Steeds meer organisaties maken de overstap van volledig op kantoor werken of thuiswerken, naar een hybride vorm. Medewerkers werken dan deels thuis en deels op kantoor. Dit heeft veel voordelen, maar levert ook uitdagingen op, zeker binnen grotere organisaties. Hoe kun je hybride samenwerken stroomlijnen?
Een combinatie van thuiswerken en werken op kantoor kan je organisatie veel opleveren. Zo profiteer je van de voordelen van thuiswerken, zoals een betere combinatie met zorgtaken en het ontbreken van reistijd. Tegelijkertijd hebben je medewerkers de kans om live te overleggen en sociale interactie aan te gaan met collega’s.
Tips om hybride samenwerken in grote organisaties beter te stroomlijnen:
- 1. Zorg ervoor dat de thuiswerkplek goed functioneert
- 2. Pas de inrichting van je kantoor aan
- 3. Loop alle processen na
- 4. Kies de juiste samenwerkingstools
- 5. Beveilig de hybride samenwerking
- 6. Stel een hybride werken beleid op
1. Zorg ervoor dat de thuiswerkplek goed functioneert
Bij hybride werken is het de bedoeling dat medewerkers even goed thuis kunnen werken als op kantoor. Hiervoor is in elk geval een goede inrichting van de thuiswerkplekken nodig. Dit kun je als IT-afdeling het beste centraal regelen. Maak een overzicht van zaken die medewerkers nodig hebben om productief thuis te werken, zoals:
- Laptop
- Extra monitor
- Muis
- Koptelefoon
- Los toetsenbord
- Stevig, verstelbaar bureau
- Verstelbare bureaustoel
Uiteraard heeft je medewerker geen nieuwe stoel of bureau nodig als er al een goed werkend exemplaar staat. Werkt iemand liever met zijn of haar eigen laptop of pc? Wees daar dan heel voorzichtig mee. Je hebt vaak te weinig grip op de beveiliging van privédevices.
Tip: Lees hier wat de must-have accessoires zijn voor thuiswerkers
2. Pas de inrichting van je kantoor aan
Wanneer je medewerkers hybride werken, hebben ze geen vaste werkplek meer. Anders staan alle werkplekken een deel van de week leeg, dat is zonde. Houd ook bij de inrichting van je vergaderruimtes rekening met het feit dat mensen vaak online zullen aansluiten. Hier heb je dus een goed scherm en kraakhelder geluid bij nodig.
Om hybride samenwerken makkelijker te maken, zijn oplossingen bedacht als HP Presence Meeting Space Solutions. Dit is een pakket aan hardware en diensten die de vergaderruimte klaarmaken voor hybride meetings.
Tip: Lees hier meer over de vergaderruimte van de toekomst
3. Hybride samenwerken? Loop alle processen na
Wat zijn de belangrijkste processen binnen je organisatie? Wanneer altijd een deel van de medewerkers thuiswerkt, is het belangrijk om hier heldere afspraken over te maken. Sommige processen kunnen bijvoorbeeld alleen op kantoor worden uitgevoerd.
Ook op het gebied van IT is het noodzakelijk om kritisch te kijken naar de manier waarop je werkt. Wil je naar de cloud, of liever niet? Werk je met een centrale of decentrale IT-omgeving? Kijk ook kritisch naar welke medewerkers je bepaalde toegangsrechten geeft. Met Enterprise Mobility Management (EMM) geef je conditional access.
Gratis whitepaper: hybride thuiswerken faciliteren
Denk je erover om je medewerkers standaard (gedeeltelijk) te laten thuiswerken? Voor veel bedrijven is dit een grote stap. Toch heeft thuiswerken veel voordelen wanneer je het in goede banen leidt.
4. Kies de juiste samenwerkingstools
Als medewerkers zowel thuis als op kantoor aan de slag gaan, is het zaak om te faciliteren dat ze hybride samenwerken. Daar zijn veel verschillende soorten tools voor, denk bijvoorbeeld aan Microsoft Teams of Google Workspace.
“De grote kracht van Microsoft Teams is dat het een hub voor teamwerk is”, vertelt Michel Bouman, Territory Channel Manager Modern Work bij Microsoft. “Je hebt alles bij elkaar in één oplossing. Dit betekent dat je geen oplossingen meer hoeft te kopen voor cloudopslag, beveiliging en videoconferencing.”
Welke samenwerktool voor jouw organisatie handig is, hangt volledig af van de doelen van je organisatie en de wensen van je medewerkers. Breng dit dus eerst grondig in kaart. Het is niet wenselijk om na een tijdje over te stappen op een andere tool, dat zorgt voor verwarring.
Sommige bedrijven kiezen ervoor om teams zelf verantwoordelijk te maken voor de keuze voor samenwerkingstools. Dat levert een aanzienlijk risico op, aangezien medewerkers vooral kijken naar gebruiksvriendelijkheid, niet naar beveiliging.
Tip: lees alles over de gevaren van shadow-IT, en hoe je dit voorkomt.
5. Zo beveilig je de hybride samenwerking
Wanneer niet alle devices zich in hetzelfde gebouw bevinden, heb je als IT-afdeling een uitdaging om deze allemaal te beveiligen. Dit breng je in kaart met Mobile Device Management. Daarnaast zijn er ook een aantal stappen die je al kunt nemen voordat een medewerker met het device aan de slag gaat.
Zorg er in elk geval voor dat er meer nodig is dan alleen een wachtwoord om het apparaat te openen. Denk aan biometrische inlogmogelijkheden (vingerafdruk, irisscanner), NFC-badges of tokens. Multifactor authenticatie is altijd aan te raden.
Ook bij het uitzoeken van de hardware kun je al kiezen voor devices die extra goed beveiligd zijn. Zo heeft HP HP Wolf Security for business. Hiermee is onder andere je BIOS goed beschermd en worden gevaarlijke websites geïsoleerd.
6. Stel een hybride werken beleid op
Als je meer dan honderd medewerkers hebt, kom je niet meer weg met mondelinge afspraken. Het is dan zaak om een helder beleid op te stellen voor de hele organisatie. Zo weet elk team wat de uitgangspunten zijn bij hybride samenwerken.
Robert Schmidt van Aces Direct vertelt: “Het maakt ook veel uit welke soort bedrijfsvoering je bedrijf heeft, in hoeverre je medewerkers veel kunnen thuiswerken of niet. Er is dus geen silver bullet. Wel zijn er een aantal standaard onderwerpen die in ieder goed beleid terugkomen.” Beschrijf in zo’n beleid in elk geval de volgende zaken:
- Hoeveel dagen op kantoor het uitgangspunt is
- Hoe de security geregeld wordt (datacentric is vaak de beste optie)
- Of je als organisatie vaste werktijden/bereikbaarheid wilt hanteren
- Of medewerkers hun eigen device mogen gebruiken
- Wat er gedaan moet worden bij verlies of diefstal van een device
- Via welke samenwerkingstool medewerkers gaan werken
- Hoe er gewerkt mag worden op openbare locaties
Zo zorg je ervoor dat het hybride werken beleid wordt nageleefd
Het schrijven van een beleid is belangrijk, maar het naleven is nog veel belangrijker. Medewerkers staan niet altijd te springen om mee te gaan met een nieuw beleid. Verandering roept vaak weerstand op, ook als het over hybride samenwerken gaat. Je mensen moeten namelijk hun routine gaan aanpassen.
Om ervoor te zorgen dat het beleid beter geaccepteerd wordt, is het slim om bij het opstellen een groep medewerkers uit verschillende functies en lagen van het bedrijf te verzamelen. Zij krijgen vervolgens namens collega’s inspraak in de keuzes voor het beleid. Zo creëer je meer draagvlak.
Lees ook
- 6 tips voor veilig hybride werken
- Checklist voor IT’ers: dit moet je regelen als je bedrijf overstapt op hybride werken
- Hybride werken: hoe bepaal je de ideale balans voor je werknemers?
Gratis whitepaper: hybride thuiswerken faciliteren
Denk je erover om je medewerkers standaard (gedeeltelijk) te laten thuiswerken? Voor veel bedrijven is dit een grote stap. Toch heeft thuiswerken veel voordelen wanneer je het in goede banen leidt.
