Microsoft Teams: tips voor succesvolle implementatie

Online samenwerken is niet altijd even makkelijk. Als je niets regelt, gaan medewerkers zelf op zoek naar tools om mee te werken. Dit kan leiden tot securityrisico’s en miscommunicatie. Een handige oplossing is Microsoft Teams. Tips nodig om ervoor te zorgen dat je medewerkers het ook echt gebruiken? We helpen je op weg.

Een van de grote voordelen van Microsoft Teams is dat het eigenlijk meerdere tools in één is. Zo kun je:

Hierdoor heb je minder verschillende losse tools nodig als Zoom, Slack en Google Docs. Je bewaart, deelt en bewerkt alles op dezelfde plek. Dat is wel zo overzichtelijk. Het is echter niet vanzelfsprekend dat je medewerkers zich direct storten op Microsoft Teams.

Tips nodig voor de implementatie? In dit artikel helpen we je op weg.

Start met informeren en begeleiden

Cliché maar waar: mensen willen wel veranderen, maar niet veranderd worden. Het is dan ook niet aan te raden om de boodschap dat er vanaf nu met Microsoft Teams wordt gewerkt, simpelweg over de schutting te gooien. Een goede voorlichting is erg belangrijk, zo weten gebruikers wat de voordelen zijn en wat ze kunnen verwachten.

Na de implementatie ben je er nog niet, houd de vinger aan de pols en vraag regelmatig of alles goed verloopt.

Organiseer dus voorafgaand aan het uitrollen van Microsoft Teams een aantal workshops, zowel voor het hele bedrijf als op de afdelingen. Bied daarbij voldoende gelegenheid om de diepte in te gaan en vragen te stellen.

Microsoft Teams: productivieittips

Veel mensen kennen Microsoft Teams misschien van de optie om te videobellen, maar de tool kan zoveel meer. Het is een volledige samenwerkingstool waarmee je de productiviteit een flinke boost kunt geven. Maak dat in de implementatiefase al duidelijk aan je medewerkers.

Voorbeelden van hoe Microsoft Teams de productiviteit bevordert:

# Activiteitenoverzicht

Onder het kopje ‘Activiteit’ vind je als gebruiker een overzicht van alles wat er binnen je Teams-omgeving gebeurt. In één blik ben je volledig op de hoogte.

Zo ben je misschien toegevoegd aan een team of heb je een verzoek om samen te werken binnen een bestand. Doordat Microsoft Teams volledig geïntegreerd is met Office 365, kunnen medewerkers met vertrouwde toepassingen als Word, PowerPoint en Excel werken.

# Direct contact leggen

Een belangrijke functie binnen Microsoft Teams is dat je een eigen team-kanaal kunt maken. Hier kun je bijvoorbeeld chatten en bestanden delen/publiceren (via OneDrive of SharePoint).

Zo is iedereen direct van alles wat er binnen het team speelt op de hoogte, zonder eindeloze cc’s.

# Bestanden snel terugvinden

Ook het zoeken naar de juiste bijlages is verleden tijd. Wanneer je klikt op de optie ‘bestanden’, kun je alle bestanden die ooit binnen het team zijn gedeeld zien.

# Online vergadering in agenda

Wanneer je via Microsoft Teams een vergadering plant, wordt je agenda gesynchroniseerd met je Outlook-agenda.

# Bellen kan met iedereen

Daarnaast is bellen ook een optie, wist je dat je via Microsoft Teams zelfs kunt bellen met mensen die geen Teams gebruiken?

# Werken op je mobiel

Werken sommige mensen op kantoor, anderen onderweg en zijn er ook mensen aan het thuiswerken? Geen probleem met Microsoft Teams. Een van de voordelen van deze tool is dat je niet op een computer hoeft te werken om het te kunnen gebruiken.

Zo kun je de app ook downloaden voor iOS en Android. Natuurlijk kun je Teams ook gewoon via internet gebruiken en downloaden op je desktop.

Lees ook: