Vergaderruimtes in 2022: de toekomst van het vergaderen

Hybride werken heeft de toekomst. Sinds we in 2020 massaal de overstap naar thuiswerken maakten, willen veel mensen af van het model waarin we standaard de hele week op kantoor werken. Dat heeft ook impact op hoe we vergaderen, wat betekent dit voor de vergaderruimtes in 2022?

Van volledig thuiswerken naar hybride werken

Grote kans dat we straks niet meer volledig terug gaan naar kantoor. De meeste medewerkers (67%) willen namelijk graag ook in de toekomst op afstand kunnen blijven werken. Dat blijkt uit onderzoek van marktonderzoeksbureau DirectResearch, uitgevoerd in augustus 2020.

Dat wil niet zeggen dat we de kantoren kunnen sluiten, 49% van de ondervraagden wil toch ook twee tot drie dagen naar kantoor kunnen. Volgens Rob Idink, Managing Director bij HP Nederland, gaan we mede daarom over naar een hybride kantoor.

Het hybride kantoor is een plek waar verbinding en samenwerking centraal staat. “Het wordt een ecosysteem met verschillende werkplekken die met elkaar verbonden zijn door de juiste tools en technologie.” Hypermoderne vergaderruimtes zijn daar een belangrijk onderdeel van.

Vergaderen anno 2022

Vergaderen heeft de laatste jaren een flinke metamorfose ondergaan. Waar we vroeger nog vaak met een grote groep mensen in een hok zaten, vergaderen we nu meestal via videoconferencing. Programma’s als Microsoft Teams en Zoom zijn bijzonder populair geworden.

Hoe meer we de verschuiving maken naar een hybride kantoor, des te vaker we gebruik zullen maken van een mix tussen de oude- en lockdownsituatie. Vergaderen in 2022 zal dus zelf ook helemaal hybride zijn.

Dit wil zeggen dat een deel van de deelnemers fysiek op de vergaderlocatie aanwezig is, terwijl anderen ‘inbellen’ door middel van een videocall. Dit heeft grote gevolgen voor de inrichting van de vergaderruimtes op kantoor.

Minimale vereisten voor de moderne vergaderruimte

De standaard vergaderruimte met alleen een presentatiescherm aan de wand voldoet niet meer. Het verschil tussen op locatie en op afstand vergaderen moet zo klein mogelijk zijn. Daarom is het belangrijk om alle deelnemers heel goed te kunnen zien en horen. Zorg dus voor haarscherpe webcams en draadloze headsets voor de thuiswerkers .

Andersom is voor de thuiswerkers een galm in de vergaderruimte ontzettend afleidend. Sommige headsets hebben daarom een noise cancelling-functie. Ook kun je dit oplossen door middel van geluidsabsorberende panelen. Kies voor een mooi design om de deelnemers meteen wat extra inspiratie te bieden.

De ideale vergaderruimte in 2022

Ga je liever een stap verder met het inrichten van je vergaderruimtes? Bijvoorbeeld omdat je vaak op afstand vergadert met grote internationale partijen? Dan zijn er nog een aantal upgrades die je kunt implementeren.

Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van richtmicrofoons, verstopt in het plafond. Zo is elke spreker duidelijk te horen, zonder dat er microfoons in de weg staan. Ook kun je externe camera’s installeren die volgen wie aan het woord is. Zo kunnen deelnemers op afstand het gesprek nog beter volgen.

Tip: Laat je inspireren door de inrichting van het nieuwe kantoor van HP

Een mini-desktop speciaal voor videocalls

Wist je dat er speciale mini-desktops zijn ontworpen om jouw vergaderingen nog soepeler te laten verlopen? Met één druk op de knop start je de vergadering. Zo worden onze vergaderruimtes in 2022 behoorlijk high-tech. Er zijn ook varianten beschikbaar waar al microfoons en speakers in verwerkt zijn.

Extra fijn: bij bepaalde modellen heb je ook geen wirwar aan kabels meer nodig, alleen de voeding is nog zichtbaar.

Houd wel rekening met de beveiliging van deze apparaten. Controleer bijvoorbeeld van tevoren hoe je het BIOS beveiligt.

Vergaderen met Zoom Rooms en Teams Rooms

Het is zelfs mogelijk om je vergaderruimtes helemaal te bouwen rondom de videoconferencingsoftware die je gebruikt. Zo kun je Zoom of Teams volledig laten integreren in de hardware in de vergaderzaal.

In een speciale Zoom portal kun je al je ruimtes beheren, voer je op afstand updates uit en krijg je meldingen bij eventuele problemen. Het is mogelijk om direct vanuit je digitale agenda een ruimte te reserveren. Eenmaal bij de ruimte aangekomen krijg je via een digitale display informatie over de ruimte.

Teams Rooms hebben weer andere voordelen, zo kun je direct vanaf je eigen devices content delen met de rest van de deelnemers. Ook kun je bijvoorbeeld spraakgestuurd een meeting starten.

Lees ook