De overstap naar mobiel werken is niet van vandaag op morgen gemaakt. Dat ondervond ook V&SH, wiens werknemers in 2013 de overstap maakten om met tablets te gaan werken. ‘We laten onze medewerkers uitgebreid wennen.’
Visser &Smit Hanab ontwikkelt, bouwt en onderhoudt technologisch hoogstaande en duurzame verbindingen, netwerken en installaties. In 2013 maakte het de eerste stappen naar mobiel werken met tablets. De ict-manager van V&SH, Ad Sieses, vertelt over zijn ervaringen.
Uw bedrijf bestaat al ruim 100 jaar. Waarom besloot u de overstap naar mobiel werken te maken?
‘De wereld verandert snel. Dat betekent onder meer dat wij niet meer in dezelfde systematiek kunnen zitten als voor de crisis. Zaken als digitalisering en ketenintegratie zijn essentieel om als onderneming zo efficiënt mogelijk te kunnen werken, en daarmee een toekomstperspectief voor de lange termijn te creëren. Kostenbesparing en het vermogen efficiënt te kunnen werken is daarbij buitengewoon belangrijk. Binnen ons bedrijf werken we met veel verschillende informatiestromen, en door onze nieuwe manier van werken kunnen we die steeds effectiever sturen. Dat zorgt voor belangrijke tijdwinst en een soepel draaiende organisatie.’
Succesvol online vergaderen (gratis whitepaper)
Online vergaderen gaat nog niet altijd even vlekkeloos, maar gelukkig is er iets aan te doen. Met de tips in deze whitepaper verlopen de online vergaderingen binnen jouw bedrijf een stuk soepeler.
Over wat voor informatiestromen praten we dan bijvoorbeeld?
‘Dan heb ik het met name over de stroom informatie van kantoor naar de verschillende projecten die wij in heel Nederland draaien, en vanaf die locaties weer in omgekeerde richting. Denk bijvoorbeeld aan het beschrijven van benodigde werkzaamheden, het opgeven van projectstanden of het snel kunnen afrekenen met opdrachtgevers. Daar waar onze medewerkers voorheen een bonte verzameling formulieren moest invullen en regelmatig op meerdere formulieren grofweg dezelfde informatie moest worden verwerkt, doen we dat nu zoveel mogelijk vanuit één digitaal formulier. En dat formulier kunnen we bovendien ook eenvoudig met een druk op de knop distribueren onder de verschillende partijen.’
Ongetwijfeld vereenvoudigd dat ook de communicatie met uw opdrachtgevers?
‘Absoluut, en ook onze opdrachtgevers verlangen steeds nadrukkelijker om digitaal aangesloten te zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan netbeheerders die ons een adressenbestand geven om daar gas-, water- en lichtmutaties of metingen te verrichten. Uiteraard vinden ze het dan ook prettig als betrokken medewerkers deze informatie met behulp van de tablet digitaal aanleveren, in plaats van allerlei papierwerk dat daar ook weer administratief moet worden verwerkt. Wij vinden het heel belangrijk om onze klanten in die behoefte tegemoet te komen.’
Hoe heeft u de overstap concreet aangepakt?
‘Ik denk dat het in zo’n ingrijpend proces essentieel is dat je met de juiste partners aan tafel komt. Partijen met een bewezen track record op het gebied van mobiel werken en de verandertrajecten die daarmee samengaan. Aangezien onze onderneming een echt ‘Microsoft-landschap’ is, zit ik sowieso al om de paar weken met Microsoft aan tafel om onze en hun strategie en road map door te nemen. Uiteraard zijn zij ook op gebied van mobiel werken een vooraanstaande partij, en konden zij ons de juiste richting op wijzen. Zo kwamen we ook aan tafel met HP, dat onder meer onze ElitePad-tablets heeft geleverd. Sowieso was het logisch dat we mobiele devices gingen gebruiken die nauw aansluiten op onze bestaande infrastructuur en zoveel mogelijk herkenbaar zijn voor onze medewerkers. Deze tablets zijn bovendien voorzien van een praktische rugged case, een beschermende hoes die een stootje kan hebben. Geen overbodige luxe voor werkzaamheden buiten in de sleuven en de regen.’
Hoe reageerde het personeel op de nieuwe manier van werken?
‘Zoals met elke grote verandering ten koste van een vertrouwde werkwijze, kregen we in het begin te maken met wat weerstand. Daarbij hebben we natuurlijk ook veel mannen op de projecten die wel even moeten wennen aan het gebruik van het touchscreen. Dat is dan ook precies wat we hebben gedaan: we laten onze medewerkers uitgebreid wennen. Dat betekent onder meer dat we niet direct aan de slag zijn gegaan met de volledige functionaliteit die wij uiteindelijk van deze nieuwe manier van werken verwachten. We zijn rustig begonnen met het versturen en ontvangen van e-mails, het opzoeken van informatie op het internet en het kunnen doen van een wat simpele administratieve meldingen via de tablets. Inmiddels merk je dat de mensen die nog met een laptop werken deze graag willen inleveren voor een tablet. Mission accomplished dus.’
Inmiddels zijn jullie een jaar onderweg. Welke winstpunten zie je ontstaan?
‘Persoonlijk vind ik het gewoon ontzettend handig om ’s avonds op de bank nog even door mijn mail heen te lopen op mijn tablet. Met de laptop was dat toch een stuk omslachtiger. Maar het grootste winstpunt op dit moment is wat mij betreft het feit dat mensen niet meer rondlopen met een bos papieren documenten, en dat ze veel sneller kunnen worden voorzien van de meest actuele informatie. Van een opdrachtgever krijgen we bijvoorbeeld een dvd met informatie over een project. Het werd op kantoor weliswaar digitaal opgeslagen, maar moest voor de mensen buiten toch worden uitgeprint. Dat resulteerde in ordners vol statische projectinformatie. Tegenwoordig kunnen we actuele informatie en updates direct digitaal online ter beschikking stellen aan de relevante medewerkers. Waar medewerkers voorheen bijvoorbeeld één keer per kwartaal een update kregen van benodigde info is dat nu direct online beschikbaar. Dat scheelt heel veel bewerkingen, administratieve rompslomp en maakt het werken op locatie aanzienlijk effectiever.’
Zijn er nog andere in het oog springende verbeteringen?
‘Ik ben zelf ook wel heel erg tevreden met de video conferencing-mogelijkheden van Lync. Vergaderen, of eigenlijk even de koppen bij elkaar steken, is daardoor veel gemakkelijker geworden. Tijdens de vergaderingen zie je daarbij ook niemand meer met een blocnote, maar maakt iedereen gebruik van de tablet om aantekeningen, notulen en actielijst te verwerken. Die worden direct digitaal opgeslagen in ons DMS en zijn dus voor iedereen op elk moment beschikbaar, zonder dat de secretaresse weer in haar computer moet zoeken. Bovendien gaan we ook zorgen dat de expertise van onze mensen zichtbaar en dus vindbaar wordt via de SharePoint Portal. Via de tablet kan deze informatie en expertise eenvoudig worden gevonden door andere medewerkers. En als er nog vragen open blijven, is het makkelijk om even contact te hebben via de tablet om de details te bespreken. Prettig samenwerken krijgt zo een hele nieuwe dimensie.’
Bekijk ook het filmpje waarin medewerkers van Visser & Smit Hanab uitleggen hoe ze een voorsprong behalen dankzij mobiele innovatie met Windows 8.
