De thuiswerktools: welke tools zou je als IT moeten faciliteren?

Thuiswerken is in korte tijd voor veel branches de standaard geworden. Hoe kun je er als IT’er voor zorgen dat medewerkers productiever thuiswerken?

‘De basis is een goede laptop, je kunt er door het hele huis mee werken’, vertelt Jeroen Sloots, Area Category Manager bij HP. ‘De meeste mensen werken hier ook al mee op de zaak. Daarnaast zijn er verschillende tools beschikbaar om je werkplek compleet te maken.’

De juiste hardware voor thuiswerken

Veel bedrijven zijn halsoverkop begonnen met thuiswerken. Een laptop is voldoende, is vaak de gedachte. Toch is het slim om na te denken over een goede inrichting van de werkplek.

Wat zijn de verschillen tussen een zakelijke laptop en een consumentenlaptop?

‘Allereerst zijn een losse muis en keyboard veel handiger dan de ingebouwde trackpad en toetsenbord van een laptop. De losse accessoires zijn beter voor de werkhouding van je medewerkers’, vertelt Sloots.

‘Combineer deze tools met een goede stoel en bureau en je hebt een ergonomisch verantwoorde werkplek.’

De (docking) display: handig

‘Een losse display is ook belangrijk, het is namelijk niet zo prettig om de hele dag op een schermpje van 12 inch te kijken. Daarnaast maken displays je ook nog productiever. Er zijn veel verschillende opties, bijvoorbeeld met een ingebouwde microfoon of camera.’

‘Sommige varianten hebben een popup-webcam, die kun je omhoog klikken als je hem gebruikt. Als je klaar bent, druk je de webcam weer naar beneden, dan kan er niemand meekijken. Het geeft net als een schuifje voor de notebook een veilig gevoel.’

Docking stations voor thuiswerken

Werkt jouw personeel al met docking stations? Deze apparaten zijn ideaal om al je randapparatuur op aan te sluiten. Zo hoef je niet alles één voor één aan je laptop te koppelen. Zelfs de voeding en internetaansluiting zijn geregeld. Je hebt maar één kabel nodig om je laptop aan te sluiten op de docking station.

Een docking display gaat een stapje verder, dit is een docking station in een scherm. Het lijkt veel gedoe om een docking station of docking display op te zetten, maar dat is het niet. Aangezien deze producten op voorraad zijn bij HP, kun je ze binnen één of twee dagen bij je medewerkers thuis hebben staan.

Video en geluid

‘Wat geluid betreft, kun je natuurlijk gebruikmaken van de microfoon en speakers van de laptop’, zegt Sloots. ‘Toch werkt een headset of speakerphone beter. Deze zijn draadloos of via de usb aan te sluiten.’

Veel bedrijven vinden het prettig om elkaar te zien tijdens meetings, daar heb je een webcam voor nodig. Sloots: ‘De meeste laptops hebben een ingebouwde webcam, maar je kunt ook een losse webcam of webcam in een display gebruiken.’

Beter thuiswerken met de juiste software

Nu je het personeel hebt voorzien van geschikte hardware, is het tijd om te kijken naar software. Veel bedrijven hebben al een keuze gemaakt voor een vergaderoplossing. De meeste bekende/ gekozen conference call-oplossingen zijn:

  • Microsoft Teams
    ‘Dit systeem wordt veel gebruikt en is erg efficiënt. Het is geschikt voor chat, videoconferencing, het delen van bestanden en samenwerken.’
  • Google oplossingen
    ‘Ook kun je gebruikmaken van oplossingen van Google, zoals Google chat en Google Hangouts Meet.’
  • Zoom
    ‘Zoom is vergelijkbaar met Microsoft Teams, maar richt zich volledig op videoconferencing. Ook een goede optie, maar je hebt daar niet de deelopties die Teams wel heeft.’

Lees meer over de verschillen tussen deze conference call-tools en uitleg over het gebruik.

Deze vergadertools kun je inzetten voor standaard vergaderingen, maar je kunt ze ook gebruiken om teams samen de dag te laten beginnen en eindigen. Zo blijven medewerkers op de hoogte van elkaars werkzaamheden.

Daarnaast is het slim om een tool te gebruiken die inzichtelijk maakt wie aan welk project werkt en hoe dit verloopt. Denk aan:

  • Asana
  • Trello
  • Basecamp
  • Jira

Thuiswerken en security: gaat dat samen?

In hoeverre is thuiswerken eigenlijk veilig? Thuis hebben medewerkers niet het beveiligde bedrijfsnetwerk. Sloots: ‘Je medewerkers moeten eerst checken of het internet wel secure is. Wachtwoorden op je modem kunnen namelijk gehackt worden. Dan is de communicatie die eroverheen gaat niet beveiligd.’

‘Daarnaast gelden de algemene security voorwaarden die ook op de zaak gelden. Je hebt beveiliging nodig tegen malware en virussen. Werken medewerkers op hun eigen laptop (BYOD)? Dan is het lastig te controleren of de endpoint devices wel aan de beveiligingseisen voldoen. Als IT’er kun je dan bijvoorbeeld een image bouwen.

HP security oplossingen

Vanuit HP hebben we een aantal security-oplossingen die standaard in de laptops zitten. Als er malware in een device komt, wordt deze bijvoorbeeld automatisch verwijderd. Wordt de BIOS aangevallen, dan wordt deze herstart en wordt een eerdere versie teruggezet (HP Sure Start). Als je met Sure Click surft, worden onveilige websites automatisch geblokkeerd.

Lees ook: