Open de aanval op e-mailterreur

Mails lezen, beantwoorden en terugzoeken is voor de gemiddelde manager een dagtaak geworden. 5 tips om de e-mailterreur een halt toe te roepen.

Managers zijn zo’n vijf tot twintig uur per week bezig met het lezen en beantwoorden van e-mails. Zakelijke gebruikers ontvangen vaak meer dan 200 e-mails per dag waarvan 18 procent bestaat uit spam (cijfers ict-dienstverlener Atos).

Het lezen, beantwoorden en verwijderen van deze berichten drukt de productiviteit enorm. Vandaar dat organisaties allerlei manieren zoeken om de e-mailterreur in te dammen. We zetten een aantal tips op een rij.

1. Stop de cc-cultuur

Het doorsturen van mails via de cc-knop is een gewoonte geworden. Vooral in kantooromgevingen wordt de cc-knop veel gebruikt om partijen die niet direct iets met de mailconversatie te maken hebben op de hoogte te houden. Bijvoorbeeld twee medewerkers die de baas cc’en over de voortgang van het project.

Maar is het echt altijd nodig om een kopietje te sturen? In veel gevallen cc’en medewerkers erop los. Iedereen die er maar iets mee te maken heeft wordt meegenomen in de cc. Daardoor worden uiteindelijk allerlei mensen opgezadeld met informatie over een onderwerp waar ze vaak maar zijdelings bij betrokken zijn.

Critici wijzen erop dat cc staat voor de de Engelse term carbon copy (carbonkopie), een verwijzing naar de doordrukvellen die vroeger achter een papieren document zaten. Tegenwoordig wordt cc echter steeds vaker gebruikt als ‘cover my career‘.

Medewerkers willen laten zien waar ze mee bezig zijn en zich indekken tegen mogelijke fouten die ze maken. Managers doen er goed aan om personeel op hun eigen verantwoordelijkheden te wijzen en ervan te overtuigen dat medewerkers niet bij ieder onderwerp een cc hoeven te sturen.

2. Schakel pop-ups uit

Veel gebruikers van e-mailprogramma’s hebben de software zo ingesteld dat bij ieder nieuw bericht een pop-up verschijnt. Volgens workflow-deskundigen werkt die instelling de productiviteit juist tegen en kunnen gebruikers beter zelf kiezen op welk moment ze hun e-mails willen ophalen.

Een veelgehoorde tip is om, als de werkzaamheden dat toelaten, drie keer per dag de mail te checken. Bijvoorbeeld ‘s morgens, na de lunch en aan het einde van de dag. Zo blijft er meer tijd over om te focussen op de kernactiviteiten. Al zal dat niet voor iedereen werken.

3. Centraliseer informatie in een werknemersforum

Niet alleen het lezen en beantwoorden van de grote hoeveelheid mail kost veel tijd. Het middenmanagement besteedt tevens meer dan 25 procent van zijn tijd aan het zoeken naar informatie. Bijvoorbeeld in de bijlagen van e-mails.

Veel organisaties kunnen die informatie veel slimmer inrichten. Bijvoorbeeld via werknemersforums. Dat is een centrale plek in het bedrijfsnetwerk waar veelvoorkomende vragen beantwoord worden en informatie, die voor een grote groep medewerkers van belang is, gepost wordt. In plaats van honderd keer dezelfde vraag per mail te krijgen, delen experts hun kennis op het forum dat digitaal toegankelijk is.

4. Manipuleer de mailserver

Een meer rigoureuze maatregel is manipulatie van de mailserver. De Duitse Autofabrikant Volkswagen haalde het nieuws door de mailserver zo in te stellen dat deze voor en na werktijd geen berichten verstuurt naar de mobieltjes van medewerkers. Autofabrikant BMW maakte afspraken over compensatie voor werkzaamheden buiten kantooruren die via mobiele apparaten worden uitgevoerd.

Ook zijn er afspraken gemaakt over het recht van medewerkers om even niet bereikbaar te zijn. Door constant van medewerkers te verwachten dat ze beschikbaar moeten zijn, kan stress ontstaan. Volgens arbo-artsen kan die druk zelfs leiden tot uitval van personeel.

Managers doen er goed aan om duidelijke afspraken te maken over de verwachtingen rond de bereikbaarheid van personeel dat actief is buiten de bedrijfsmuren. Duidelijke afspraken over bijvoorbeeld responstijden buiten kantooruren moeten voor een hoop duidelijkheid en minder klachten zorgen.

5. Gebruik andere tools dan e-mail

Organisaties leunen in de uitwisseling van bestanden en informatie vaak zwaar op e-mail. E-mail heeft zowel technisch als sociaal een belangrijke plaats ingenomen in de communicatie binnen bedrijven. Maar er zijn zeker alternatieven. Er zijn bijvoorbeeld organisaties die het interne mailverkeer terugdringen door alternatieven in te zetten die de productiviteit moeten verbeteren. Er zijn verschillende workflow-systemen die het aantal mails kunnen terugdringen.

Medewerkers krijgen bijvoorbeeld de beschikking over een portal die toegang geeft tot verschillende diensten voor de ondersteuning van het werk zoals documentbeheer, een agenda en een takenlijst. Via programmatuur zoals Microsoft Sharepoint wordt gezamenlijk aan documenten gewerkt en er is een berichtendienst aan gekoppeld waarbij via een chatfunctie wordt gecommuniceerd.

De korte berichtjes die via het bedrijfsnetwerk worden gestuurd, vervangen de berichten die eerder per e-mail verzonden werden. Bestanden die voorheen in de bijlagen van e-mails stonden, worden centraal opgeslagen en gedeeld. Soms zijn aan de portal sociale media gekoppeld zoals Twitter en LinkedIn.

Beeld via Flickr

Lees ook: