auto niet hetzelfde is als aanschuiven aan een bureau, geeft het personeelsleden wel de mogelijkheid hun uren zo productief mogelijk te besteden.

Bovendien voorkomt het onnodig heen-en-weer rijden tussen het kantoor en de klanten. Afhankelijk van de apparaten die een werknemer onderweg gebruikt, kan het verstandig zijn een verzekering aan te schaffen in geval van diefstal of schade.

Let op: gevaar op de weg

Er is één nadeel: werknemers die voortdurend verbonden zijn, hebben de neiging voortdurend online te zijn. Hoewel dit in eerste instantie gunstig lijkt, is het juist voor mobiel personeel belangrijk pauzes te nemen. Werknemers die dit niet doen, werken niet alleen minder efficiënt, maar worden ook een gevaar op de weg.

Een restaurant met WiFi-verbinding moet daarom niet alleen bezocht worden om e-mailberichten te beantwoorden, maar ook om van de lunch te genieten of om even een wandeling te maken.

Lees ook: