6 keer productiever werken met een app

Productiever werken? Dat wil iedereen wel. 6 voorbeelden hoe je apps kunt inzetten om het werk sneller en makkelijker te maken.

1. Accorderen

De opkomst van apps en mobiel werken kunnen het accorderen van documenten vereenvoudigen. Bij processen waarbij volgens het vier-ogen-principe documenten moeten worden goedgekeurd door minimaal twee mensen, bieden apps een uitkomst.

Medewerkers hoeven namelijk niet op kantoor te zijn, maar kunnen vanaf hun mobiele apparaat een bestand accorderen. Via een pushmelding op de mobiele device worden de betrokkenen direct op hun taak gewezen. Dat werkt niet alleen makkelijker en productiever voor de werknemers, het versnelt bovendien de procedure.

2. Competenties inzien

Apps kunnen ook snel inzicht bieden in de competenties van personeel. Vooral hr is daarbij gebaat. Een perfect voorbeeld hiervan is de luchtvaart. De purser, de leidinggevende van het cabinepersoneel op lijnvluchten, beschikt steeds vaker over zo’n hr-app. Daarmee ziet hij direct de competenties per medewerker, en weet hij dus snel welke steward de Chinees sprekende passagier kan helpen.

Maar ook in andere sectoren maken hr-apps werknemers productiever. Bijvoorbeeld in een ziekenhuis. Als een zorgverlener uitvalt, heeft de afdeling planning direct inzicht in de competenties van de medewerkers die invaldienst hebben. Zo kan snel de juiste vervanging worden gevonden. En in het ideale geval wordt de medewerker die stand-by staat, direct via zijn mobiele device opgeroepen.

3. Inspectie

Mobiele apparaten beschikken vrijwel altijd over een camera. De beeldkwaliteit van die camera’s is de laatste jaren sterk verbeterd en biedt diverse mogelijkheden voor zakelijk gebruik.

Onderhoudsmedewerkers kunnen bijvoorbeeld een foto maken van de situatie voor en nadat ze de klus hebben uitgevoerd. Veel timmerbedrijven integreren toepassingen voor beeld in hun bedrijfssoftware, zodat werklui foto’s mee kunnen sturen van geleverd werk.

En ook de schadebranche gebruikt steeds vaker een mobiel apparaat om schades op te nemen en door te sturen. Volledige formulieren, inclusief de mogelijkheid om beeld toe te voegen worden via apps beschikbaar gesteld. Dat versnelt de afhandeling van zaken.

4. Planning

Een belangrijk element om productiever te kunnen werken, is een goede planning. Apps kunnen je daarbij helpen. Denk aan apps die geïntegreerd zijn in de zakelijke agenda. Zo kun je eenvoudig herinneringen aan taken koppelen die op je to-do-lijst verschijnen.

Nog handiger wordt het als je de planningsapp deelt met je collega’s en werknemers. Dan kun je jouw hoofdtaak opdelen in subtaken die je vervolgens kunt toekennen aan je werknemers. Die taken verschijnen dan automatisch in hun to-do-lijst. Dat maakt iedereen binnen het bedrijf productiever. Delegeren was immers nog nooit zo makkelijk.

5. Tijdregistratie

Apps zijn ook goed inzetbaar voor eenvoudige en intuïtieve tijdsregistratie. Gebruikers dragen hun mobiele apparaat meestal bij zich, bovendien beschikken veel devices over positiebepaling (gps).

Daarmee is eenvoudig te registreren waar men zich bevindt. Door die data te koppelen aan een app die uren bijhoudt, kan van medewerkers die op meerdere locaties werken snel en eenvoudig worden geregistreerd waar en hoe lang ze daar hebben gewerkt.

Maar ook voor werknemers die op één locatie aan meerdere projecten werken, kan een app de tijdsregistratie versimpelen. Bij deze apps kun je met één druk op de knop aangeven met welk project je nu aan de slag gaat.

Aan het einde van de week of maand, maak je een uitdraai en zie je hoeveel uren je aan welk project hebt besteed. Naast tablets en telefoons beschikken ook steeds meer zakelijke gebruikte smartwatches over toepassingen voor tijdsregistratie.

6. Declareren

Als iets een tijdrovende klus is, is het wel het declaratieproces. Bonnetjes verzamelen, briefje uitprinten en invullen, bonnetjes aan het formulier nieten, kopietje voor je eigen administratie maken en vervolgens door drie afdelingen laten goedkeuren alvorens je het voorgeschoten bedrag krijgt uitbetaald. Omslachtig en verre van productief.

Maar ook hier bieden apps een uitkomst. Met een dergelijke app kun je ter plaatse een foto maken van het bonnetje, het bijbehorende formulier digitaal invullen en direct doorzetten naar de leidinggevende die het moet accorderen. Scheelt je toch zo een half uur per bonnetje, als dat niet productiever werken is…

Meer lezen over de inzet van zakelijke apps?