Wil je thuiswerken structureel gaan invoeren binnen je bedrijf? Dan zijn er een aantal belangrijke zaken om op te letten. In dit artikel vind je drie handige tips om thuiswerken in goede banen te leiden.
Een aantal jaar geleden was het niet voor te stellen was dat een medewerker standaard een paar dagen per week thuis zou werken. Inmiddels heeft thuiswerken flink aan populariteit gewonnen. Onder medewerkers, maar ook onder werkgevers. Hoe zorg je ervoor dat dit een succes wordt binnen jouw bedrijf?
Thuiswerken? Maak goede afspraken
Als je medewerkers thuiswerken, kun je ze niet meer fysiek zien werken. Dit klinkt ontzettend logisch, maar zorgt bij sommige werkgevers en managers voor problemen. Ze krijgen de behoefte om overmatig te controleren.
Een goede manier om dit te voorkomen, is door van te voren expliciete afspraken te maken over:
- Wanneer je elkaar spreekt via videoconferencing of telefoon
Bijvoorbeeld aan het begin en einde van de werkdag. - Wat er per dag afgerond moet zijn
Spreek ook duidelijke KPI’s af en stuur op die output. - Hoe vaak er pauze moet worden genomen
Sommige medewerkers laten thuis pauzes sneller schieten en werken langer door. Dat is niet gezond en onverstandig. - Wanneer je verwacht dat de medewerker laat weten wat er gedaan is
Verlang dit niet te vaak, anders ben je aan het controleren. Elke week is een goed uitgangspunt.
De ultieme thuiswerkgids voor IT en HR (gratis whitepaper)
In deze gratis whitepaper vind je onder meer de voordelen van thuiswerken (ook na corona), interessante weetjes over thuiswerken, thuiswerktips voor HR én voor IT en een voorbeeld van een thuiswerkcontract.
Houd je aan de zorgplicht en arbowet
Wist je dat je als werkgever een zorgplicht hebt, die ook geldt wanneer je medewerkers thuiswerken? Dit betekent dat je ervoor moet zorgen dat je werknemers:
- Duidelijke instructies krijgen.
- In een veilige omgeving kunnen werken.
- Beschermingsmiddelen en veilig gereedschap krijgen als dit nodig is.
Doe je dit niet? Dan kun je aansprakelijk gesteld worden als je medewerker ziek wordt.
Vanuit de arbowet ben je ook verplicht om ervoor te zorgen dat je medewerkers gezond en veilig kunnen werken. Dit geldt zowel op kantoor als op een thuiswerkplek. Het is dus zaak om deze goed in te (laten) richten.
Richt de thuiswerkplek goed in
Met een laptop op de bank ben je er nog niet. Om goed thuis te werken, moet je medewerker een geschikte, ergonomisch verantwoorde thuiswerkplek hebben. Hierbij hoort:
- Snel internet
- Een goede zakelijke laptop
- Genoeg daglicht, liefst vanaf de zijkant
- Een goed afgesteld bureau
- Een geschikte bureaustoel die je zelf kunt instellen
Gebruik de juiste tools voor thuiswerken
Het is ook belangrijk om goede afspraken te maken over welke tools je medewerker gebruikt bij het thuiswerken. Welke devices zijn het meest geschikt om thuis mee te werken? Meestal is een zakelijke laptop de beste optie. Een desktop is niet mobiel en een laptop voor consumenten heeft bijvoorbeeld minder beveiligingsopties.
Uiteraard heeft je medewerker ook een webcam nog om te kunnen videobellen. Een goede muis en los toetsenbord zijn ook geen overbodige luxe.
Software voor thuiswerken
Bepaal ook welke software gebruikt wordt voor projectmanagement en om onderling te communiceren. Als je dit niet vastlegt, gaan medewerkers zelf op zoek naar software die aan hun behoeften voldoet. Deze zijn niet altijd even veilig. Populaire, veilige projectmanagementtools zijn bijvoorbeeld:
- Jira
- Basecamp
- Asana
- Trello
De meest bekende conference-call oplossingen zijn:
- Zoom
Deze software is volledig gericht op videobellen. Het wordt geroemd om de stabiliteit, maar is ook in opspraak gekomen door beveiligingsproblemen. - Microsoft Teams
Deze oplossing heeft dezelfde opties als Zoom, maar is daarnaast geschikt voor het delen van bestanden en chatten in projectteams. Je kunt er gemakkelijker in samenwerken. - Google oplossingen
Uiteraard zijn er ook Google-oplossingen beschikbaar: Google chat en Google Hangouts Meet.
Tips voor efficiënter online vergaderen
In deze gratis whitepaper ontvang je tips om efficiënter online te vergaderen. Ook delen we de do’s en dont’s van deze populaire vergadermethode.
