Conference call? 8 tips voor effectief vergaderen op afstand

Om een succes te maken van een conference call, is het handig om een aantal basisprincipes aan te houden. Wil je een gestroomlijnde online bijeenkomst? Gebruik dan deze 8 tips.

Een conference call is ontzettend handig, mits alles volgens plan gaat. Slecht geluid, deelnemers die wegvallen, afleidende geluiden en achtergronden, concentratieverlies… Een conference call kan uitmonden in één grote ergernis. Gelukkig kan het ook anders.

Verschillen op afstand vergaderen

Gemiddeld gaat 10% van onze werktijd op aan vergaderen, onderzocht socioloog en vergaderexpert Wilbert van Vree. Steeds meer bedrijven maken daarbij gebruik van de mogelijkheden om op afstand te vergaderen.

Door de opkomst van mobiele apparatuur, snelle netwerkverbindingen en een betere balans tussen werk en privé wordt vaker op afstand vergaderd. Sommige werknemers werken graag flexibel, onderweg, thuis of in een café.

De conference call staat ook bekend als een call. Er bestaan verschillende soorten:

1. Videoconference

Bij videoconferencing (ook wel beeldbellen of webconferentie genoemd) gaat het meestal om een speciaal ingerichte vergaderruimte. Door de opstelling van schermen en camera’s lijkt het alsof gesprekspartners tegenover elkaar plaatsnemen aan één vergadertafel.

In werkelijkheid zitten ze verspreid over verschillende locaties. Die systemen zijn duur en vooral gericht op het terugbrengen van reiskosten.

2. Webconference en beeldbellen

Voor eenvoudigere applicaties zoals SkypeGoogle Hangouts en Microsoft Lync wordt vaak de term webconferencing of beeldbellen gebruikt. Het gaat meestal om 1-op-1-verbindingen tussen personeel of leidinggevenden.

Vaak is de kwaliteit van die verbindingen minder betrouwbaar. Voor Skype is er ook een zakelijke variant op de markt: Microsoft Teams. Die app integreert in bedrijfssoftware van Microsoft en andere Windows-applicaties.

3. Telepresence

Het begrip teleprecence (telewerken) verwijst naar aanwezigheid op afstand en niet naar de telefoon. Het wordt sinds de inzet van smartphones, tablets en laptops weinig meer gebruikt, maar dekt in principe prima de lading.

Tips voor een conference call:

Om een succes te maken van een conference call, is het handig om een aantal basisprincipes aan te houden. Ga je voor een gestroomlijnde online bijeenkomst? Gebruik dan deze 8 tips:

1. Wees op tijd

Een punt van ergernis is het wachten op de andere deelnemers. Wachten in de online omgeving of aan de telefoon wordt vaak als storender ervaren dan wachten op een collega in een fysieke vergaderruimte.

Zoals je bij een ‘gewone’ vergadering een paar minuten voor aanvang richting de vergaderruimte loopt, log je bij een conference call iets voor de afgesproken tijd in.

2. Zorg voor een eenvoudige inlogprocedure

Meestal moeten deelnemers op elkaar wachten omdat ze te veel tijd kwijt zijn met inloggen. Om in te loggen bij een conference call, heb je vaak een inlogcode of link nodig. Stuur deze op tijd op, bijvoorbeeld in de agenda-uitnodiging.

Bij de HP Elite Slice hoef je alleen maar op een knop te drukken om een online vergadering te starten.

Nog makkelijker is het met de moderne conference call-apps. Zulke apps zijn gekoppeld aan gebruikersaccounts en geïntegreerd in de bedrijfssoftware.

3. Introduceer jezelf als je spreekt

Zeker als er geen beeldverbinding is, is het slim om voordat je spreekt even te zeggen wie je bent. Mensen zijn gaandeweg de bijeenkomst vaak de namen alweer vergeten. Ook bij beeldbellen kan dit geen kwaad.

Herhaling is vaak handig, zeker als het gaat om een groep mensen die elkaar nog niet zo goed kent. Sommige stemmen lijken via de verbinding zo erg op elkaar dat het voor verwarring kan zorgen.

4. Laat mensen uitspreken

Het is bij een online vergadering belangrijk om elkaar te laten uitspreken. Zeker als je elkaar niet ziet, gebeurt het geregeld dat deelnemers tegelijk reageren. Zoek naar een goed moment om de ander te onderbreken.

Je kunt ervoor kiezen om een voorzitter of gespreksleider aan te wijzen die telkens noemt van wie hij of zij een antwoord of reactie verwacht.

5. Let op de hardware-eisen

Conference calls stellen specifieke eisen aan hardware. Smartphones, laptops, tablets en desktops moeten uiteraard uitgerust zijn met een goede camera en microfoon. Bovendien zijn de nieuwste devices voor de zakelijke lijn vaak uitgerust met speciale software die achtergrondgeluiden reduceert.

Door die zogenoemde noise reduction is de spreker goed te horen en worden omgevingsgeluiden gefilterd. En anders biedt een headset uitkomst om je in een lawaaierige ruimte verstaanbaar te maken en de bijeenkomst goed te kunnen volgen.

Conference call op je zakelijke laptop

Zakelijke laptops worden vaak gebruikt voor conference calls. Je kunt bijvoorbeeld een vergadering opzetten via Windows, IOS, Android en op chromebooks.

Veel nieuwere (zakelijke) HP-laptops hebben handige opties voor conference calls. Er zijn bijvoorbeeld sneltoetsen voor video- en gespreksfuncties, ledlampjes voor inkomende gesprekken en knoppen om een gesprek te dempen, een scherm te delen en de webcam aan te zetten.

6. Zorg voor goed internet

Videobellen vraagt om een goede internetverbinding. Als een deelnemer een slechte verbinding heeft, verstoort dit al snel de hele vergadering. Het beeld en geluid kunnen haperen. 3G- en 4G-netwerken of sterke wifi zijn dus een must.

7. Vermijd achtergrondgeluiden en afleidend beeld

Vervelende achtergrondgeluiden zoals blaffende honden, huilende baby’s, en een espressomachine die kabaal maakt, zijn erg irritant. Het is verstandig een rustige ruimte op te zoeken zonder al te veel achtergrondgeluid en waar je niet plotseling gestoord wordt.

Realiseer je daarnaast bij beeldbellen dat ook je kleding en achtergrond afleidend kunnen zijn.  Als je op beeld goed wilt overkomen, is het belangrijk een rustige (opgeruimde) achtergrond te kiezen en kleding aan te trekken die niet te veel afleidt.

8. Verhoog de relevantie met collaboration-tools

Veel nieuwe apps voor videoconferencing beschikken over collaboration tools. Daarmee kun je presentaties en spreadsheets in een extra venster tonen of afspraken of documenten direct delen met de overige deelnemers. De HP Shareboard is hier een voorbeeld van. Je kunt hierbij live delen wat je op een whiteboard schrijft of tekent.

Conference call, handig?

Wie denkt dat de gemiddelde conference call net zo effectief is als een fysieke vergadering, moet onderstaand filmpje maar eens bekijken.

Meer weten over online conference calls? Lees ook: