Sinds begin 2020 is hybride werken bijzonder populair. Medewerkers werken grotendeels thuis en komen vooral naar kantoor om samen te werken. Welke werkafspraken zijn bij deze constructie essentieel?
Het hybride werken is totaal anders dan onze traditionele manier van werken. Waar het vroeger duidelijk was waar we ons van 9 tot half 6 bevonden, kunnen medewerkers nu altijd en overal werken.
Het is dan ook belangrijk om heldere afspraken te maken over hybride werken. Leg in elk geval de volgende zaken vast:
- Thuiswerkdagen in arbeidscontracten
- Afspraken over wanneer je op kantoor werkt
- Werken met dezelfde samenwerkingstool
Hybride werken faciliteren: thuiswerkdagen in het contract
Veel organisaties hadden al voor 2020 vastgelegd hoeveel hun medewerkers mochten thuiswerken. Dit was vaak beperkt tot één of twee dagen per week. Uit de Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden van het CBS blijkt dat medewerkers in de praktijk in 2019 gemiddeld zes uur per week thuiswerkten.
“Deze verandering heeft zelfs een grotere en snellere impact dan de uitvinding van de telefoon en de PC.” -Killan Wawoe, organisatiepsycholoog aan de Vrije Universiteit Amsterdam.
Sinds begin 2020 is het thuiswerken echter meer regel dan uitzondering geworden. Nu we meer hybride werken is het belangrijk om aanpassingen te doen in de arbeidscontracten van je teams.
Is één kantoordag per week voldoende?
Zo kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om een streven vast te leggen om medewerkers minstens een dag per week op kantoor te laten verschijnen om binding te houden met het bedrijf en de collega’s. Of dit voldoende is, hangt af van je personeel zelf. Je kunt hun voorkeur bevragen in een enquête.
Het helpt hierbij om je medewerkers te verdelen in persona’s. Voor een programmeur die vooral alleen werkt, kan het veel prettiger zijn om thuis te werken dan voor een marketeer die veel overlegt.
Download de whitepaper: De samenwerktools voor grote organisaties
In deze gratis whitepaper n deze whitepaper ontdek je welke rol hardware speelt bij online samenwerken, hoe je de juiste software kiest, hoe je hybride meeting rooms slim en productief inricht én hoe je ervoor zorgt dat de tools die je als organisatie aanreikt ook echt gebruikt worden.
Werken op het hybride kantoor: wanneer wel en niet?
Wanneer het gaat om hybride werken, heeft het kantoor een nieuwe functie gekregen. Het is niet de bedoeling dat medewerkers dagelijks naar kantoor komen om de hele dag aan hetzelfde bureau te werken. Het kantoor is juist meer een soort ontmoetingsplek, waar bijvoorbeeld creatieve brainstorms en belangrijke kennismakingen plaatsvinden.
Benieuwd hoe je iedereen tijdens het hybride werken betrokken en engaged houdt?
Andere meetings zijn dan juist meer geschikt om via videoconferencing te houden. Bijvoorbeeld dagelijkse en wekelijkse videocalls om zaken af te stemmen en de betrokkenheid binnen teams op peil te houden. Zorg dat iedereen van deze nieuwe manier van werken op kantoor op de hoogte is, bijvoorbeeld via een e-mail.
Wanneer het kantoor de combinatie van thuiswerken en werk op kantoor faciliteert, spreken we van een hybride kantoor. Lees hier meer over de kenmerken en aandachtspunten van het hybride kantoor.
Hoe weet je wie op kantoor werkt en wie thuis (of niet)?
Omdat thuiswerkdagen vroeger veel minder ingeburgerd waren, zorgden medewerkers vaak dat iedereen goed op de hoogte was wanneer ze vanaf de keukentafel gingen werken. Hoe zorg je nu hybride werken de norm wordt voor een duidelijke communicatie?
Een oplossing is het werken met een intekenlijst in de cloud. Hierop kan iedereen invullen wanneer hij of zij naar kantoor gaat. Is de lijst op een bepaalde dag vol? Dan kan er niemand meer bij. Op deze manier wordt het ook niet te druk op kantoor.
En heeft een medewerker een vrije dag? Dan kan dit in de gedeelde agenda worden ingepland, zo is er minder kans op verwarring. Er zijn ook online tools, zoals Microsoft Teams en Slack, beschikbaar waarop je kunt zien of iemand aan het werk is, in een meeting zit of afwezig is.
Maak duidelijke afspraken
Welke oplossing je ook kiest, maak in ieder geval duidelijke gebruiksafspraken, zodat er geen verwarring ontstaat of iemand nu wel of niet aan het werk is. Want als werkgever wil je ook de werk-privébalans van je werknemers bewaken. En dat houdt onder andere in dat je wilt voorkomen dat iemand op zijn vrije dag continu gebeld en geappt wordt.
Hybride werken met dezelfde samenwerkingstool
Een andere manier om hybride werken in goede banen te leiden, is door een eenduidige keuze te maken voor een online samenwerkingstool, zoals Microsoft Teams. Zo weet iedereen altijd en over de juiste bestanden te vinden en hoeven medewerkers niet te switchen tussen veel verschillende programma’s.
Microsoft Teams is een alles-in-één-oplossing voor:
- Cloudopslag, bestanden delen en hier samen in werken
- Beveiliging
- Videoconferencing
- Chatten
- Bellen
Een betere verdeling tussen werk en privé
Microsoft Teams kan ook helpen bij een betere werk-privébalans. Wanneer je medewerkers via mail, whatsapp en andere applicaties communiceren over werk, wordt het steeds lastiger om even ‘uit’ te staan in de avonduren en het weekend.
“Daarom gebruiken we bij Microsoft geen consumenten-chatapplicaties meer voor het werk. We chatten alleen nog maar binnen Microsoft Teams. Je kunt daarvan ‘s avonds ook de meldingen uitzetten.” vertelt Michel Bouman, Territory Channel Manager Modern Work bij Microsoft.
De ultieme thuiswerkgids voor IT en HR (gratis whitepaper)
In deze gratis whitepaper vind je onder meer de voordelen van thuiswerken (ook na corona), interessante weetjes over thuiswerken, thuiswerktips voor HR én voor IT en een voorbeeld van een thuiswerkcontract.
Lees ook
