4 valkuilen voor managen bij het nieuwe werken

Leidinggeven aan een team dat mobiel werkt, vraagt om speciale managementskills. Ontdek hoe je als manager grip houdt op het functioneren van mobiele medewerkers.

Bij mobiel werken maakt het in principe niet uit wanneer iemand werkt, als het maar goed en op tijd gebeurt. Voor managers is dat best wennen, hun rol wordt anders. Want hoe vergader je als iedereen op een andere tijd en andere locatie werkt? En hoe voorkom je bijvoorbeeld dat medewerkers door de vele mails het werk niet meer zien?

1. Focus op werkomgeving en techniek

Een eerste valkuil is dat managers bij mobiel werken te veel gericht zijn op het ontwerp van een nieuwe werkomgeving en de technische impact daarvan. Dat stelt Gerard Essers, die met zijn firma TimeManagement onder meer Shell, Vodafone, Rabobank en Heineken adviseerde op het gebied van slim mobiel werken.

‘In ieder geval komt dat bij de medewerkers vaak zo over.’ Hij benadrukt dat binnen de bedrijfsleiding wel degelijk dieper over de consequenties van mobiel werken wordt nagedacht. ‘Alleen zie je daar aan de voorkant weinig van terug. Er wordt dan duidelijk onvoldoende gecommuniceerd, en juist de communicatie is bij deze overstap de essentiële factor.’

Tip: Deel wat de impact van mobiel werken op het bedrijfsvoering is en welke belangrijke afwegingen van het management waren om die overstap te maken. In het artikel Creëer de juiste mobiele mentaliteit benadrukt Essers dat directies ruim op tijd moeten beginnen met communiceren over de impact die mobiel werken gaat hebben op de organisatie en de manier van werken. ‘Daar kan het management niet vroeg genoeg mee beginnen. Dan heb ik het echt over een termijn van minimaal één tot zelfs drie jaar voor de overstap daadwerkelijk plaatsvindt.’

2. Hals over kop overstappen

Essers ziet nog steeds veel bedrijven die hals over kop de overstap naar mobiel werken willen maken. ‘Mede door een gebrek aan projectplanning loopt dat vaak uit op een rommelige situatie, waarin de beoogde doelen volledig ondergesneeuwd kunnen raken. Hoe sneller dit soort belangrijke veranderingen worden doorgevoerd, hoe steviger de betrokken medewerkers doorgaans hun hakken in het zand zetten’, aldus Essers.

Tip: Ook hier geldt weer, neem ruim de tijd om dit proces door te voeren. Tijd om de strategie te bepalen, te onderzoeken wat de beste manier is om over te stappen, wat het beste device is voor de medewerkers én tijd om de juiste mentaliteit te creëren.

3. Te veel mailen

Mail is en blijft een belangrijk communicatiemiddel binnen bedrijven. Hoewel medewerkers vrijwel altijd via hun mobiele telefoon bereikbaar zijn en er andere handigere manieren zijn om te communiceren, blijven sommige managers verstokte gebruikers van e-mail. Daarmee overspoelen ze hun medewerkers met een stapel mail en dat draagt niet bepaald bij aan de productiviteit.

Tip: Die mailterreur kun je een halt toeroepen. Bijvoorbeeld door de cc-cultuur te doorbreken, de mailserver te manipuleren of door intern alternatieven aan te bieden, zoals een werknemersforum of een app.

4. Onduidelijke richtlijnen

Wat verwacht je van je medewerkers? Welke targets zijn er? Wanneer moeten ze wel bereikbaar of op kantoor zijn? Vaak is de overstap van 8 uur per dag op kantoor aanwezig zijn naar totale vrijheid te rigoureus. Dat schept onduidelijkheid en leidt tot misinterpretaties en frustraties omdat niet duidelijk is wie wanneer wat doet.

Tip: Geef medewerkers duidelijke richtlijnen hoe ze op verzoeken moeten reageren, bijvoorbeeld binnen één dag of voor een bepaald tijdstip, en via de e-mail’, stelt INSEAD-hoogleraar Erin Meyer op de site van Forbes. Volgens Meyer hebben virtuele teams behoefte aan een duidelijk en exact communicerende manager, die precies vertelt wat hij van ze wil en daarbij geen ruimte laat voor misinterpretatie. Laat medewerkers het belang inzien van het strikt nakomen van deze termijnen en de consequenties als dat niet gebeurt.

Vrijheid en verwachtingen

Daarnaast blijkt uit de praktijk dat sommige mensen veel vrijheid op het werk prima aankunnen, maar dat anderen er meer moeite mee hebben en vooral doen wat ze zelf willen. Dat vertelt ondernemer en coureur Tom Coronel nadat we hem vroegen hoe hij zijn rol als manager in een mobiele omgeving uitvoert.

Lees ook: