Hybride kantoor: zo houd je iedereen betrokken en engaged

Onlangs overgeschakeld op een hybride kantoor? Oftewel, werken je medewerkers deels vanuit huis en deels op kantoor? Dan is het zaak om ervoor te zorgen dat je medewerkers nog steeds betrokken zijn en effectief samenwerken. Hoe doe je dat?

Wat is een hybride kantoor?

Een hybride kantoor is een werkplek die faciliteert dat medewerkers zowel op kantoor als op afstand kunnen werken. Prettig samenwerken staat hierbij centraal. Hybride werken betekent feitelijk goed kunnen werken met een team waarvan een deel op kantoor aanwezig is en de andere medewerkers vanuit huis werken.

Het hybride kantoor is dan ook veel meer een ontmoetingsplek in plaats van een plek waar je de hele dag aan één bureau werkt. Dat is een groot verschil met de manier waarop we voorheen op kantoor werkten.

In dit webinar zie je hoe je de hybride thuiswerkplek er in de praktijk uitziet.

Combinatie van voordelen

In de praktijk werken medewerkers dus zowel thuis als op kantoor. Hierdoor kunnen ze profiteren van de voordelen van allebei de situaties:

  • Op de thuiswerkplek kunnen medewerkers zich vaak beter focussen, hebben ze minder afleiding en een betere werk-privébalans.
  • Wanneer ze naar kantoor gaan, kunnen ze een band opbouwen met collega’s en het bedrijf. Samenwerken gaat live een stuk makkelijker.

Een hybride kantoor kan zelfs bijdragen aan duurzaamheid, doordat medewerkers minder hoeven te reizen naar hun werkplek.

Uitdagingen van het hybride kantoor

Uiteraard heeft zo’n nieuwe manier van werken niet alleen maar voordelen. Over het algemeen hechten medewerkers veel waarde aan het contact met hun collega’s. Dat kan in het gedrang komen doordat men elkaar (veel) minder ziet. Sommige mensen kunnen hier zelfs erg eenzaam van worden.

Wanneer niet iedereen op kantoor aanwezig is, kan dit ook zorgen voor ruis in de communicatie tussen medewerkers. Je kunt namelijk niet even bij elkaar aan het bureau gaan staan om een vraag te stellen. En doordat je de lichaamstaal van iemand niet ziet, zijn ergernissen minder goed zichtbaar. Een vervelend misverstand ontstaat dan sneller.

Veilig hybride werken in 2022

In 2022 staat de veiligheid en gezondheid van medewerkers nog steeds centraal. Je wilt niet dat jouw hybride kantoor een bron van besmettingen is. Maak daarom een goed plan om afstand houden, optimale hygiëne en een maximale bezetting te organiseren.

Tip: deze checklist van Arbonet helpt je om je kantoor veilig in te richten, zodat je de kans op besmetting zo klein mogelijk maakt.

Een gebrek aan betrokkenheid

Tegelijkertijd ligt ook een gebrek aan betrokkenheid bij het bedrijf en team op de loer. Mensen die zich niet betrokken voelen bij de organisatie, identificeren zich ook niet met de doelen van het bedrijf. Dit kan een direct effect hebben op de productiviteit.

Allemaal dezelfde doelen voor ogen hebben, is juist erg belangrijk. Niet alleen vanwege het teamgevoel, maar ook voor een soepele samenwerking. Wanneer medewerkers elkaar echt kennen, weten ze hoe ze elkaar het beste moeten benaderen en wat juist irritatie oproept.

Werknemers betrokken houden

Tip: vergeet het sociale aspect niet. Besteed genoeg tijd en energie aan informele gesprekken om het groepsband te versterken.

Om dit te ondervangen kun je ook op het hybride kantoor dagelijkse of wekelijkse overleggen inplannen. Deze zijn dan offline te volgen, maar ook via videoconferencing-oplossingen als Zoom of Teams.

Maak hier van tevoren goede afspraken over binnen de teams, zodat iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt. Zijn de vergaderingen bijvoorbeeld altijd verplicht of niet? En wat wordt er wel of niet tijdens deze overleggen besproken?

Maak hybride werken gezellig

Juist de informele kletsmomenten bij de lunch en de koffie-automaat zijn normaal gesproken erg belangrijk. Ze zorgen voor een band met het bedrijf en de collega’s. Voorkom dat medewerkers die veel thuis aan het werk zijn, die band verliezen.

Organiseer dus geregeld bedrijfsuitjes of teamuitjes waar gezelligheid voorop staat. Zo kun je bijvoorbeeld naar een escaperoom of dagje pretpark, of houd je het klein met een leuke borrel.

Iedereen houdt van een attent presentje op z’n tijd. Stuur bijvoorbeeld iets leuks bij elke feestdag en koop een gezamelijk cadeautje een verjaardag.

Wist je dat de informele koffiemomenten ook online kan? Bij bedrijf Basecamp werken medewerkers volledig remote. Om toch een band te houden worden virtuele koffiedates georganiseerd waarbij medewerkers aan een willekeurige collega worden gekoppeld om elkaar beter te leren kennen.

Hoe richt je een hybride kantoor in?

Naast de communicatie- en overlegmomenten, houd je werknemers ook betrokken en engaged door aandacht te besteden aan de inrichting van het hybride kantoor. Die is bij voorkeur heel anders dan een traditioneel kantoor, waar je voornamelijk individuele werkplekken vindt.

Op een hybride kantoor vind je verschillende soorten werkplekken die bijzonder geschikt zijn om samen te werken. Denk bijvoorbeeld aan een klassieke boardroom-opstelling, maar ook aan informele vergaderhoeken met een ontspannende inrichting.

Denk ook bijvoorbeeld aan aparte concentratieruimtes waar medewerkers zich terug kunnen trekken om te focussen. Deze stilte is thuis of op de flexwerkplek vaak ver te zoeken.

Technische inrichting vergaderruimte op kantoor

Zijn jouw vergaderruimtes optimaal ingericht op hybride werken? Omdat niet alle deelnemers van een vergadering op locatie aanwezig zijn, is het belangrijk om online en offline vergaderen goed te combineren. Volgens onderzoek van HP wil 80% van de bedrijven investeren in nieuwe manieren om vergaderruimtes te upgraden.

Om hybride vergaderingen soepel te laten verlopen, kun je hightech-oplossingen toepassen in je meetingruimtes. Denk hierbij bijvoorbeeld aan speakers, camera’s en richtmicrofoons. Op het nieuwe kantoor van HP zijn vergaderruimtes bijvoorbeeld voorzien van draadloze technologie, waardoor je direct na binnenkomst beginnen met een vergadering.

Wist je dat tegenwoordig zelfs audio- en videoapparatuur wordt uitgerust met AI-technologie? HP Presence Control em HP Presence See zorgen ervoor dat iedere deelnemer perfect te horen is, zonder achtergrondgeluid. Ook wordt iedereen optimaal in beeld gebracht. Wanneer de vergadering eindigt, richten de camera’s zich naar de vloer voor privacy.

  • Tip: Een handige tool is de HP Elite Slice. Dit is een soort kleine desktop voor in je vergaderruimte waarmee je direct deelnemers kunt toelaten in een vergadering, on-demand bellen en content delen.

De juiste accessoires op kantoor

Om ervoor te zorgen dat medewerkers prettig kunnen wisselen tussen kantoor en thuis, kun je gebruikmaken van flexibele werkplekken voorzien van docking stations of docking displays (docking stations met monitor).

Hiermee heb je maar één kabel nodig om je laptop aan te sluiten op alle randapparatuur, de voeding en internet. Medewerkers kunnen dan hun laptop aansluiten en direct een volledige werkplek openen. Ze zijn zo direct productief zonder dat ze zich een vaste werkplek toe-eigenen.

De juiste accessoires voor op de thuiswerkplek

Natuurlijk moet je de medewerkers thuis ook niet vergeten. Om goed te kunnen videobellen, hebben ze in elk geval een goede zakelijke laptop met headset nodig. Een losse muis en keyboard zijn dan weer onmisbaar om een goede werkhouding te stimuleren.

Benieuwd wat je als IT-afdeling nog meer moet faciliteren voor thuiswerkers? Lees hier alles over de belangrijkste thuiswerktools.

Onderweg optimaal kunnen werken

Wanneer je medewerkers hybride werken, is de kans groot dat ze regelmatig onderweg de laptop openklappen. Leon Backbier, Manager ICT bij EndemolShine, vertelt hoe hij dat faciliteert.

“Het is belangrijk dat onze services naadloos mobiel zijn.”, vertelt hij. “We werken dan ook veel in de cloud en gebruiken de features van HP-laptops. Neem de mogelijkheid om een simkaartje toe te voegen. Heb je geen wifi? Dan pak je gewoon 4G!”

Van fulltime thuiswerken terug naar kantoor

Voor veel mensen is de terugkeer naar kantoor een flinke omslag in hun manier van werken. Sommigen hebben bijna twee jaar volledig thuisgewerkt voordat ze de stap naar hybride werken kunnen en willen maken.

Geef deze mensen de ruimte om zelf aan te geven hoe vaak ze naar kantoor willen komen. Ze moeten namelijk weer wennen om de hele dag rond collega’s te zijn, de werkvloer is immers een stuk drukker dan de gemiddelde thuiswerkplek.

Houd ook rekening met nieuwe medewerkers die thuiswerkend zijn begonnen. Zij verdienen wat extra aandacht om zich écht welkom te voelen binnen het bedrijf, ook als ze al een paar maanden aan het werk zijn. Het kantoor is voor hen namelijk een volledig nieuwe omgeving.

Tip: een welkom-terugpakket

De terugkeer naar kantoor gaat in de meeste situaties gepaard met een aantal nieuwe regels over afstand houden en een maximaal aantal mensen. Het kan dan ook verleidelijk zijn om medewerkers direct te vertellen wat er allemaal moet en niet mag. Dat kan verstokte thuiswerkers afschrikken om het hybride kantoor een echte kans te geven.

Het is veel leuker om de terugkeer naar kantoor een positieve draai te geven, bijvoorbeeld met een welkomspakketje. Mogelijke inhoud? Denk aan een leuke mok, handcrème voor na het ontsmetten, en een noise-cancelling koptelefoon om de collega’s even niet te hoeven horen.

Lees ook

Veelgestelde vragen over het hybride kantoor

Hoe is het hybride kantoor anders dan het 'standaard kantoor'?

Het grote verschil tussen het hybride kantoor en het ‘standaard kantoor’, is de functie. Waar we vroeger al onze werkzaamheden op kantoor uitvoerden, ligt daar nu vooral de focus op samenwerking. Wanneer een medewerker juist gefocust wil werken, is het tijd voor een thuiswerkdag. Lees hier meer over het hybride kantoor.

Hoe houd je thuiswerkers betrokken bij een hybride kantoor?

Wanneer een groot deel van je medewerkers geregeld thuiswerkt, loop je het risico dat zij de binding met het bedrijf en de collega’s verliezen. Het kan dan helpen om regelmatig gezamenlijke conference calls te plannen, en gezellige activiteiten te initiëren.

Hoe stimuleer ik medewerkers terug naar kantoor te komen?

Ervaren je thuiswerkende medewerkers een drempel om naar kantoor te komen? Geef ze dan vooral genoeg tijd. Ook is het slim om het terugkeren naar kantoor aantrekkelijker te maken, bijvoorbeeld met een welkom-terug-pakketje. Lees hier meer over hybride werken.