5 tools die op afstand samenwerken gemakkelijker maken

op afstand samenwerken het nieuwe samenwerken tools online samenwerken

Bedrijven met veel flexibele krachten worstelen soms met de vraag hoe ze medewerkers productief en betrokken houden bij de organisatie. Met deze tools wordt op afstand samenwerken gemakkelijker én effectiever.

#1. Zakelijke chatsoftware

Onderling contact is essentieel voor een effectieve samenwerking. Werknemers die flexibel werken, zullen dan ook regelmatig terug naar kantoor (moeten) komen voor contact met collega’s en om betrokken te blijven bij het reilen en zeilen van de organisatie.

Dat is soms echter niet mogelijk. Of onnodig, omdat er alleen kort overlegd hoeft te worden. Zaken afstemmen of een vraag in de groep gooien kan ook prima met zakelijke chatsoftware. Een bekende en gebruiksvriendelijke optie is Slack, al kunnen bedrijven die in het Windows-ecosysteem zitten beter gaan voor Skype voor Bedrijven of Microsoft Teams.

Teams maakt onderdeel uit van Office 365 en laat je niet alleen (groep)gesprekken en vergaderingen voeren, maar ook samenwerken, apps delen en bestanden uitwisselen. Ook kun je vanuit Teams een Skype-call plannen of zelf inbellen. Skype voor Bedrijven werkt vergelijkbaar en geeft je eveneens de optie om te chatten, vergaderingen te plannen en bestanden uit te wisselen. Dat scheelt een hoop gemail over en weer. De zakelijke versie van Skype en Microsoft Teams zijn nu nog gescheiden, maar worden binnenkort samengevoegd.

#2. Virtueel whiteboard

Tijdens een vergadering of brainstorm werkt het verhelderend om ideeën op flipoverpapier of een whiteboard te zetten. Mensen zijn nu eenmaal visueel ingesteld en door iets uit te tekenen kun je snel duidelijk maken wat je bedoelt. Hoe moet dat als de deelnemers aan een vergadering niet in dezelfde ruimte zijn? Een digitaal, interactief whiteboard biedt uitkomst.

De meeste zakelijke chatsoftware hebben zo’n whiteboard ingebouwd. Tijdens een videoconference heb je de mogelijkheid om een scherm te openen waarop elke deelnemer schetsen of annotaties kan aanbrengen. Ook is het mogelijk om grafieken of tabellen in te voegen en collega’s om input te vragen. Na afloop van de vergadering kan het whiteboard worden opgeslagen en gedeeld, zodat ook iemand die niet bij de vergadering was het nog even rustig kan bekijken.

#3. Projectmanagementtool

Op afstand samenwerken wordt gemakkelijker als iedereen inzicht heeft in de status van de werkzaamheden. Zonder een duidelijke planning en taakverdeling is het lastig om verwachtingen te managen en te zorgen dat deadlines worden gehaald. Met een projectmanagementtool schep je orde in de chaos.

Een goed, bekend voorbeeld van een online projectmanagementtool is Trello. Hiermee maak je op een pagina (board) een overzicht van lijsten (bijvoorbeeld To Do, Doing en Done) met daarin kaarten die je kunt verslepen om de prioriteit of status van een taak aan te duiden. Elke kaart omschrijft een taak en kan worden uitgebreid met een checklist, deadline, opmerking of bijlage. Door kaarten toe te wijzen aan specifieke personen wordt duidelijk wat iedereen moet doen.

Trello laat teamleden ongeacht locatie, tegelijk samenwerken aan hetzelfde project. Omdat alle wijzigingen direct zichtbaar zijn, is iedereen altijd op de hoogte. Een ander voordeel is dat je meerdere boards naast elkaar kunt gebruiken als je meerdere projecten tegelijk coördineert. De online projectmanagementtool is bij uitstek geschikt voor teams die niet constant fysiek bij elkaar zijn. Ook kun je het gebruiken als persoonlijke weekplanner.

#4. Webcam met cover

Webcams worden vaak gezien als noodzakelijk kwaad, maar bij op afstand samenwerken en vergaderen bieden ze wel degelijk meerwaarde. Een mail of chatbericht naar je collega sturen kan prima, maar soms wil je elkaar gewoon even in de ogen kijken. Webcams worden echter ook als risico gezien, omdat in het verleden vaak is gebleken dat de (ingebouwde) camera’s kwetsbaar zijn voor hacking.

Veel gebruikers kiezen er daarom voor hun webcam af te plakken met een pleister of sticker. Een elegantere optie is de webcamcover, een schuifje voor de lens dat je gemakkelijk opent en en sluit. Zo blijft je privacy tijdens het gebruik van je device gewaarborgd en kun je in een handomdraai opnemen als je via Skype wordt gebeld. Steeds meer laptops hebben een ingebouwde cover, maar je kunt ze ook los kopen en over je webcam plakken.

#5. (Draadloze) headset

Veel laptops en webcams zijn voorzien van een geïntegreerde microfoon, maar de kwaliteit daarvan is vaak niet om over naar huis te schrijven. Bovendien moet je tijdens een gesprek of vergadering in de buurt van de microfoon blijven om verstaanbaar te zijn. Voor thuiswerkers die veel bellen, zoals klantenservice-medewerkers, is een goede headset dan ook onmisbaar.

Headsets heb je in allerlei soorten en maten, zowel met draad als volledig wireless. Het voordeel van een draadloze headset met DECT-technologie is een bereik van soms wel 150 meter, zodat je van je bureau kunt weglopen zonder dat de verbinding hapert. Bovendien kun je de meeste headsets via bluetooth koppelen met meerdere apparaten, van softphone tot laptop en smartphone. Meestal zijn ze voorzien van ruisonderdrukking, waarmee hinderlijke achtergrondgeluiden worden weggefilterd.

Meer tips voor effectief op afstand samenwerken? Download de gratis whitepaper ‘Het Nieuwe Samenwerken: 12 tools en tips om slimmer samen te werken’. En lees ook: