Zo wordt IT-beheer kinderspel

Hoe houd je als IT-manager alle ballen in de lucht met steeds meer nieuwe apparaten en protocollen, virtualisatie en mobiliteit? Een juiste balans tussen uitbesteden en zelf doen, scheelt veel werk. Plus vier tips om het IT-beheer te versimpelen.

Als IT-manager voel je je waarschijnlijk soms net het schaap met vijf poten. Het beheer van onder meer de infrastructuur (datacenter, on-premise), de cloud, het netwerk, de werkplek en applicaties; alles ligt op jouw schouders.

En dan wordt er ook nog van je verwacht dat je anticipeert op innovatieprojecten. En dat laatste wil je ook graag. In plaats van als remmende factor te worden gezien, wil je actief meedenken hoe jouw afdeling het bedrijf helpt concurrerend te blijven. Door al het IT-beheer ontbreekt de tijd hiervoor echter.

De vraag is dan ook: hoe houd je het IT-beheer beheersbaar en houd je meer tijd over om je bezig te houden met innovatie? Allereerst door onderscheid te maken tussen drie vormen van IT-beheer:

Technisch beheer

Technisch beheer is de breedste en meest gangbare vorm van IT-beheer. Het betekent dat de infrastructuur en bijbehorende technische voorzieningen operationeel blijven, onderhouden en eventueel vernieuwd worden. Denk aan de servers en opslag, de netwerken (vast en mobiel), de inrichting van werkplekken, en de koppelingen tussen alle apparaten (laptop, smartphone, tablet).

Lifecycle management zou je hier ook onder kunnen rangschikken: de hardware moet up-to-date blijven, de firmware-versies moeten worden bijgewerkt en de laatste software-updates geïmplementeerd. En dit alles moet goed geborgd zijn, zodat je een betrouwbare infrastructuur realiseert.

In principe kan je deze taken uitbesteden aan een IT-partner, zodat je eigen afdeling meer tijd heeft om zich te focussen op het applicatiebeheer en/of innovatieprojecten.

Technisch applicatiebeheer

Bij technisch applicatiebeheer draait het erom dat de applicaties binnen een bedrijf of instelling (ERP, CRM, desktop publishing e.d.) up-to-date zijn en werken zoals het moet. Dit onderdeel van IT-beheer is makkelijk uit te besteden.

Een businesspartner zoals H&R Business IT Solutions heeft bijvoorbeeld de knowhow in huis om Microsoft SQL Server zowel te installeren als te onderhouden. Het technisch onderhoud valt in dat geval onder de verantwoordelijkheid van de IT-partner. Voor het functioneel beheer is echter een Database Administrator (DBA) nodig, die niet per se onderdeel uitmaakt van IT-afdeling.

Voor gespecialiseerde applicaties als AutoCAD hebben bedrijven meestal zelf de knowhow van het technisch applicatiebeheer in huis of schakelen direct met de leverancier.

Functioneel applicatiebeheer

Functioneel applicatiebeheer heeft veel minder met techniek te maken, maar met het beheer van alle informatie. Meer dan ooit is het van belang om op het gewenste moment over de juiste informatie te kunnen beschikken. Er zijn verschillende methodes bekend (zoals BiSL en FSM); sommigen spreken ook van business informatiemanagement.

In de praktijk komt het er op neer dat werknemers toegang hebben tot bedrijfsprocessen, zonder dat er vertraging of een storing optreedt. Het inplannen en uitvoeren van onderhoud en vervanging valt meestal onder technisch applicatiebeheer. Maar de aansturing valt wel onder functioneel applicatiebeheer. Deze taak zul je minder snel uitbesteden.

Uitzonderingen: Virtualisatie en MS Exchange

Er zijn natuurlijk altijd dwarsverbanden mogelijk tussen de verschillende vormen van IT-beheer. Bij traditionele IT-afdelingen verricht de applicatiebeheerder veelal ook de functionele werkzaamheden. Dat vormt eigenlijk alleen maar extra belasting.

Je kan een applicatiebeheerder beter ontzorgen: zo kan H&R Business IT Solutions zowel het technisch als het functioneel applicatiebeheer uitvoeren van een product als Microsoft Exchange.

En voor het operationeel systeembeheer mag je van een IT-partner ook verwachten dat het verstand heeft van virtualisatie (VMware vSphere & Microsoft Hyper-V) en overige infrastructuur-zaken.

Tips voor IT-beheer

Wil je meer tijd voor innovatie en minder tijd spenderen aan het beheer? Deze 5 tips om het IT-beheer te versimpelen helpen je daarbij:

1. Richt een goede monitoringomgeving in
Met de juiste tools zie je als IT-manager in één oogopslag hoe gezond de IT-omgeving is: in de breedte én de diepte. Wanneer je tot in detail wil zien hoe alles werkt, dan is een goede monitoringsomgeving onmisbaar. Voorbeelden: PRTG Network Monitor en Nagios (open source).

2. Automatiseer waar mogelijk
Automatiseer veelvoorkomende, arbeidsintensieve, handmatige taken. Zo kun je bijvoorbeeld de data die uit de monitoring komt automatisch koppelen aan een actie. Dit valt onder je beheer. Het is weliswaar een repetitief proces, maar dan geautomatiseerd en op basis van informatie uit je systemen.

3. Houd beheerdocumentatie up-to-date
Het komt helaas nog regelmatig voor dat een systeembeheerder bij een bedrijf binnenkomt en te horen krijgt dat er geen documentatie voorradig is. Dat is niet meer van deze tijd. De vraag is of je in zo’n geval nog wel een goede systeembeheerder kunt aantrekken…

4. Selfservice eindgebruikers (werknemers)
Denk bij selfservice bijvoorbeeld aan de installatie van een nieuwe laptop volgens het OOBE-concept (out-of-box-experience). De werknemer ontvangt zijn nieuwe device, voert zijn gegevens in en de werkomgeving wordt exact zo uitgerold zoals jij dat wilt. Binnen een half uur is het apparaat klaar voor gebruik, zonder dat er een IT-beheerder voor nodig is.

5. Maak een FAQ-pagina
Daarnaast is een ticketing-systeem inclusief knowledgebase handig: een documentatiesysteem voor werknemers waarin veelvoorkomende vragen en problemen staan die werknemers helpt om zaken zelf op te lossen. De IT-afdeling wordt op die manier ontlast en kan zich wijden aan haar kerntaken.

Benieuwd hoe je als IT-manager je IT-beheer nog verder versimpelt en zo je IT-afdeling vrijspeelt voor innovatie-projecten? Download dan de gratis whitepaper ‘Innovatie dankzij slim IT-beheer’.