Conference call opzetten met je smartphone: hoe doe je dat?

conference call opzetten met smartphone

Hoe zet je een conference call op met je smartphone? Kan het met je telefoon of gebruik je een app? En wat zijn de voor- en nadelen? Lees hier alles wat je moet weten over een conference call opzetten.

Waarom telefonisch vergaderen?

Nu flexwerken steeds meer gewoongoed wordt, zoeken managers en werknemers naar alternatieven voor het wekelijkse vergadermoment en de onverwachte overlegmomenten. Want vanuit huis, een flexwerkplek of bij de klant werken mag dan productief en handig zijn, iedereen op hetzelfde moment bij elkaar krijgen wordt daardoor wel een uitdaging. Een conference call opzetten is dan een goed alternatief.

Hoe werkt een conference call?

Bij een conference call bellen alle deelnemers op hetzelfde moment met elkaar. Eventueel zitten een paar deelnemers in één vergaderruimte en bellen ze van daaruit met de overige deelnemers. Een conference call kan op verschillende manieren opgezet worden. Afhankelijk van de gekozen methode kun je deelnemers naast horen ook zien of je presentatie op een scherm met iedereen delen (videobellen). Maar of je nu videobelt of  ‘gewoon’ telefonisch vergadert, zorg in beide gevallen dat je je aan de etiquetteregels voor conference calling houdt.

Conference call opzetten

Er zijn inmiddels diverse tools en apps beschikbaar om een telefonische vergadering te beleggen. Ontdek hieronder twee methodes om een snelle conference call op te zetten voor de korte en/of onverwachte overlegmomenten.

Conference call met Skype (beeldvergaderen via een app)

Er zijn diverse apps voor telefonisch vergaderen in omloop. Skype is waarschijnlijk verreweg de meest bekende app om te videobellen. Naast videobellen leent dit platform zich uitstekend voor een conference call. Je kunt kiezen tussen een audio call en videobellen, of een combinatie ervan. Ook is het vrij gemakkelijk om je scherm te delen met de overige deelnemers, zodat iedereen dezelfde site of spreadsheet kan bekijken.

Maximaal aantal deelnemers: in de gratis versie kun je een conference call met maximaal 25 personen houden, waarvan je met maximaal 10 mensen kunt videobellen. De overige 15 deelnemers kunnen wel audiobellen, maar niet hun scherm delen. Met Skype voor Business kun je met maximaal 250 mensen tegelijkertijd een conference call opzetten. Vraag is uiteraard hoe effectief dat nog is, of het moet meer als hoorcollege dienen.

Kosten van Skype: in basis is Skype gratis, zowel het platform als de app. Er is ook Skype voor Bedrijven met meer opties dan de gratis versie. Kosten hiervoor zijn in 2016 minimaal 1,70 per gebruiker per maand exclusief btw. Daarnaast betaal je een paar cent per minuut voor bellen naar gebruikers die geen gebruikmaken van Skype, maar wel aan het gesprek deelnemen.

Nadelen van Skype: de twee meestgehoorde nadelen van een groepsgesprek voeren via Skype zijn:
App installeren: iedereen moet de app hebben geïnstalleerd op zijn computer, smartphone of tablet om aan het gesprek deel te kunnen nemen. Er is wel een optie om naar vaste en mobiele nummers te bellen, maar daar zijn weer kosten aan verbonden, waarmee het voordeel van gratis bellen met Skype verloren gaat.
Internetverbinding: om een goede stabiele Skypeverbinding te krijgen en te houden, is een goede internetverbinding cruciaal. Zeker als je wilt videobellen. Niets zo onhandig als dat deelnemers geregeld wegvallen tijdens de online meeting.

Hoe maak je een conference call via Skype?

Een conference call opzetten via Skype is in een paar stappen gebeurd.

  1. Account aanmaken: maak eerst een account aan, of als je dat al hebt gedaan: log in.
  2. Telefoonboek op orde brengen: vul vervolgens je adresboek met de deelnemers voor de conference call door ze op te zoeken op naam.
  3. Skype-tegoed aanvullen: zit nog niet iedereen op Skype? Vraag dan of ze een account willen aanmaken of waardeer je Skype-tegoed op, zodat je deze deelnemers ‘gewoon’ kunt bellen via Skype.
  4. Conference call starten: nu kun je de eerste deelnemer bellen. Zodra deze het gesprek heeft geaccepteerd, kun je via het plusje onderin je scherm de andere deelnemers toevoegen.

Zie ook de instructievideo voor een Skype conference call:

Conference call smartphone

Met de meeste smartphones kun je een conference call opzetten zonder hiervoor een app te installeren. Hoe voer je een vergadering met je smartphone? Voor we dat uitleggen gaan we in op de voor- en nadelen van een conference call opzetten met je smartphone:

Voordelen groepsgesprek smartphone: er zitten twee grote voordelen aan een conference call met je smartphone voeren:
Veilig: Ten eerste is het een relatief veilige oplossing. In tegenstelling tot de gratis apps die in omloop zijn, weet je als het goed is wat er met de gegevens die je in je telefoon hebt opgeslagen gebeurt.
Gemak: Daarnaast is een conference call met je smartphone ideaal voor kort overleg. Je hoeft niemand te vragen vooraf een bepaald programma te installeren of een aparte inlogcode te onthouden terwijl je inbelt (dat laatste is vooral lastig als je onderweg belt en dus geen tweede scherm hebt om tegelijkertijd te bellen en de code te bekijken).

Nadelen conference call smartphone: ieder voordeel kent uiteraard ook zijn nadeel. De belangrijkste nadelen van een conference call met je smartphone opzetten zijn:
Kosten: je betaalt per gesprek dat je opstart. Dus bel je 5 deelnemers voor 15 minuten? Dan betaal je 75 minuten aan het eind van het gesprek. Als je voldoende bundel hebt, worden die minuten daar vanaf gehaald. Je kunt uiteraard vragen of iedereen jou belt om zo de kosten te delen.
Aantal deelnemers: bij de meeste telefoons en besturingssystemen is het aantal deelnemers voor een conference call beperkt tot 6. Dat is inclusief jezelf. Bij de nieuwste versies van iOS lijkt het er zelfs op dat er slechts maximaal 3 personen kunnen deelnemen aan een conference call. Een officiële opmerking is daar echter nog niet op gegeven.

Hoe maak je een conference call met je smartphone?

Of je nu Windows, Android of iOS op je telefoon hebt, voor vrijwel alle besturingssystemen en telefoonmerken is de werkwijze voor het opzetten van een conference call hetzelfde. We leggen hier stapsgewijs uit hoe het in basis werkt:

  1. Eerste deelnemer bellen: leg telefonisch contact met de eerste deelnemer.
  2. Nog een deelnemer bellen: vervolgens zie je op je scherm een aantal opties, waaronder ‘add call’ of ‘nieuwe oproep’. Door op deze knop te drukken, schiet de eerste deelnemer automatisch in de wacht. Je kunt nu de tweede deelnemer bellen.
  3. Gesprekken samenvoegen: heb je ook contact met de tweede deelnemer? Dan zie je in je scherm de optie ‘merge’ of ‘samenvoegen’. Door hier op te drukken, voeg je de gesprekken samen en heb je dus een conference call.
  4. Meer deelnemers toevoegen: wil je nog meer deelnemers toevoegen aan de conference call? Gebruik dan de knop ‘add call’ of ‘nieuwe oproep’ op je scherm. Zodra je aan het maximaal aantal deelnemers zit, zal deze knop lichtgrijs worden of helemaal van je scherm verdwijnen.

Conference call managen

Hoewel een conference call opzetten op vrijwel iedere smartphone hetzelfde werkt, geldt dat niet voor het managen van de telefonische vergadering. Sterker nog, zelfs een andere versie of een besturingsupdate kan al verschil uitmaken. Een paar tips:

Privégesprek voeren: wil je de conference call nog niet beëindigen, maar wel even apart overleggen met één deelnemer? Niet alle telefoons bieden die optie aan. Zoek naar de button ‘private’ of ‘privé’. Bij Windows 10 staat deze button standaard in je scherm bij een conference call, bij andere besturingssystemen moet je op de menuknop van je smartphone drukken (Android) of op een pijltje rechtsboven op je scherm (iOS). Als je een privégesprek voert, wordt bij sommige devices de overige deelnemers in de wacht gezet, bij andere devices kunnen de overige deelnemers verder praten zonder jullie bijzijn.

Deelnemer uit conference call verwijderen: bij sommige smartphones kun je één deelnemer uit de conference call verwijderen en met de rest verder praten. Daarvoor moet je op zoek naar ‘manage conference call’. Bij sommige devices zit die optie onder een pijltje rechtsboven op het scherm of ‘achter’ het woord ‘conference’. Bij anderen moet je hiervoor op de menuknop van je smartphone drukken.
In beide gevallen krijg je een overzicht van de deelnemers aan de conference call en zie je voor of achter iedere naam een knop om het gesprek te beëindigen. Door daar op te drukken wordt het gesprek met deze persoon helemaal beëindigd; hij doet dan ook niet meer mee aan de online meeting.

Gebeld worden tijdens een conference call: word je gebeld tijdens een conference call met je smartphone? Dan ligt het aan je device en instellingen of je deze wel of niet kunt beantwoorden en eventueel kunt toevoegen aan de conference call. Check bij je instellingen of de optie voor een wisselgesprek ontvangen aanstaat. Als dat het geval is, krijg je – wanneer iemand je belt tijdens een call – de optie ‘negeren’ en ‘beantwoorden’. Als je in dat laatste geval de telefoon opneemt, kun je vervolgens via de knop ‘merge call’ of ‘samenvoegen’ deze persoon toevoegen aan het groepsgesprek.

Meer weten over online vergaderen? Lees ook:

Of bekijk de gratis video ‘Zo stap je over op mobiel werken’.

Deel dit bericht met jouw netwerk.
10