Hybride werken: hoe bepaal je de ideale balans voor je werknemers?

Het ziet ernaar uit dat hybride werken een blijvertje is, toch is de exacte invulling daarvan voor veel mensen nog onduidelijk. Hoe verdeel je de werktijd thuis en op kantoor? Oftewel: wat is de ideale balans voor hybride werken? Lees hier hoe je dit als bedrijf en HR-afdeling aanpakt.

Sinds begin 2020 werken veel werknemers grotendeels thuis. In het begin was dit vooral een noodzakelijk kwaad, maar inmiddels beginnen steeds meer bedrijven en medewerkers de voordelen van hybride werken te zien. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

  • Minder reistijd, reiskosten en files
  • Een betere verdeling tussen werk en privé

Toch kleven er ook een aantal nadelen aan het vele thuiswerken, denk bijvoorbeeld aan eenzaamheid en een gebrek aan betrokkenheid. Daarom is het belangrijk om na te denken over hoe je als werkgever een goede verdeling bepaalt tussen thuiswerken en werken op kantoor.

Ga met je medewerkers in gesprek over hybride werken

Zoveel mensen, zoveel wensen. Sommige medewerkers zijn dolblij om niet iedere dag naar kantoor te hoeven, maar niet iedereen is even enthousiast. Het is daarom wel zo praktisch om te onderzoeken wat je medewerkers eigenlijk van hybride werken vinden.

Bepaal ook gezamenlijk wat je precies verstaat onder ‘hybride werken’. Is één kantoordag per week voldoende, of denken de meeste medewerkers meer aan één thuiswerkdag per week?

Dit kun je in kaart brengen door het gesprek aan te gaan met je medewerkers. In een klein bedrijf kan dit door middel van een algemene vergadering. Bij een groter bedrijf kun je denken aan het uitzetten van een enquête of gesprekken door middel van focusgroepen.

Trial en error

De meeste bedrijven zijn nog niet gewend aan hybride werken. Voor veel medewerkers is het even wennen om niet de hele week op kantoor te zitten. Het kan dus zijn dat ze het moeilijk vinden om goed aan te kunnen geven welke wensen zij hebben omtrent de nieuwe afspraken.

In de praktijk zullen daarom niet alle afspraken direct het gewenste resultaat geven. Het is dan ook slim om regelmatig te evalueren en zo nodig de afspraken aan te passen.

Vaste kantoordagen of flex?

Nu kun je er natuurlijk voor kiezen om iedere medewerker zelf zeggenschap te geven over wanneer hij/zij thuiswerkt en wanneer op kantoor. Hiermee geef je de medewerkers veel vrijheid en autonomie.

Het hybride kantoor is een ontmoetingsplek en rustige ruimte voor mensen met een drukke thuissituatie tegelijk.

Deze manier van werken kan helaas ook leiden tot verwarring en vervelende misverstanden wanneer medewerkers niet van elkaar weten wanneer wie aanwezig is. Dit zou je kunnen ondervangen met een aanwezigheidsschema. Het is handig om af te spreken dat deze een week van tevoren ingevuld moet zijn.

Hybride werken: teamdagen of juist verspreiden?

Vervolgens rijst al snel de vraag: is het handig om alle leden van een bepaald team op dezelfde dag te laten komen, of is het juist slimmer om te mixen? Het antwoord op deze vraag hangt sterk af van de manier van samenwerken binnen het bedrijf. Ook in dit geval is het slim om aan medewerkers te vragen welke manier van werken zij prettig vinden.

Uiteraard kan ook worden samengewerkt door middel van videoconferencing.

  • Fungeren de teams als een soort aparte eilandjes die weinig met elkaar hoeven samen te werken? Dan kun je overwegen om aparte teamdagen in te lassen.
  • Wordt er juist veel samengewerkt tussen verschillende teams? Dan is het wellicht handiger om per dag mensen uit verschillende teams op kantoor te laten werken.

Daarom is het slim om vaste afspraken te maken per type medewerker. Door personeel te segmenteren en in te delen in persona’s, kun je op een overzichtelijke manier afspraken maken en vastleggen.

Benieuwd wat de voordelen van segmenteren zijn en hoe je jouw medewerkers in persona’s kunt indelen?

De ideale balans bij hybride werken

Om tot de ideale balans voor hybride werken te komen, kun je ook kijken naar de functies van het kantoor en de thuiswerkplek. Zo heeft het kantoor steeds meer de rol van ontmoetingsplek tussen collega’s en met klanten. Elkaar fysiek zien, zorgt vaak voor een betere band.

Ook wanneer er gevoelige onderwerpen besproken worden, is het belangrijk om elkaar fysiek te ontmoeten. Denk bijvoorbeeld aan een slechtnieuwsgesprek, maar ook aan bedrijfsgevoelige informatie.

Het thuiskantoor is juist erg geschikt voor situaties waarbij medewerkers zich moeten kunnen concentreren. Ook is thuiswerken ideaal wanneer hij of zij tussendoor de kinderen uit school haalt, mantelzorg verleent of boodschappen doet. Deze uren kunnen op een ander moment ingehaald worden.

Hybride kantoor inrichten

Een geschikt hybride kantoor faciliteert samenwerking, zowel offline als online. Denk hierbij aan inspirerende vergaderruimtes waarbij het altijd mogelijk is om een online deelnemer aan te haken door middel van schermen.

Thuiswerkplek inrichten

Hoe richt je de thuiswerkplek goed in? In de basis heeft iedere thuiswerker een goed bureau en een verstelbare bureaustoel nodig. De verdere inrichting hangt af van de werkzaamheden en voorkeuren.

Hierbij kun je bijvoorbeeld gebruik maken van persona’s. Data-analisten zijn bijvoorbeeld gebaat bij een tweede scherm en servicemedewerkers worden blij van een draadloze headset.

Lees ook

Veelgestelde vragen over de ideale balans bij hybride werken

Wat is hybride werken?

Hybride werken is een combinatie van thuiswerken en werken op kantoor. Hierbij profiteer je van de voordelen van beide werkplekken. Benieuwd naar de ideale balans bij hybride werken? Lees er alles over.

Wat is het verschil tussen hybride werken en hybride werkplek?

Wanneer we het hebben over hybride werken, bedoelen we het combineren van thuiswerken en werken op kantoor. De hybride werkplek is een verzamelnaam voor de hardware en software die een medewerker gebruikt om zowel op kantoor als thuis te werken. Benieuwd naar de must haves voor thuiswerkers?

Welke afspraken maak je bij hybride werken in de praktijk?

Als je als organisatie begint met hybride werken, is het belangrijk om goede afspraken te maken. Leg in je arbeidscontracten bijvoorbeeld vast hoeveel medewerkers mogen thuiswerken. Lees hier meer over het maken van afspraken bij hybride werken.