Duurzaam mobiel werken? De quick wins volgens ACES Direct

Mobiel werken levert een belangrijke bijdrage aan het verminderen van je milieu-impact. ‘Maar er zijn meer quick wins waarmee je het verschil maakt’, stelt Paul van Erp van ACES Direct. Hij deelt een aantal van die quick wins waardoor medewerkers bovendien effectiever en productiever kunnen werken.

ACES Direct heeft maatschappelijk verantwoord ondernemen hoog in het vaandel staan. De ICT-reseller uit Tilburg streeft al jaren naar een zo duurzaam mogelijke bedrijfsvoering en ondersteunt bedrijven die ook de transitie willen maken. Sinds een aantal jaar heeft ACES Direct een speciaal team dat zich bezighoudt met CO2-reductie en de integratie van milieu, duurzaamheid en maatschappij in de dagelijkse werkzaamheden.

Onlangs ontving het bedrijf certificaten voor het behalen van niveau 3 op de CO2- en de MVO-prestatieladder. Ook in klantgesprekken voert duurzaamheid steeds vaker de boventoon, merkt Paul van Erp. Als Solution Advisor Mobility helpt hij klanten met het inrichten van een mobiele werkplek die aansluit bij de bedrijfsbehoeften en maatschappelijke trends.

‘De invoer van mobiel werken an sich is al een belangrijke eerste stap in de verduurzaming van je bedrijf. De crisis rondom COVID-19 benadrukt dat. Het gros van de werknemers werkt nu thuis en wat zie je: geen files, een enorme afname in uitstoot en efficiëntere vergaderingen. We ontmoeten elkaar noodgedwongen via Microsoft Teams of Zoom, merken hoe goed dat eigenlijk gaat en wat voor besparingen het oplevert.’

Effectief mobiel werken

Van Erp onderscheidt een aantal voorwaarden voor een effectieve invoer van mobiel werken, die er bovendien voor zorgen dat je als organisatie verduurzaamt en je medewerkers productiever werken.

# Oplossing personaliseren

‘Allereerst is het belangrijk om te kijken naar je medewerkers. Welke persona’s zijn er binnen je bedrijf, wat zijn hun wensen en welke devices sluiten daarbij aan? Koppel je IT-afdeling aan een aantal key users die representatief zijn voor de rest van je organisatie, en maak een voorselectie.’

Van Erp: ‘Bied vervolgens een demo-opstelling op de werkvloer aan, zodat medewerkers apparaten kunnen testen en informatie inwinnen. Zo kan iedereen een weloverwogen keuze maken, essentieel voor de adoptie.’

# Tools effectief gebruiken

Zonder adoptie levert mobiel werken namelijk niet de gewenste resultaten op, betoogt Van Erp. ‘Het beschikbaar stellen van tools is één ding, maar het is van belang om ook te zorgen dat medewerkers de nieuwe mogelijkheden echt benutten. Het is zonde als een 2-in-1-device als normale notebook wordt gebruikt, terwijl pen- en touchfunctionaliteit bijdraagt aan het effectief gebruik van het apparaat, bijvoorbeeld bij het geven van presentaties.’

Hetzelfde geldt voor software, vervolgt hij. ‘Neem Microsoft Teams. Veel organisaties zien dat als veredeld chatprogramma, maar je kunt er zoveel meer mee! Denk aan de integratie met Office 365, eenvoudig bestanden delen, vergaderingen opnemen zodat collega’s deze later als stream kunnen terugkijken, het maken van planningen, takenlijsten en ga zo maar door.’

# Werknemers trainen

Veel van dit soort functies zijn onbekend, zeker binnen organisaties waar de IT-kennis over het algemeen beperkt is, ziet Van Erp. ‘Wil je daadwerkelijk effectiever samenwerken en bedrijfsprocessen verbeteren, dan moet je medewerkers hierop trainen. Dat kan door workshops te geven, maar er zijn ook AI-technieken die hierbij kunnen ondersteunen.’

Van Erp vertelt over de mogelijkheid om een chatbot in Microsoft Teams te integreren die reactief vragen van gebruikers beantwoordt, bijvoorbeeld over het gebruik van formules en draaitabellen in Excel. ‘Daarmee ontlast je je IT-afdeling. Bovendien kan de bot proactief gebruikers door nieuwe functies leiden, of na een x-aantal vragen een relevante trainingsvideo aanbieden. Dat bevordert de adoptie van een tool natuurlijk enorm.’

# Installatie versimpelen

Daarnaast valt winst te behalen door moderne deployment. ‘Wij stimuleren het gebruik van Microsoft AutoPilot. Dat stelt stelt gebruikers in staat om de installatie van een nieuw Windows 10-apparaat zelf te doen. Zonder begeleiding van de IT-afdeling dus, wat IT tussen de 20 tot 45 minuten tijd bespaart. Bovendien kan de werknemer het apparaat direct van de leverancier thuis ontvangen, wat ook weer kosten bespaart.’

# Processen digitaliseren

Ook de papierstroom in een bedrijf is relatief eenvoudig te beperken, aldus Van Erp. ‘Traditioneel krijg je bij ontvangst van een nieuw device een gebruikersovereenkomst op papier. Die moet ondertekend retour en wordt vervolgens ingescand. Omslachtig!’

Zo’n overeenkomst kan digitaal én rechtsgeldig worden getekend, zegt Van Erp. ‘Hetzelfde geldt voor arbeidscontracten en offertes. Met als bijkomend voordeel dat eventuele fouten in een handomdraai aangepast kunnen worden.’

# Duurzame devices

Tot slot is het belangrijk om naar de devices zelf te kijken en de wijze waarop die worden geproduceerd. Van Erp adviseert te kijken naar certificeringen. ‘EPEAT geeft aan of het productieproces milieuvriendelijkheid is verlopen en het Energy Star-label zegt iets over de energiezuinigheid. Ook bij accessoires zien we meer aandacht voor duurzaamheid. Zo heeft HP een lijn laptoptassen gemaakt van gerecyclede plastic flessen.’

Voor hardware die toe is aan vervanging biedt de ICT-reseller een inruilprogramma. ‘Klanten kunnen geld terug krijgen of hun gebruikte IT doneren aan een goed doel. Wij checken de apparatuur en leveren die vervolgens aan instanties die de producten een tweede leven geven. Zo kun je mensen steunen die het minder breed hebben en lever je tegelijk een bijdrage aan de circulaire economie!’