Bewaak je werk-privébalans met deze 8 tools

werk-privébalans bewaken

Steeds meer werknemers hebben aan een laptop met internet genoeg om – ongeacht locatie of tijdstip – hun werk te doen. Mobiel werken maakt ons flexibeler en vrijer, mits we een goede werk-privébalans weten te vinden.

Helaas is die balans is voor veel werkenden ver te zoeken. Uit een rapport van Ernst & Young blijkt dat zo’n een derde van alle professionals het lastig vindt om werk en privé met elkaar in overeenstemming te brengen.

Hoewel de meesten hun uren gewoon overdag maken op kantoor, hebben vooral millennials vaker ‘flexibele uren’. Ze werken ook in de avonden en weekenden en moeten soms zelfs in hun vrije tijd bereikbaar zijn voor hun werkgever. Dat brengt stress met zich mee en kan uiteindelijk tot een burn-out leiden.

Je professionele en persoonlijke leven strikt gescheiden houden, blijkt lastig. Is dat een ramp? Niet altijd. Zo kan het kan handig zijn om op kantoor tijd aan privézaken te besteden of thuis de laatste hand te leggen aan een rapport of presentatie. Mits je het niet overdrijft, neemt dat juist werkdruk en stress weg.

Wil je effectief mobiel werken en tegelijkertijd je werk-privébalans bewaken zodat je niet overwerkt raakt? Volg dan de tips hieronder.

#1. Het juiste mobiele device

Een capabel mobiel device is een absolute voorwaarde voor mobiel werken. Zorg wel dat je een apparaat kiest dat voldoet aan je gebruik en voorkeuren. De meeste taak- en kenniswerkers kunnen prima uit de voeten met een reguliere (en vaak goedkopere) zogenoemde ‘clamshell’ laptop (de laptop die je ‘gewoon’ open en dicht kunt klappen).

Een prettige aanvulling daarop is een dockingstation. Daarmee is het aansluiten en omtoveren van een laptop tot volwaardige werkplek een fluitje van een cent.

Meer en meer bedrijven geven hun personeel daarnaast een zakelijke smartphone. Het idee is dat je daarmee beter bereikbaar bent en je reistijd optimaal kunt benutten om bijvoorbeeld je mail bij te werken, documenten te lezen of te chatten met collega’s.

#2. VPN en cloudtoegang

Voorzie je mobiele device van de juiste software, zodat je ook op locaties buiten kantoor productief kan zijn. Denk aan een up-to-date besturingssysteem, een virusscanner, firewall en relevante office-apps.

Soms is het gebruik van een VPN-client noodzakelijk om op afstand op het bedrijfsnetwerk in te loggen. De meeste cloud-apps, zoals Dropbox en OneDrive van Microsoft, stellen dat niet verplicht. Wel is het verstandig dit soort diensten te voorzien van een sterk wachtwoord en verificatie in twee stappen. Zo beperk je het risico dat je account wordt gehackt.

#3. Een goede communicatie-app

De keuze is reuze als het op communicatie-apps aankomt. Er zijn verschillende applicaties voor desktop en mobiel. Zo is er Microsoft Teams. Daarmee kun je (groeps)chatten, meetings inplannen, (video)bellen via Skype, bestanden delen en opslaan, en gebruikmaken van andere apps of tools in deze omgeving.

Een andere veelgebruikte tool Slack, een gratis applicatie voor desktop en mobiel. Ook hiermee kun je alle gesprekken doorzoeken en heb je de optie om bestanden te delen en groepen aan te maken op basis van project, team of thema. En sinds kort kun je met slack ook (video)bellen.

#4. Tool om afleiding te beperken

Als mobiele werknemer is het van belang bereikbaar te zijn, maar voor sommige werkzaamheden is afleiding funest. Die afleiding kan komen in de vorm van sociale media, app-notificaties of websites die je lokken met interessante, maar niet-werkgerelateerde verhalen.

FocusMe is een handige tool die op gezette tijden bepaalde apps en sites blokkeert zodat ze je niet kunnen afleiden. De tool kan zo ingesteld worden dat de blokkade onmogelijk is te omzeilen, ook niet als je je device herstart. Met de ingebouwde planfunctie kun je de momenten dat je werkt optimaal benutten, zodat je uiteindelijk meer vrije tijd overhoudt om te ontspannen.

5. Niet-storen functie

Om je werk-privébalans te bevorderen, is het van belang te zorgen dat je je vrije tijd ook echt voor ontspanning gebruikt. Voer momenten van onbereikbaarheid toe door je smartphone op ‘niet storen’ te zetten, en maak er een gewoonte van om niet direct op berichten te reageren. Zo train je je omgeving dat je niet constant bereikbaar bent, waardoor mensen je minder vaak storen of hun verwachtingen aanpassen.

6. App voor time- en projectmanagement

Het voordeel van een time- en projectmanagementtool is dat je als mobiele werknemer richting je werkgever inzichtelijk kan maken met welke klussen je bezig bent en hoeveel tijd die daadwerkelijk kosten om te volbrengen. Dat voorkomt discussies.

Yoobi is een handige alles-in-één oplossing voor het bijhouden van je taken en gewerkte uren. De tool integreert met CRM en biedt ook opties voor planning, projectmanagement en facturatie. Er is zowel een webapplicatie als een mobiele app beschikbaar die naadloos met elkaar samenwerken. Zo beschik je altijd en overal over de meest actuele informatie. Yoobi is vier weken gratis te proberen en kost daarna 36 euro per jaar.

7. Een (digitale) to-dolijst

Soms heb je geen uitgebreide timemanagementtool nodig, maar kan het wel handig zijn om taken bij te houden en af te vinken. Daar kun je een fysiek notitieblok voor gebruiken, maar er zijn ook talloze apps die het bijhouden van een to-dolijst heel simpel maken.

Denk bijvoorbeeld aan Evernote of Wunderlist, beide gratis te downloaden voor zowel desktop als mobiel. Je kunt de apps overigens niet alleen voor takenlijstjes gebruiken, maar ook voor collaboratie en het bijhouden van notities.

8. Apps om te ontspannen

Na een lange werkdag is het hoog tijd om te ontspannen. En ook daar zijn apps voor! Neem bijvoorbeeld Calm, dat begeleide meditatie biedt voor zowel beginners als gevorderden. Is dat niet genoeg, dan zijn er ook nog ademhalingsoefeningen die je helpen te relaxen.

Een andere app die voor ontspanning kan zorgen, is Pause. Die gebruikt de basisprincipes van cognitieve wetenschap en laat je bubbels op het scherm van je smartphone volgen voor meer rust en focus. Andere goede optie is Ananda, die met rustgevende geluiden en beelden zorgt dat je meer ontspannen raakt.

Meer weten over wat je kunt doen om te voorkomen dat werknemers uit de bocht vliegen bij het nieuwe werken? Download de gratis whitepaper ‘Zo help je jouw medewerkers aan een goede werk-privébalans’. En lees ook:


HP Security Festival