Thuiswerken

10 dec, 2020

Hoe houd je contact met de thuiswerker?

Thuiswerken is flexibel, voorkomt reistijd en geeft medewerkers meer verantwoordelijkheid. Maar hoe laat je als leidinggevende de samenwerking goed verlopen met werknemers die niet fysiek op kantoor zijn? De thuiswerker dus. De tips.

4 minuten

Thuiswerker benaderen

De meest directe manier om een thuiswerker meteen te pakken te krijgen is natuurlijk nog steeds de telefoon. Even een belletje naar de mobiel of het vaste thuisnummer – als ze dat nog hebben – is het meest effectief.

Natuurlijk werkt een sms-bericht ook goed, of een Whatsapp-bericht. Bij deze laatste kun je ook nog eens zien of de ontvanger je bericht heeft gelezen. Maar wat is nu de meest productieve methode om teamleden te contacten?

Whatsappgroep met collega’s

Whatsapp is trouwens ook heel geschikt om in een klein team nauw contact met elkaar te houden binnen een project of opdracht. Bedenk wel dat hoe groter de app-groep wordt, hoe meer je telefoon piept bij elk berichtje dat wordt geplaatst.

Het nadeel van Whatsapp is dat het heel vluchtig is. Als je iets wil terugzoeken van een tijdje terug moet je veel scrollen op je schermpje. Ook bestanden delen is niet makkelijk.

De businesscase van goede security

Wil je als IT-manager graag genoeg geld en aandacht voor security binnen je bedrijf, maar weet je niet goed hoe je dit aan moet pakken? In deze longread lees je hoe je de directie kunt overtuigen met een ijzersterke businesscase.

Downloaden
IWMW-MT Select-248x352px-1

Contact via e-mail

Met e-mail gaat bestanden delen natuurlijk weer beter. Maar ook aan e-mail kleven nadelen. Een mailtje kan over het hoofd worden gezien in een volle mailbox en zeker in teams ligt er de bekende valkuil op de loer van het cc-en.

Altijd maar iedereen in de cc zetten leidt tot overvolle mailboxen en irritaties. Werknemers zijn te veel tijd kwijt met het lezen van mails waarin ze wel in de cc staan, maar verder niets mee hoeven te doen. Bovendien zorgt het voor onnodige hoge werkdruk.

Apps en programma’s gebruiken

Dat kan efficiënter. Er zijn allerlei programma’s en apps beschikbaar waarmee je via chatsessies direct in contact komt met je team én documenten, presentaties, to-do-lijstjes en agenda’s met hen deelt. Wil je als projectleider of manager een meer officiële workflow of online samenwerking opzetten? Denk dan bijvoorbeeld aan programma’s als BasecampTrello of Yammer.

Yammer is bijvoorbeeld een intern social medianetwerk dat al door veel bedrijven als intranet wordt gebruikt. Je kunt er nieuwe teams mee samenstellen, chatten en via e-mailupdates blijf je op de hoogte van hetgeen je collega’s allemaal doen. Om te reageren hoef je niet eens het programma te openen.

Er zijn ook legio andere programma’s om werk te delen, te chatten en te (video)bellen met elkaar. Meest bekende is Microsoft Teams. Hier kun je verschillende projectgroepen aanmaken waarbinnen je met meerdere collega’s online kunt samenwerken aan een bestand of project. Ook hier zijn chat- en berichtfuncties ingebouwd en deel je makkelijk presentaties, to-do lijstjes en documenten.

>> Lees ook hoe je meer uit Microsoft Teams haalt

Online vergaderen

Documenten delen met de thuiswerker kan dus prima. Maar hoe vergader je als niet iedereen op kantoor is? Ook daar zijn voldoende oplossingen voorhanden. Zo kun je een conference call met je smartphone opzetten.

Maar nu vrijwel iedereen een goede internetverbinding heeft op de thuiswerkplek is het nog makkelijker om elkaar te treffen op Zoom, Skype, Google HangoutsGoTo Meeting of het al eerder genoemde Google Teams.

Vaak gaat het sneller om even tussendoor een online vergadering te organiseren dan iedereen op kantoor bij elkaar krijgen in een vergaderruimte. Naast dat je met deze tools makkelijk online meetings inplant, kun je ze ook gebruiken om even te videobellen in plaats van de telefoon te pakken. Bijvoorbeeld wanneer je beide ingelogd bent op Microsoft Teams.

Live online presentaties delen

De meeting wordt helemaal effectief als je er een videoconference van maakt. Je kunt met meerdere mensen tegelijk inbellen, via video elkaar zien, chatten en presentaties op het scherm delen.

Voor de thuiswerkende medewerker is het in ieder geval een reden om zich te scheren en zijn joggingbroek te vervangen voor nette kleding. Zorg er wel voor dat iedereen goed bekend is met de technologie. Zeker als je verschillende tools binnen de organisatie gebruikt, kan dat een uitdaging zijn voor sommigen.

De online koffieautomaat

Ook informeel bij elkaar komen met collega’s kan online. Op kantoor is de koffieautomaat dé plek waar de laatste roddels voorbijkomen, maar ook waar je goede ideeën deelt en inspiratie opdoet.

Programma’s als het al eerder genoemde Yammer, Microsoft Teams en bijvoorbeeld ook Slack hebben allemaal handige chatfuncties waar je ook groepen of kanalen aan kunt maken.

Creëer naast de werkgerelateerde kanalen ook plekken waar je op elk moment van de dag even kunt ‘binnenvallen’ bij je collega’s voor een praatje. Denk bijvoorbeeld aan een kanaal ‘koffiepraat’ voor de luchtige nieuwtjes die men wil delen en ‘inspiratie gezocht’ voor mensen die even willen sparren over een onderwerp.

Andere manier van leidinggeven

Naast alle tools ligt de goede samenwerking op afstand ook aan jezelf. Het nieuwe werken vraagt immers hele nieuwe kwaliteiten van leidinggeven. Je moet durven loslaten, en erop vertrouwen dat je werknemers op afstand ook hun werk goed doen. Via de online tools kun je hen daarbij helpen en ondersteunen.

Het werkt minder goed als je ze vooral wilt controleren, bijvoorbeeld of ze hun uren wel maken. Beschouw je medewerkers als professionals. Als het goed is voelen ze zelf ook de verantwoordelijkheid om hun werk goed te doen en hun resultaten en deadlines te halen. Daarbij kunnen de bovengenoemde tools allemaal bij helpen.

Neem contact op

Heb je een vraag die (nog) niet in een artikel beantwoord wordt of wil je gericht advies voor jouw organisatie? Vul dan het formulier in en wij brengen jou vrijblijvend in contact met één van onze HP-experts.

Contact
Contact HP

En lees ook: