Hoe manage je medewerkers bij het nieuwe werken?

Flexibel werken kan de effectiviteit van medewerkers aanzienlijk vergroten. Tegelijk hebben veel managers moeite met leidinggeven in deze nieuwe situatie. 7 tips die managen bij het nieuwe werken makkelijker maken.

Flexibel werken biedt bedrijven én medewerkers tal van voordelen. Doordat zij hun tijd beter kunnen indelen, groeit de productiviteit van medewerkers.

Dat blijkt uit onderzoek door het IBM Institute for Business Value in samenwerking met Oxford Economics. Flexibele medewerkers reageren sneller op vragen en klachten van klanten en communiceren veel effectiever met collega’s.

Stijging productiviteit bij het nieuwe werken

De helft van alle ondervraagde ondernemingen rapporteert een productiviteitsstijging van meer dan 10 procent, en verwacht dat de productiviteit in de toekomst nog aanzienlijk verder zal stijgen.

Gebrek aan elektronische communicatie is een belangrijke reden waarom de productiviteit op dit moment niet nog sneller stijgt. Daardoor zijn de mogelijkheden voor persoonlijk contact en om als manager medewerkers te sturen, beperkt.

Hoe laat je de productiviteit nog verder stijgen én stuur je werknemers op de juiste manier aan? De tips:

1. Ga van aanwezigheidsplicht naar persoonlijke KPI’s

In veel bedrijven heerst een aanwezigheidsplicht. Managers willen zeker weten dat medewerkers hun contracturen wel volmaken. Dat is echter niet te controleren bij medewerkers die (deels) vanuit huis werken. Dat betekent niet dat medewerkers bij het nieuwe werken helemaal vrij zijn en je niet kunt controleren of ze hun ‘geld waard zijn’.

Dat doe je door de output te van medewerkers te monitoren. Spreek per medewerker of team een aantal duidelijke Key Performance Indicators (KPI’s) vast die binnen een bepaalde periode gehaald moeten worden. Gebruik deze KPI’s ook als uitgangspunt bij evaluaties en functioneringsgesprekken.

2. Communiceer helder en ondubbelzinnig

Doordat het dagelijkse fysieke contact met de mobiele medewerker mist, kunnen bepaalde signalen gemist worden. De bepalende gezichtsuitdrukking bij een bepaalde opmerking, de spanning die voelbaar is bij slecht nieuws en andere simpele, maar wel belangrijke opmerkingen die bij de koffieautomaat besproken worden.

Ook komt het geregeld voor dat een mail verkeerd begrepen wordt, waardoor een flexibele medewerker er geen erg in heeft dat hij de verkeerde weg inslaat.

Om deze problemen te voorkomen is het belangrijk dat je als leidinggevende duidelijk communiceert naar al je medewerkers. Vertel exact wat je ze verwacht en laat daarbij geen ruimte voor misinterpretatie. Dat maakt het voor de medewerkers makkelijk hun werkzaamheden optimaal in de delen en hun eigen verantwoordelijkheid te nemen.

3. Bied medewerkers voldoende structuur om taken in te delen

Flexibel werken biedt medewerkers veel vrijheid. Om daar wijs mee om te gaan, is het slim medewerkers voldoende structuur aan te bieden. Dat doe je door duidelijke deadlines te stellen waar je medewerkers ook consequent aan houdt. Maak ook standaardprocedures, bijvoorbeeld dat verzoeken via de mail binnen een werkdag beantwoord moeten zijn.

Om zeker te weten dat medewerkers de deadline halen, leg je het belang uit van het strikt nakomen van deze termijnen. Vaak staan medewerkers niet stil bij de consequenties als zij zich niet aan de gemaakte afspraken houden.

Maak bijvoorbeeld inzichtelijk dat andere collega’s in de problemen komen als ze door te laat aangeleverde cijfers niet in staat zijn een presentatie af te ronden  voor een belangrijke bijeenkomst. Zeker in een mobiele werksituatie vinden deze consequenties vaak plaats buiten het zicht van de verantwoordelijke werknemer.

4. Benut de mogelijkheden van het CRM

Het klantenbestand is een van de meest waardevolle bezittingen van elk bedrijf. Veel ondernemingen hebben daarom een Customer Relationship Management-tool (CRM). Slechts een handvol bedrijven maakt echter optimaal gebruik van de mogelijkheden. Dat is jammer, want door het nauwkeurig bijhouden van het CRM weten alle betrokken medewerkers precies wat de status van een bepaalde klant is.

Zorg daarom als manager dat niemand er omheen kan. Als er een afspraak of gesprek is geweest met een klant, moet het bijwerken van het CRM een automatische reflex zijn bij de medewerkers.

En omgedraaid moet het ook een vaste gewoonte zijn om voor elk klantcontact eerst even het CRM te raadplegen voor de laatste stand van zaken. Zo wordt de klant altijd correct benaderd, en behoren informatieverzoeken aan collega’s (tijdvretende e-mails en telefoontjes) grotendeels tot het verleden.

5. Regel effectieve vergadertools

De gemiddelde werknemer in Nederland vergadert ongeveer 6,5 uur per week, aldus het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). Naast de praktische noodzaak is vergaderen is ook een uitstekende manier om de samenhang in je digitale team(s) te bevorderen. Werknemers speciaal voor vergaderingen naar hun werk laten komen is echter weinig productief, al was het alleen maar vanwege de reistijd.

Medewerkers die gebruikmaken van digitale vergadertools vergaderen bovendien veel effectiever. Gemiddeld besteden ze slechts 15 minuten aan een overleg. Een gewone desk- of laptop en een stabiele breedbandverbinding zijn de enige vereisten, naast een goede vergadertool. Met apps als Google+ Hangouts, Skype en Microsoft Lync kun je ook via smartphones en tablets aan online meetings deelnemen.

6. Vergeet het sociale aspect niet

Elektronische communicatie kan wat onpersoonlijk aandoen. Bovendien is werken niet alleen een professionele, maar ook een sociale bezigheid. Het opbouwen van vertrouwen tussen manager en medewerkers, en medewerkers onderling, gaat vaak gepaard met het delen van persoonlijke details en gedeelde activiteiten buiten het werk om. Denk aan het simpele praatje bij de koffieautomaat.

Dergelijke informele bijeenkomsten zijn bovendien ook momenten waarop interessante ideeën of zelfs belangrijke doorbraken voor een bedrijf worden geboekt. Veel succesvolle digitale ondernemingen werken daarom met een vorm van Intranet 2.0.

In plaats van de top down-communicatie van weleer staat dit nieuwe platform in het teken blogs, wiki’s en fora. Op deze wijze blijft er niet alleen vast contact tussen medewerkers op andere locaties, maar kunnen zij ook samen aan het oplossen van problemen of het ontwikkelen van innovatieve oplossingen werken.

7. Bewaak de werk-privébalans

Het nieuwe werken is populair bij medewerkers, omdat zij hierbij in staat zijn hun werk optimaal met hun privéleven te combineren. Niet iedereen kan echter omgaan met deze luxe. Sommige medewerkers zullen er daardoor de kantjes aflopen. Veel kwalijker is mogelijk echter een situatie waarbij medewerkers het gevoel krijgen dat ze 24 uur per dag aan het werk zijn.

Veel desbetreffende medewerkers lopen door dit gebrek aan privé/werkbalans tegen een burnout aan. Naast de zeer onaangename persoonlijke consequenties heeft dit ook grote gevolgen voor de werkgever. Die wordt niet alleen voor langere tijd beroofd van een toegewijde medewerker, maar draait ook op voor de kosten. Het is dus belangrijk om medewerkers te begeleiden bij het vinden van een optimale werk-privébalans.

Lees ook:

 

Beeld via Flickr