Vergadering in, vergadering uit. Zien de dagen er bij jou op kantoor ook vaak zo uit? Soms lijkt het wel alsof het hele bedrijf in permanente staat van vergaderen verkeert. Dat kan een stuk efficiënter. 4 tips voor effectief vergaderen.
Gemiddeld gaat 10 procent van onze werktijd op aan vergaderen, blijkt uit onderzoek van socioloog en vergaderexpert Wilbert van Vree. Volgens het CBS vergaderen we zelfs nog meer: de 62 vergaderingen die we gemiddeld maandelijks bijwonen, nemen ongeveer 6,5 uur per week in beslag.
Al dat vergaderen kost 60 miljard euro per jaar, stelde Van Vree in Intermediair. Genoeg reden dus om te onderzoeken of je nog effectiever kunt vergaderen.
Soorten vergaderingen
De ene vergadering is de andere niet. Zo hebben veel teams elke maand een maandoverleg (monthly) en elke maandag een weekoverleg (weekly). Daarnaast hebben ze vaak elke ochtend een vergadering over wat er die dag op de planning staat (daily). Zo blijf je goed op de hoogte van elkaars werkzaamheden en hoe het bedrijf ervoor staat. Helaas hebben deze meetings de neiging erg uit te lopen.
Naast de standaard face-to-face-overleggen, kun je collega’s ook laten inbellen of online mee laten praten. In de praktijk werken veel medewerkers namelijk wel eens buiten de deur. Een conference call is dan een uitkomst.
Altijd op de hoogte zijn? Meld je nu aan voor de nieuwsbrief
Het platform Ik Wil Mobiel Werken stuurt jou elke 2 weken een overzicht van de nieuwste ontwikkelingen. Wil jij geen nieuwe artikelen missen? Meld je dan nu aan.
Tip 1. Effectief vergaderen? Goed plannen
Om ervoor te zorgen dat de vergadering niet langer duurt dan nodig, is het belangrijk om deze goed voor te bereiden. Wijs om te beginnen per team één persoon aan die de planning maakt en de voortgang van de vergadering bewaakt. Teamleden mogen tot een uur voor de vergadering punten aanleveren om te bespreken. De planner kan deze punten in overleg ook doorschuiven naar een ander tijdstip.
Tip voor effectief vergaderen: plan per agendapunt een aantal minuten in. Zo is van tevoren duidelijk hoeveel tijd er besteed zal worden aan elk punt. In het begin zal het even wennen zijn om zo strak met de tijd om te gaan, maar medewerkers hebben al snel in de gaten hoeveel tijd je hiermee wint.
Tip 2. Beter online vergaderen
Vergadert een deel van het team op afstand? Tegenwoordig is het niet meer nodig om met het hele team om een telefoon te gaan zitten. HP heeft verschillende tools om online te vergaderen. Zo kun je bijvoorbeeld met de Elite Slice G2 direct aan de slag met Teams Rooms van Microsoft en binnenkort ook met Zoom Rooms.
Dit zijn programma’s om handig met groepen te videobellen. Ook kun je direct content delen met de rest van de deelnemers. Het geluidssysteem is speciaal geoptimaliseerd voor conference calls. Achtergrondgeluiden worden gedempt waardoor je elkaar nog beter verstaat.
Tip 3. Inchecken in een meeting
Is iedereen aanwezig (offline en online)? Dan is het tijd om de vergadering te beginnen. Grote kans dat nog niet iedereen met zijn hoofd bij de meeting is, maar nog aan het nadenken is over dat ene grote project of die aanvaring met een collega. Probeer daarom aan het begin van elke meeting even samen ‘in te checken’.
Hoe gaat je dag en wat houdt je bezig? Wat hoop je uit deze meeting te halen? Op deze manier moeten de collega’s wel focussen op het hier en nu. Het resultaat? Je kunt direct daarna effectief vergaderen.
Tip 4. Notuleren of actielijst?
Bij elke vergadering is er altijd die ene ondankbare taak: notuleren. Toch kan een goede notulist misverstanden en discussies na de vergadering voorkomen. Laat de notulist op een plek zitten waar iedereen goed te horen is.
Het helpt om geen hele zinnen te willen opschrijven, maar met steekwoorden te werken. Dit verslag met steekwoorden kan het beste snel na de vergadering worden uitgewerkt, dan zit alles nog vers in het hoofd van de notulist. Alternatief is om de gesprekken op te nemen, zeker bij conference calls is dat makkelijk te realiseren.
Je kunt er ook voor kiezen om de notulen iets anders in te vullen. Het gaat in vergaderingen namelijk vooral om de beslissingen en de actiepunten. Door alleen deze helder op te schrijven, kan de notulist makkelijker deelnemen aan de vergadering.
Effectief vergaderen is fijn. Maar je kunt nog meer doen om samen met je team productiever te werken. Hoe? Download de gratis whitepaper ‘Het Nieuwe Samenwerken’. En lees ook:
