Samenwerken

23 nov, 2020

Haal alles uit Microsoft Teams: tips en tricks voor efficiënt samenwerken

Gebruikt jouw organisatie Microsoft Teams alleen nog om te videobellen? Zonde, want met deze totaaloplossing kun je zoveel meer. Michel Bouman, Territory Channel Manager Modern Work bij Microsoft, geeft handige tips over de mogelijkheden.

4 minuten

Microsoft Teams tips: een nieuwe manier van samenwerken

De afgelopen jaren is onze definitie van ‘team’ behoorlijk veranderd. “Vroeger dachten we hierbij vooral aan een groep mensen onder dezelfde manager: een hiërarchie”, vertelt Michel.

“Tegenwoordig werken we in allemaal verschillende groepen tegelijkertijd. Zelf hoor ik ook bij meerdere virtuele teams met mensen van verschillende afdelingen. Denk hierbij aan de lancering van een nieuw product, een evenement dat je wilt organiseren of een project.”

Tip: je kunt openbare, gesloten of verborgen bedrijfs-Teams aanmaken binnen Microsoft Teams.

Binnen Microsoft Teams kun je voor elk project en elke afdeling een team met een eigen omgeving aanmaken. Hier wordt direct gecommuniceerd en bestanden uitgewisseld. “Binnen deze teams hebben we verschillende kanalen met expertises, denk bijvoorbeeld aan een kanaal met de developers of communicatiestrategen.”

Wat kun je allemaal met Microsoft Teams? Tips voor jouw bedrijf

“De grote kracht van Microsoft Teams is dat het een hub voor teamwerk is”, vertelt Michel. “Je hebt alles bij elkaar in één oplossing. Dit betekent dat je geen oplossingen meer hoeft te kopen voor cloudopslag, beveiliging en videoconferencing. Dit alleen al scheelt je behoorlijk wat euro’s per maand”, vertelt Michel.

Tip: Alle opties van Office 365 zitten meteen in je pakket.

Verder kun je binnen Microsoft Teams ook chatten, bellen, bestanden delen en hier samen in werken. “Je kunt alle bestanden delen die je wilt, als IT kun je hier ook policies voor instellen. Hiermee bepaal je bijvoorbeeld dat bestanden nooit buiten de organisatie mogen komen, of dat er bij thuisgebruik multifactor authenticatie nodig is.”

Integratie met apps

Een ander groot voordeel van Microsoft Teams is de integratie met honderden SaaS applicaties. Michel: “Je kunt bijvoorbeeld Microsoft-applicaties als Microsoft Planner voor projectmanagement en CRM-applicatie Dynamics 365 toevoegen.”

“Daarnaast kun je ook niet-Microsoft applicaties zoals Salesforce integreren. Zo kun je al je werk binnen Microsoft Teams doen, zonder van scherm of app te moeten wisselen. Uit onderzoek van Forrester blijkt dat de inzet van Teams leidt tot gemiddeld 4 uur tijdsbesparing per week.”

De videovergadering 2.0

De meeste bedrijven zien vergaderen als een op zichzelf staande actie. Volgens Michel kun je het veel beter behandelen als een cyclus: voor, tijdens en na de vergadering. “Zo zou je van tevoren bijvoorbeeld de agenda of Powerpoint alvast kunnen delen of actiepunten kunnen plaatsen. Hiermee gaan mensen voorbereid de vergadering in.” 

“Tijdens de meeting zelf kunnen we live samenwerken, tekenen met de whiteboardfunctie of zelfs een poll toevoegen. Je zou de meetings op kunnen nemen (inclusief transcripties), en notities kunnen maken in bijvoorbeeld OneNote.”

De businesscase van goede security

Wil je als IT-manager graag genoeg geld en aandacht voor security binnen je bedrijf, maar weet je niet goed hoe je dit aan moet pakken? In deze longread lees je hoe je de directie kunt overtuigen met een ijzersterke businesscase.

Downloaden
IWMW-MT Select-248x352px-1

Efficiënter vergaderen en meer echt contact

Door deze efficiënte manier van vergaderen, heeft Michel zijn eigen videovergaderingen al flink kunnen inkorten. “Ik vergader nu niet meer een half uur, maar twintig minuten. Hierdoor kan ik bewust de tijd nemen om echt contact te maken met de mensen in mijn team. Ik bel ze nu veel vaker op om door te vragen over hoe het écht met ze gaat.

Tip: Probeer de Together-mode. Hiermee zie je de deelnemers van je videoconference in een klassenopstelling. Onderzoek toont aan dat deze feature helpt om je hersenen minder te vermoeien tijdens het vergaderen. Doordat de individuele achtergrond niet meer te zien is, wordt het makkelijker om te focussen op iemands mimiek.

Microsoft Teams: tips om werk en privé gescheiden te houden

Sinds begin 2020 zijn we veel meer thuis gaan werken dan voorheen. Dit heeft ertoe geleid dat privé en werk in elkaar over zijn gaan lopen. Wanneer je dan ’s avonds ook nog een berichtje over werk krijgt via een consumenten-chatapplicatie, kan het moeilijk zijn om echt tot rust te komen. 

“Daarom gebruiken we bij Microsoft geen consumenten-chatapplicaties meer voor het werk. We chatten alleen nog maar binnen Microsoft Teams. Je kunt daarvan ’s avonds ook de meldingen uitzetten.”

“Het bewaken van die harmonie tussen privé en werk is ontzettend belangrijk. Daarnaast speelt natuurlijk een securityaspect mee. Het is niet wenselijk om bedrijfsgevoelige informatie te delen via een consumenten-chatapplicatie.”

Klaar voor de volgende stap? Ontdek Power Platform

“Wanneer we het maximale uit technologie willen halen, moeten we onze kennis verrijken. Bij Microsoft Teams bieden we lowcode/nocode opties om hier zelf mee aan de slag te gaan. Hierbij gaat het om een relatief onbekende feature van Microsoft Teams: Power Platform”, vertelt Michel. Power Platform bestaat uit vier onderdelen:

  1. Power BI: business intelligence.
  2. Power Virtual Agents: het bouwen van chatbots.
  3. Power Automate: hiermee kun je automatische flows inrichten.
  4. Power apps: een laagdrempelige manier om zelf applicaties te bouwen.

Lees ook

Neem contact op

Heb je een vraag die (nog) niet in een artikel beantwoord wordt of wil je gericht advies voor jouw organisatie? Vul dan het formulier in en wij brengen jou vrijblijvend in contact met één van onze HP-experts.

Contact
Contact HP