IT als enabler

31 mei, 2021

Zo houdt de IT-afdeling van Stella Fietsen meer tijd over voor innovatie

Als IT-afdeling heb je het vaak ontzettend druk met de waan van de dag. Hoe houd je dan toch tijd over voor innovatie? We spreken erover met Rens de Guijtenaere, Infrastructure Project Manager & ITSM bij Stella Fietsen, en Tom Berends van H&R Business IT Solutions.

4 minuten

Innovatie bij Stella fietsen

Stella Fietsen is een bijzonder innovatief bedrijf. “Wij ontzorgen onze klanten volledig”, vertelt Rens. “De klant kan vanuit huis een afspraak maken voor een demonstratierit, we komen dan met het gewenste model aan huis. Hij maakt dan eerst een proefrit en beslist direct of later of hij de fiets wenst te kopen.”

“Natuurlijk is het ook mogelijk om bij een van onze vestigingen de fietsen uit te proberen en aan te schaffen. Dit vergt natuurlijk wel veel flexibiliteit van de afdeling Business Technology.”

“Alle tools die een Stella buitendienstmedewerker nodig heeft, dienen te allen tijde op iedere gewenste locatie beschikbaar te zijn via onze systemen. Denk hierbij aan toegang tot software, fietshistorie en klantdata. De apparatuur moet daarom altijd verbonden zijn met ons netwerk”, vertelt hij.

Een IOT-simkaart

Ook op het gebied van producten is de organisatie flink aan het innoveren. Er wordt op dit moment bijvoorbeeld gewerkt aan ‘zorgeloos fietsen’. 

“We willen een IOT-simkaart uitbrengen voor nieuwe fietsen waarmee je volledig verbonden bent met de cloud”, vertelt Rens. Om deze innovatie mogelijk te maken, besteedt Stella Fietsen een deel van het IT-beheer uit aan H&R.

Ontdek vier tips om nieuwe technologieën toe te passen binnen je bedrijf.

Onboarding: levering van devices uitbesteden

Zo neemt H&R de levering van devices uit handen, dit biedt Stella Fietsen veel flexibiliteit. “Voor ons is dat heel prettig, want we zitten eigenlijk altijd in een soort groeispurt”, vertelt Rens. 

“Zo hebben we in anderhalve maand ruim honderd nieuwe medewerkers verwelkomd, waar we ontzettend veel nieuwe hardware voor nodig hadden. We registreren de hardware per medewerker. Op basis van het profiel zorgen we ervoor dat alle software beschikbaar is.”

Hier heeft de IT-afdeling van Stella Fietsen weinig omkijken naar. “Vroeger werd de inkoop geregeld met mailtjes, dat kostte veel tijd”, blikt Tom terug. “Nu zetten we dat in een systeem en werken we met ticketnummers. Als er dan met een bepaald device iets is, kunnen we dat direct herleiden.”

Persona’s voor medewerkers

Wil je dat je medewerkers prettig en productief werken? Dan kom je er tegenwoordig niet meer mee weg om bij iedereen dezelfde desktop op het bureau te zetten. Lees in deze whitepaper alles over het segmenteren van je werknemers om de productiviteit te verhogen.

Downloaden
personas-voor-medewerkers

Binnen een dag een nieuw device

H&R heeft een flinke voorraad aangelegd waaruit Stella direct kan bestellen, er is dus vrijwel geen wachttijd. “Wanneer zij 25 devices bestellen, vullen we dat direct aan”, vertelt Tom. Zo kan H&R garanderen dat hardware bestellingen altijd binnen een dag bij Stella Fietsen op locatie zijn. “Als ik wil, kan ik het zelfs daar ophalen”, vult Rens aan.

Voor Stella Fietsen werkt dit systeem erg goed. “We willen liever niet te veel voorraad op locatie”, vertelt Rens. “Ik heb hier niet zoveel ruimte en wil ook gewoon dat de devices veilig liggen.”

Microsoft-oplossingen onderbrengen

Sinds kort heeft Stella Fietsen ook de Microsoft licenties ondergebracht bij H&R. Ze hebben nu zelf de controle en hoeven niet meer over verschillende schakels te gaan om een extra licentie te activeren.

Dit wordt gedaan door de koppeling tussen Ydentic en de Also Cloud Marketplace, H&R is hierin de partij die de administratieve taken afhandelt en zorgt voor een overzichtelijke facturatie.

Microsoft Autopilot en Intune

“We willen graag ook aan de slag met Microsoft Autopilot en Intune”, vertelt Rens. “Wanneer je dan een nieuwe medewerker in dienst krijgt, kun je die direct koppelen aan een laptop. H&R stuurt het device dan volledig ingespoeld naar de gebruiker, dat is super makkelijk.”

“In principe hoeft de gebruiker het device alleen maar aan te zetten en kan hij of zij direct beginnen”, stelt Tom. Dit scheelt uiteraard ook veel tijd voor de IT-afdeling.

Wanneer niet uitbesteden?

Toch heeft Rens de ervaring dat je niet alles moet uitbesteden als IT-afdeling. “We werkten eerst bij een partner waarbij we alles op het gebied van systeembeheer, netwerkbeheer en servicebeheer geoutsourcet hadden.” 

“De servicedesk zat alleen niet in hun DNA, dat werkte niet zo goed. Daarom besloten we de servicedesk weer inhouse te laten draaien, daarvoor hebben we zelf mensen aangenomen.”

Een eigen servicedesk

“Onze eigen mensen weten wat ik van ze verwacht: tevredenheid van onze interne klant (Stella Fietsen) en zorgen dat we in control zijn. Daarnaast is het ook belangrijk om de gebruikers mee te laten denken en de verantwoordelijkheid te delen.”

“Er is een Self Service Portal dat vanaf elke locatie beschikbaar is. Hier kan een gebruiker software, een update of toegang tot een mailbox aanvragen.” 

“De betreffende manager kan de aanvraag goedkeuren, waarna deze indien mogelijk automatisch word afgehandeld. De servicedesk verifieert en controleert deze achteraf dan nog op basis van steekproeven”, vertelt Rens.

IT-beheer inrichten en optimaliseren: zo doe je dat

Het laten monitoren van werkplekken

Om de interne processen meer te stroomlijnen, zijn Stella Fietsen en H&R in gesprek over het monitoren van de werkplekken. “Dat is belangrijk, zeker nu zeventig procent van onze gebruikers op afstand zitten”, vertelt Rens. 

Tom legt uit dat een partner als H&R dit allemaal uit handen kan nemen. “Vragen over updates, vergeten wachtwoorden en vastgelopen systemen kunnen wij in beheer nemen, dat scheelt veel tijd voor systeembeheer. En zo kunnen zij zich weer richten op de innovatie van Stella Fietsen als organisatie.”

Lees ook:

Neem contact op

Heb je een vraag die (nog) niet in een artikel beantwoord wordt of wil je gericht advies voor jouw organisatie? Vul dan het formulier in en wij brengen jou vrijblijvend in contact met één van onze HP-experts.

Contact
Contact HP