Conference call? 8 tips voor effectief vergaderen op afstand

Slecht geluid, deelnemers die wegvallen, afleidende geluiden en achtergronden, concentratieverlies. Een conference call kan uitmonden in één grote ergernis. Tips om het succes van conference calls te vergroten.

Verschillen op afstand vergaderen

Steeds meer bedrijven maken gebruik van de mogelijkheden om op afstand te vergaderen. Door de opkomst van mobiele apparatuur, snelle netwerkverbindingen en een betere balans tussen werk en privé wordt vaker op afstand vergaderd. De conference call staat ook bekend als een call, videoconference, beeldbellen, webconferentie of telepresence. Wat zijn de verschillen?

#. Videoconference

Bij videoconferencing gaat het meestal om en speciaal ingerichte vergaderruimte, door de opstelling van schermen en camera’s lijkt het alsof gesprekspartners tegenover elkaar plaatsnemen aan één vergadertafel. In werkelijkheid zitten ze verspreid over verschillende locaties. Die systemen zijn kostbaar en vooral gericht op het terugbrengen van reiskosten.

#. Skype for Business

Voor eenvoudigere applicaties zoals SkypeGoogle Hangouts en Microsoft Lync wordt vaak de term webconferencing of beeldbellen gebruikt. Het gaat meestal om 1-op-1-verbindingen tussen personeel of leidinggevenden. Vaak is de kwaliteit van die verbindingen minder betrouwbaar. Voor Skype is er ook een zakelijke variant op de markt: Skype for Business. Die app integreert in bedrijfssoftware van Microsoft en andere Windows-applicaties.

#. Telepresence

Het begrip teleprecence (telewerken) verwijst naar aanwezigheid op afstand en niet naar de telefoon. Het is een beetje in onbruik geraakt sinds de inzet van smartphones, tablets en laptops, maar dekt in principe prima de lading.

Tips voor een conference call:

Om het succes van een conference call te vergroten is het handig om een aantal basisprincipes in acht te nemen. Uitgangspunten voor een gestroomlijnde online bijeenkomst zijn:

#1. Wees op tijd

Een punt van ergernis is het wachten op de andere deelnemers. Wachten in de online omgeving of aan de telefoon wordt vaak als storender ervaren als wachten op een collega in een fysieke vergaderruimte. Zoals je bij een ‘gewone’ vergadering een paar minuten voor aanvang richting de vergaderruimte loopt, start je bij een conference call iets voor de afgesproken tijd de inlogprocedure.

#2. Zorg voor een eenvoudige inlogprocedure

Meestal moeten deelnemers op elkaar wachten omdat ze te veel tijd kwijt zijn met inloggen. Telefoonmenu’s voor conference calls vereisen vaak inlogcodes in de vorm van lange cijfercombinaties. Stuur deze inloggegevens op tijd toe, bij voorkeur in de agenda-uitnodiging.
Nog makkelijker is het met de moderne conference call-apps. Dergelijke apps zijn gekoppeld aan gebruikersaccounts en geïntegreerd in de bedrijfssoftware waardoor het opzetten van een call slechts een druk op de knop geworden.

#3. Introduceer jezelf als je spreekt

Zeker als er geen beeldverbinding is, is het raadzaam om voordat je spreekt even te zeggen wie je bent. Mensen zijn gaandeweg de bijeenkomst vaak de namen alweer vergeten. Ook bij beeldbellen kan dit geen kwaad. Herhaling is vaak handig, zeker als het gaat om een groep mensen die elkaar nog niet zo goed kent of als de stemmen dusdanig op elkaar lijken dat het voor verwarring kan zorgen.

#4. Laat mensen uitspreken

Het is bij een online bijeenkomst belangrijk om elkaar te laten uitspreken. Zeker als men elkaar niet ziet, gebeurt het geregeld dat deelnemers gelijktijdig reageren. Zoek naar een goed moment om de ander te interrumperen en zorg voor een effectieve meeting. Eventueel kan de voorzitter of gespreksleider telkens benoemen van wie hij of zij een antwoord of reactie verwacht.

#5. Let op de hardware-eisen

Conference calls stellen specifieke eisen aan hardware. Smartphones, laptops, tablets en desktops moeten uiteraard uitgerust zijn met een goede camera en microfoon. Bovendien zijn de nieuwste devices voor de zakelijke lijn vaak uitgerust met speciale software die achtergrondgeluiden reduceert. Door die zogenoemde noise reduction is de spreker goed te horen en worden omgevingsgeluiden gefilterd. En anders biedt een headset uitkomst om je in een lawaaierige ruimte verstaanbaar te maken en de bijeenkomst goed te kunnen volgen.

#6. Zorg voor breedband

Videobellen vraagt om een breedbandverbinding. Een belangrijke systeemeis om het transport van data voor spraak en video te optimaliseren is breedbandinternet. 3G- en 4G-netwerken of wifi zijn een must.

#7. Vermijd achtergrondgeluiden en afleidend beeld

Hinderende achtergrondgeluiden zoals blaffende honden, huilende baby’s, en een espressomachine die kabaal maakt. Het is verstandig een rustige ruimte op te zoeken zonder al te veel achtergrondgeluid en waar je niet plotseling gestoord wordt.
Realiseer je daarnaast bij beeldbellen dat je kleding en achtergrond afleidend kunnen zijn.  Als je op beeld goed wilt overkomen, is het belangrijk een rustige (opgeruimde) achtergrond te kiezen en kleding aan te trekken die niet te veel afleidt.

#8. Verhoog de relevantie met collaboration-tools

Veel nieuwe apps voor videoconferencing beschikken over collaboration tools. Daarmee kun je presentaties en spreadsheets in een extra venster tonen of afspraken of documenten direct delen met de overige deelnemers. Die toevoeging kan heel nuttig en productief zijn.

Conference call nabootsen

Benieuwd hoe je in de toekomst vergadert? Ontdek het in de gratis webinar ‘Workplace of the Future’.
En wie denkt dat de gemiddelde conference call net zo effectief is als een fysieke vergadering, moet onderstaand filmpje maar eens bekijken.

Meer weten over online conference calls? Lees ook: