Ook werkgever heeft baat bij goede thuiswerkplek

Een goede werkplek is niet alleen belangrijk op de werkvloer. Ook medewerkers die vanuit huis werken, hebben een goed ingerichte werkplek nodig.

Zodra de discussie of u voor BYOD, CYOD of COPE kiest is beslecht, heeft iedere werknemer zijn eigen device. Dankzij die device is het mogelijk om vanaf allerhande locaties te werken. Ook vanuit huis.

Makkelijk, want meer dan laptop of tablet en een internetverbinding heeft de werknemer niet nodig, toch? Mis. Een goed ingerichte werkplek zorgt ervoor dat de werknemer productief is en efficiënt werkt.

Goede werkplek wettelijk verplicht

Bovendien zijn werkgevers wettelijk verplicht hun medewerkers van een goede werkplek te voorzien, waar dan ook. Een gedetacheerde werknemer die bij een klant op locatie werkt, valt dus onder de verantwoordelijkheid van de werkgever.

Maar ook als een werknemer wekelijks minimaal twee uur thuiswerkt, geldt die verplichting. Hoewel de regels voor thuiswerkers iets soepeler zijn, moet de werkgever nog steeds het een en ander regelen voor de flexibele werknemer.

Werkgever aansprakelijk

Ondanks de wetgeving is de inrichting van de thuiswerkplek voor veel werkgevers een ondergeschoven kindje. Riskant, want de rechtbank stelde al eens een werkgever aansprakelijk voor letselschade, omdat de werknemer door het thuiswerken last had gekregen van RSI (repetitive strain injury). Bovendien is er altijd een kans dat de inspectiedienst de werknemer een bezoek komt brengen.

Let op de gezondheidsrisico’s

Het is dan ook verstandig personeel te wijzen op de lichamelijke gezondheidsrisico’s die verbonden zijn aan thuiswerken. Daarnaast is het belangrijk afspraken over de inrichting van de werkplek schriftelijk vast te leggen. Het daadwerkelijk controleren van de werkplek blijft natuurlijk lastig: deze is immers bij de werknemer thuis. Vragen om een foto kan dan uitkomst bieden.

Productiever met vaste thuiswerkplek

Verzoek de werknemer ook om thuis een vaste werkplek te creëren. Werknemers die de ene keer met hun laptop op de bank liggen en later aan de eettafel zitten, verzetten minder werk en zijn minder geconcentreerd.

Een vaste werkplek helpt om in de ‘werkstemming’ te komen. Spreek dus met werknemers af dat zij een vaste plek hebben en zorg ervoor dat deze ergonomisch verantwoord is. Ook voldoende daglicht is cruciaal voor de prestaties van thuiswerkend personeel.

Goede thuiswerkplek oogt professioneel

Productiviteit, gezondheid en regelgeving zijn niet de enige redenen waarom je niet wilt dat een werknemer met zijn laptop aan de keukentafel gaat hangen. Er is nog een derde punt: uitstraling. Vooral voor bedrijven waar veel gewerkt wordt met video conferencing is dat belangrijk.

Wijs de werknemer erop dat ook de rest van de kamer, in elk geval tijdens beeldbesprekingen, een professionele uitstraling heeft. Dat wil zeggen: geen stapels was op de eettafel en ook geen kat die onverwacht op schoot springt.

Tips om thuiswerken te faciliteren

Hoe zorg je er als werkgever voor dat je geen claim aan je broek krijgt omdat je werknemers flexibel laat werken? Enkele tips om het thuiswerken in goede banen te leiden:

  • Leg schriftelijk vast waaraan een thuiswerkplek moet voldoen
  • Vraag de werknemer een foto te maken van de plek waar hij werkt
  • Maak een risico-inventarisatie en –evaluatie (RI&E). Dit is verplicht
  • Moet er geïnvesteerd worden in de thuiswerkplek van de medewerker? Dan mag je als werkgever – onder bepaalde voorwaarden – elke vijf jaar maximaal 1.816 euro (inclusief BTW) per medewerker belastingvrij uitgeven aan de inrichting
  • Evalueer de afspraken over de thuiswerkplek een of twee keer per jaar

Voordeel werkgever en werknemer

Al met al hebben is het de moeite waard aandacht te besteden aan de thuiswerkplek van werknemers. Een goed bureau met voldoende licht en de juiste inrichting zorgen voor een gezonde werknemer die zo productief mogelijk is. Daar hebben zowel werknemer als werkgever baat bij.

Lees ook de tips om werknemers effectief met elkaar te laten samenwerken vanuit huis

 

Beeld via Flickr