De nieuwe rol van intranet

Bij de overstap naar het nieuwe werken raakt intranet vaak in onbruik. Onterecht, ook nu kan deze voorloper een belangrijke rol spelen in je bedrijf.

Het intranet is een begrip uit de jaren ’90 dat al menigmaal dood is verklaard. In feite gaat het om de voorloper van de huidige digitale of mobiele werkplek. Als privénetwerk binnen een bedrijf of andere organisatie stelt een goed ontwikkeld intranet de medewerkers immers in staat om op een besloten wijze informatie en applicaties met elkaar te delen.

Onder de digitale werkplek verstaan we tegenwoordig echter veel meer dan dat. Als je het intranet daarop aanpast, is het een waardevol hulpmiddel bij mobiel werken.

Van intranet naar digital workplace

Dat was ook de reden waarom intranetgoeroe Jane McConnell een paar jaar geleden de term digital workplace introduceerde, toen ze de titel van haar rapport van Global Intranet Trends veranderde in Digital Workplace Trends.

Het begrip ‘intranet’ dekte volgens haar simpelweg de lading niet meer. In haar laatste rapport The Digital Workplace in the Connected Organization definieert  ze de digitale werkplek nogal ruim als het ‘snijvlak van mensen, organisaties en tools’.

Intranet regelt structuur en samenhang

Bij de moderne digitale werkplek denken mensen al snel aan de tools die online beschikbaar worden gemaakt. De term werkplek versterkt die gedachte. Medewerkers loggen in omdat ze anders simpelweg hun werk niet naar behoren kunnen doen.

Met deze beperkte visie gaan we echter voorbij aan de behoefte aan structuur en samenhang onder medewerkers. Het intranet voorziet in die behoefte als de sociale specie tussen verschillende medewerkers en afdelingen. Het wegvallen van de specie leidt onherroepelijk tot schade voor de organisatie.

Open virtueel handelsplatform

Een goed voorbeeld vinden we bij bloemenveiling FloraHolland, een samenwerkingsverband van alle kwekers die hun producten via de veiling verkopen. De afgelopen jaren werkte FloraHolland aan een ‘open, virtueel, state-of-the-art handelsplatform’.

‘Tegenwoordig wordt de klok op de muur geprojecteerd en tegelijkertijd verschijnt er fotomateriaal en andere relevante informatie op de muur’, vertelt cio JanPaul Landman. ‘De nieuwe website biedt kwekers nu onder meer een dashboard met prijsinformatie, verregaande self-service mogelijkheden en een nieuws- en agendaprofiel.’

Digitale sociale ontmoetingsplaats

De nieuwe digitale werkomgeving levert echter wel een geheel andere behoefte op. Landman: ‘Veel kwekers zitten de hele dag tussen hun producten, en vinden het soms fijner om gewoon even met iemand spreken in plaats van te communiceren via een computer. Ook de veiling als geheel is net een dorp, een sociale ontmoetingsplaats, en betrokkenheid van de leden binnen de coöperatie is erg belangrijk.’

De nieuwe digitale werkomgeving blijkt dus buitengewoon effectief, maar berooft de op locatie actieve medewerkers van hun broodnodige sociale contacten en gevoel van cohesie. Om dat op te lossen ontwikkelt Landman een nieuw onderdeel op de FloraHolland-website. ‘Dat heeft de vorm van een community’, aldus Landman, ‘een soort Facebook voor kwekers eigenlijk.’

‘Eind 2012 zijn we live gegaan, en we zitten inmiddels op bijna 2.000 geregistreerde kwekers. Veel mensen hebben daar dagelijks contact met collega’s. En bovendien worden er naast de sociale functie veel zaken besproken die belangrijk zijn voor onze organisatie en de sector.’

Intranet 2.0

De kwekers-community is een goed voorbeeld van Intranet 2.0. In plaats van de top-downcommunicatie van weleer staat dit nieuwe platform in het teken van communicatie, samenwerking en cocreatie door middel van blogs, wiki’s en fora.

Zo kunnen medewerkers ook samenwerken aan het oplossen van problemen of het ontwikkelen van innovatieve oplossingen. Dit verhoogt de innovatie en efficiency binnen de organisatie, zeker als daar een aantal handige tools aan worden toegevoegd (zie ook infographic).

infographic intranet

Infographic van Digital Workplace Group

Handige tools toevoegen

Door toevoeging van bestandsbeheer kunnen medewerkers eenvoudig documenten en andere bestanden met hun collega’s delen. Met behulp van een agenda en planner kan iedereen op de hoogte gehouden worden van belangrijke gebeurtenissen binnen het bedrijf.

Bijvoorbeeld het bezoek van een belangrijke klant of de ontwikkeling van een nieuw relevant product. Verder is een zoekmachine erg handig om in het verleden besproken issues snel terug te vinden.

CRM en Task Manager koppelen

Tegelijk is het ook mogelijk om een Customer Relationship Management-systeem (CRM) in het intranet te integreren. Veel organisaties hebben tegenwoordig een CRM, maar slechts een klein percentage maakt daar consequent gebruik van, constateren experts.

Dat is jammer, want een goed geïntegreerd CRM is zeker voor mobiele medewerkers een enorme steun in de rug. Integratie in het intranet kan dat verder stimuleren. Dat geldt ook voor een Task Manager waarmee je opdrachten kunt delegeren en prioriteren.

Succesfactor intranet 2.0

Het simpelweg toevoegen van deze functionaliteiten is echter geen garantie voor succes. Tijdens de recente Intranet & Workplace Summit 2014 in Chicago wisselden grote bedrijven als Coca Cola, Wells Fargo en Kraftfoods ervaringen uit over het invoeren van hun intranet en het ontwikkelen van een digitale werkplek.

Belangrijkste conclusie: voor een succesvol intranet is het essentieel dat verschillende disciplines binnen de organisatie nauw samenwerken. Wanneer de kar uitsluitend wordt getrokken door de afdeling communicatie, HR of IT is de kans op falen levensgroot. Intranet 2.0 wordt vóór en dóór alle medewerkers in stand gehouden.

Lees ook: