Hybride vergaderen: hoe verhoog je de productiviteit van je meeting?

Nu het hybride werken steeds verder ingeburgerd is, zijn bedrijven bezig aan een optimalisatieslag. Hoe zorg je ervoor dat medewerkers nèt zo productief op afstand kunnen werken als op kantoor? Effectief hybride vergaderen is hier een belangrijke voorwaarde voor.

Sinds de opkomst van het hybride werken zijn veel organisaties overtuigd geraakt van het nut van online of hybride vergaderen. Hybride vergaderen wil zeggen dat een deel van de aanwezigen fysiek samenkomt, en een deel online aansluit.

Op papier is dit de ideale situatie, er zijn namelijk veel voordelen. Medewerkers hoeven niet langer meer in de file te staan om bij een vergadering aanwezig te zijn, en zelfs buitenlandse partners kunnen eenvoudig aanhaken. Toch zijn er belangrijke nadelen aan online vergaderen.

Waarom is hybride vergaderen niet altijd productief?

Wellicht herken je het uit je eigen werksfeer: vaak voelt hybride vergaderen niet zo effectief als fysiek bij elkaar komen. Doordat je veel non-verbale signalen mist, kun je elkaar soms verkeerd begrijpen. Ook heb je zo te laat in de gaten dat iemand geïrriteerd is of zich onprettig voelt.

Doordat hybride vergaderen niet altijd even persoonlijk is, kunnen bepaalde medewerkers zich onttrekken aan het gesprek. Dat is zonde, want zo mis je waardevolle input. Ook kunnen deze medewerkers zo de binding met het bedrijf verliezen, waardoor je ze misschien kwijtraakt.

Tips om hybride vergaderingen wél productief en effectief te laten verlopen:

Tip 1. Wijs een gespreksleider aan

Niet iedereen is even assertief tijdens het (hybride) vergaderen. Sommige mensen vinden het onprettig om online van zich te laten horen. Anderen hebben de gave precies te gaan praten wanneer een ander iets wil zeggen. Om ervoor te zorgen dat iedereen aan het woord komt, kun je een gespreksleider aanwijzen.

Let op: het is belangrijk om de rol van gespreksleider regelmatig te wisselen. Zo krijgt iedereen de kans ook inhoudelijk bij te dragen aan een hybride vergadering.

De rol van deze persoon is niet alleen het bijhouden of iedereen die dat wil iets bij heeft gedragen aan het gesprek. Onder diens taak valt ook het bewaken van de tijd en het zorgen dat de volledige agenda wordt behandeld. Voor de duidelijkheid van de meeting is het ook prettig als deze persoon afspraken en belangrijke punten nog eens herhaalt.

Tip 2. Probeer afleiding tijdens hybride vergaderen te beperken

Het is ontzettend vervelend als je je probeert te concentreren in een drukke hybride vergadering, maar er ineens een hard achtergrondgeluid klinkt. Uiteraard kun je zelf een rustiger plekje opzoeken tijdens het online vergaderen, maar dat is niet altijd mogelijk.

Noise-cancelling koptelefoons zijn dan de perfecte oplossing. Je hoort zo een stuk minder geluiden van buiten de vergadering, waardoor je je beter kunt concentreren. HP heeft ook varianten die het achtergrondgeluid filteren als je zelf aan het woord bent, zo heeft niemand meer last van die vervelende stofzuiger of grasmaaier.

Tip 3. Online vergaderen? Kijk niet naar jezelf

Kijk jij ook af en toe stiekem naar jezelf tijdens het hybride vergaderen? Je bent lang niet de enige. Veel mensen werpen geregeld een blik op zichzelf tijdens meetings, bijvoorbeeld om te kijken of ze er wel goed uit zien, of dat ze geen gekke bekken trekken.

Ontdek hoe je meer kunt halen uit Microsoft Teams.

Tegelijkertijd kan het heel confronterend en afleidend zijn om jezelf de hele tijd in de hoek van het beeld te zien. Gelukkig hebben onder andere Teams en Zoom de optie om je eigen gezicht te verbergen. Zo kun je ongestoord vergaderen, zonder dat je jezelf ziet.

Tip 4. Investeer in goede hybride vergaderruimtes

Wanneer je teams veel hybride vergaderen, is het prettig wanneer ze hier op kantoor de juiste ruimtes voor hebben. Een hok met een tafel en wat bureaustoelen voldoet hiervoor niet meer. Het is beter om te investeren in professionele randapparatuur. Dat gaat verder dan het ophangen van een beeldscherm.

De oplossingen van HP bieden de IT-afdeling real-time inzicht in wat er nodig is voor een optimale gebruikerservaring en beveiliging van data en devices.

Denk bijvoorbeeld aan goede microfoons in de vergaderruimtes waarmee zelfs de zachtst sprekende mensen kraakhelder te verstaan zijn. Ook zijn er tegenwoordig camera’s die sprekers volgen, zodat het voor de online vergaderende mensen duidelijk is wie er aan het woord is. Bij HP hebben deze camera’s een speciaal privacyfilter, waardoor alleen de sprekers in beeld zijn.

Lees ook: