Sinds we in 2020 massaal de overstap naar thuiswerken maakten, willen veel mensen af van het model waarin we standaard de hele week op kantoor werken. Hybride werken, een combinatie van op kantoor en thuis, heeft de toekomst. Dat heeft ook impact op hoe we samenwerken, we maken de switch naar hybride vergaderen. Wat betekent dit voor onze vergaderruimtes?
Werkgevers investeren in werken op afstand
Grote kans dat we straks niet meer volledig terug gaan naar kantoor. Uit grootschalig onderzoek van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat uit 2021 blijkt dat veel werkgevers de komende tijd inzetten op het nog beter faciliteren van thuiswerken.
- Zo wil 41% van de werkgevers investeren in manieren waarop medewerkers beter kunnen thuiswerken.
- 45% van de ondervraagden wil hierbij allereerst focussen op investeringen in online vergaderen.
- 26% wil aan de slag met het invoeren van flexibele werktijden.
- Ook aan de inrichting van de thuiswerkplek wordt gedacht, 40% wil medewerkers betere arbovoorzieningen thuis bieden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een ergonomisch verantwoorde stoel.
- 32% van de ondervraagde werkgevers wil hiervoor meer gebruik maken van thuiswerkvergoedingen.
Lees hier meer over het onderzoek van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat.
Van volledig thuiswerken naar hybride werken
Onderzoek door VNO-NCW en MKB-Nederland laat zien dat de meeste bedrijven hun medewerkers niet volledig willen laten thuiswerken, maar voor een mengvorm gaan: hybride werken. Hierbij werken medewerkers deels op kantoor en deels thuis. In het najaar van 2021 had twee derde van de bedrijven hier zelfs al een strategie voor.
Volgens Rob Idink, Managing Director bij HP Nederland, gaan we over naar een hybride kantoor. Het hybride kantoor is een plek waar verbinding en samenwerking centraal staat. Uit het HP Proprietary research 2021 blijkt dat maar liefst 80% van de managers de inrichting van de werkplek aanpast om meer toe te spitsen op deze samenwerking.
“Het wordt een ecosysteem met verschillende werkplekken die met elkaar verbonden zijn door de juiste tools en technologie.”, vertelt Idink. Hypermoderne vergaderruimtes voor hybride vergaderen zijn daar een belangrijk onderdeel van.
Hybride vergaderen
Vergaderen heeft de laatste jaren een flinke metamorfose ondergaan. Waar we vroeger nog vaak met een grote groep mensen in een hok zaten, vergaderen we nu meestal via videoconferencing. Programma’s als Microsoft Teams en Zoom zijn bijzonder populair geworden.
Hoe meer we de verschuiving maken naar een hybride kantoor, des te vaker we gebruik zullen maken van een mix tussen de oude- en lockdownsituatie. De hybride vergadering maakt dan ook zijn opmars.
Dit wil zeggen dat een deel van de deelnemers fysiek op de vergaderlocatie aanwezig is, terwijl anderen ‘inbellen’ door middel van een videocall. Dit heeft grote gevolgen voor de inrichting van de vergaderruimtes op kantoor.
De samenwerktools voor grote organisaties (gratis whitepaper)
De juiste samenwerktools faciliteren zorgt voor een hogere productiviteit en medewerkerstevredenheid. Bovendien is het ook veiliger, je wilt immers niet dat werknemers gevoelige bedrijfsinformatie via onveilige oplossingen delen. Ontdek in deze gratis whitepaper hoe je de juiste tools kiest.
Minimale vereisten voor de hybride vergaderruimte
De standaard vergaderruimte met alleen een presentatiescherm aan de wand voldoet niet meer. Het verschil tussen op locatie en op afstand vergaderen moet zo klein mogelijk zijn. Daarom is het belangrijk om alle deelnemers heel goed te kunnen zien en horen. Zorg dus voor haarscherpe webcams en draadloze headsets voor de thuiswerkers.
Andersom is voor de thuiswerkers een galm in de vergaderruimte ontzettend afleidend. Sommige headsets hebben daarom een noise cancelling-functie. Ook kun je dit oplossen door middel van geluidsabsorberende panelen. Kies voor een mooi design om de deelnemers meteen wat extra inspiratie te bieden.
De ideale hybride vergaderruimte
Ga je liever een stap verder met het inrichten van je vergaderruimtes? Bijvoorbeeld omdat je vaak op afstand vergadert met grote internationale partijen? Dan zijn er nog een aantal upgrades die je kunt implementeren tijdens het hybride vergaderen.
Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van richtmicrofoons, verstopt in het plafond van de vergaderruimte. Zo is elke spreker duidelijk te horen, zonder dat er microfoons in de weg staan. Ook kun je externe camera’s installeren die volgen wie aan het woord is. Zo kunnen deelnemers op afstand het gesprek nog beter volgen en zelfs zien wat er live op een whiteboard geschreven wordt.
Goed om te weten: let ook in je vergaderruimtes op security. Videoapparatuur kan namelijk gehackt worden. Daarom richt de HP Presence See 4K AI Camera zich naar de vloer wanneer hij niet gebruikt wordt en heeft de HP Presence Audio Video Bar een privacy shutter.
Een mini-desktop speciaal voor videocalls
Wist je dat er speciale mini-desktops zijn ontworpen om jouw vergaderingen nog soepeler te laten verlopen? Met één druk op de knop start je de vergadering. Zo wordt de hybride vergaderruimte behoorlijk high-tech. Er zijn ook varianten beschikbaar waar al microfoons en speakers in verwerkt zijn.
Extra fijn: bij bepaalde modellen heb je ook geen wirwar aan kabels meer nodig, alleen de voeding is nog zichtbaar.
Houd wel rekening met de beveiliging van deze apparaten. Controleer bijvoorbeeld van tevoren hoe je het BIOS beveiligt.
Digitaal vergaderruimte reserveren
Het is ook zeer wenselijk om een reserveringssysteem te gebruiken waarin medewerkers precies kunnen zien welke faciliteiten een bepaalde vergaderruimte heeft. Zo heb je voor een korte teamvergadering minder hightech snufjes nodig dan bij een belangrijk klantgesprek waar je indruk wilt maken.
Tip: laat je inspireren door de inrichting van het nieuwe kantoor van HP
Overzicht benodigdheden hybride vergaderen
Beginnen alle eisen voor de perfecte hybride vergaderruimte je al te duizelen? In deze tabel zie je in één oogopslag wat je nodig hebt voor een basis-vergaderruimte, en een zeer professionele.
| Categorie | Basis-vergaderruimte | Professionele vergaderruimte |
|---|---|---|
| Camerabeeld | Haarscherp beeld met webcam in notebook. | Slim volgsysteem met AI-technologie. |
| Geluidskwaliteit | Draadloze (noise cancelling) koptelefoons om andere deelnemers niet af te leiden. | Richtmicrofoons in plafond. |
| Reserveringsmogelijkheden | Informeel. | Rechtstreeks vanuit agenda, digitale signalering voor de ruimte. |
Hybride vergaderen met Zoom Rooms en Teams Rooms
Het is zelfs mogelijk om je vergaderruimtes helemaal te bouwen rondom de videoconferencingsoftware die je gebruikt. Zo kun je Zoom of Teams volledig laten integreren in de hardware in de vergaderzaal.
In een speciale Zoom portal kun je al je ruimtes beheren, voer je op afstand updates uit en krijg je meldingen bij eventuele problemen. Het is mogelijk om direct vanuit je digitale agenda een ruimte te reserveren. Eenmaal bij de ruimte aangekomen krijg je via een digitale display informatie over de ruimte.
Teams Rooms hebben weer andere voordelen, zo kun je direct vanaf je eigen devices content delen met de rest van de deelnemers. Ook kun je bijvoorbeeld spraakgestuurd een meeting starten.
Slimme notebooks voor de thuiswerker
Tijdens een hybride vergadering zijn er ook thuis medewerkers aan het vergaderen. Om ook hen de beste ervaring te geven, kun je speciale notebooks aanbieden die extra geschikt zijn voor online vergaderen.
Zo hebben de HP Elite Dragonfly Max-notebook en HP EliteOne 800 G8 All-in-One slimme camera’s die het beeld aanpassen op het omgevingslicht. AI-gebaseerde geluidsonderdrukking én versterking zorgt ervoor dat achtergrondgeluid slim weggefilterd wordt, en gedempte stemmen versterkt worden.
Lees ook
- Hybride werken in de praktijk: welke werkafspraken maak je?
- Het kantoor van de toekomst: zo ziet het er in 2021 uit
- Hoe houd je contact met de thuiswerker?
Gratis whitepaper: hybride thuiswerken faciliteren
Denk je erover om je medewerkers standaard (gedeeltelijk) te laten thuiswerken? Voor veel bedrijven is dit een grote stap. Toch heeft thuiswerken veel voordelen wanneer je het in goede banen leidt.
