Steeds meer organisaties combineren het werken op kantoor met werken vanuit huis en andere locaties: het hybride werken. Wat zijn de do’s en don’ts om de productiviteit hoog te houden als niet iedereen op dezelfde plek werkt? We spreken erover met Marc Neuteboom, senior accountmanager New Business bij H&R Business Solutions.
Volgens Marc is hybride werken een stuk efficiënter dan dat je medewerkers de hele week op kantoor zitten. “Vanaf één plek werken is inmiddels verleden tijd. Het kantoor is een soort ontmoetingsplek geworden”, vertelt hij. “Bij veel bedrijven zijn er zelfs geen vaste plekken meer.”
Waar werkgevers vroeger nog vaak huiverig waren om medewerkers thuis te laten werken, geven steeds meer bedrijven hun mensen nu flexibiliteit en vrijheid. Toch zijn er een aantal zaken die je in de gaten moet houden wanneer je de productiviteit hoog wilt houden.
Tip: lees hier meer over het nieuwe hybride kantoor.
Productiviteit verhogen? Zet een stip op de horizon
Als je als bedrijf een duidelijk doel hebt waar je naartoe werkt, geeft dit richting aan je medewerkers. “Dit geeft een goed voorbeeld, ongeacht waar of wanneer je aan het werk bent.” Hierbij is het van belang dat je meetbare doelen stelt en heldere prioriteiten bepaalt.
Vertrouwen is belangrijk
Als je medewerkers niet allemaal op kantoor zijn, is het lastig te bepalen of ze daadwerkelijk aan het werk zijn. “Als je een werknemer niet kunt zien, denk je misschien dat die persoon niets aan het doen is. Ik denk dat mensen juist buiten kantoor productiever kunnen zijn. Daarbij komt dat veel werkzaamheden meetbaar zijn”, stelt Marc.
Toch pleit Marc ervoor om je medewerkers vooral zelf de controle te geven, in plaats van te willen controleren. “Door bevoegdheden bij je mensen neer te leggen, houd je de binding met het bedrijf.”
“Dat is belangrijk, want als een werknemer lang thuiswerkt, kan die persoon de affiniteit met de organisatie verliezen. Zodra je die werknemer verantwoordelijkheden geeft, zie je dat de productiviteit stijgt.”
Geef ruimte voor maatwerk
Volgens Marc is het ontzettend belangrijk om goed te luisteren naar de wensen van de medewerkers zelf. Dat gaat niet altijd goed. “Wanneer je mensen in hokjes drukt, voelen ze zich minder prettig. Hoe flexibeler de werkgever, des te groter de betrokkenheid en productiviteit van de medewerkers zijn.”
Advertorial Gratis whitepaper hulp bij innovatie
Benieuwd hoe je als IT-manager je IT-beheer nog verder versimpelt en zo je IT-afdeling vrijspeelt voor innovatie-projecten? Download dan de gratis whitepaper ‘Innovatie dankzij slim IT-beheer’.
Wat kan de IT-afdeling doen om de productiviteit te verhogen?
Een goed ingerichte werkplek kan volgens Marc bijdragen aan een hogere productiviteit bij hybride werken. “Houtje-touwtje oplossingen zorgen voor irritaties. Als een oplossing niet goed werkt, gaan mensen zelf experimenteren met onveilige alternatieven. Ook maak je het gras bij de buurman dan indirect groener, als de concurrent het wel goed ingericht heeft.”
Onderzoek bijvoorbeeld eens welke devices je het beste kunnen faciliteren. “Je moet hierbij kijken naar gebruik. Wat zijn de werkzaamheden van een gebruiker?”, vertelt Marc. “Als een werknemer basic kantoorwerk uitvoert, is een basic werkplekomgeving voldoende.”
Het exacte type device hangt ook af van de functie van de medewerker. “Een 13 inch laptop is voor een receptionist bijvoorbeeld veel te klein. Voor mensen die met Excel werken, kun je nogal wat resources uit de cloud gebruiken. En een accountmanager die veel buiten de deur is, heeft juist weer geen enorm scherm nodig.”
Lees alles over het gebruik van persona’s bij het bepalen van de beste devices.
Laptop of pc?
Voor de meeste medewerkers is een laptop het prettigst om op te werken. Deze kun je gemakkelijk van de ene werkplek naar de andere verplaatsen. “Al zijn grafische medewerkers wel gewend om met enorme bakbeesten te werken, die verplaatsen zich ook niet zo veel.”
“Als medewerkers echt met zware applicaties werken, kun je er wel voor kiezen om een eigen workstation te geven. Zij kunnen zware taken dan namelijk een stuk sneller uitvoeren.”
Denk ook aan veiligheid bij hybride werken
Bij hybride werken speelt ook security een belangrijke rol. Als dit niet op orde is, kunnen medewerkers niet veilig werken. “Denk bijvoorbeeld aan de impact van hybride werken op de infrastructuur. Welke invloed heeft deze manier van werken op applicaties en datasets?”
Marc raadt aan in elk geval te kijken naar multifactor-authenticatie, bijvoorbeeld met een authenticatieapp. Zo voorkom je dat iedereen met een gekraakt wachtwoord zomaar je systemen in kan.
Welke rol kan H&R hierin spelen?
“We zien dat sommige bedrijven beknibbelen op de thuiswerkplek, bijvoorbeeld met een oude monitor”, vertelt Marc. Dit zorgt ervoor dat je medewerker zich minder gewaardeerd voelt, waardoor je hem uiteindelijk kunt kwijtraken.
“Je wilt dat je medewerker affiniteit houdt met het bedrijf en vooral prettig kan werken. H&R kan hier een belangrijke rol in spelen door te zorgen voor goede en vooral passende devices.”
Daarnaast kan H&R je helpen door efficiënter om te gaan met IT-middelen. Doordat er minder op locatie wordt gewerkt, is het mogelijk over te stappen naar SaaS-oplossingen als Microsoft Azure en Office 365. “Tot slot kunnen we de operationele kosten inzichtelijk maken, waardoor je kunt optimaliseren en besparen.”
Advertorial Gratis whitepaper hulp bij innovatie
Benieuwd hoe je als IT-manager je IT-beheer nog verder versimpelt en zo je IT-afdeling vrijspeelt voor innovatie-projecten? Download dan de gratis whitepaper ‘Innovatie dankzij slim IT-beheer’.
Lees ook
