Conference call opzetten met je zakelijke laptop: zo werkt het

De conference call is niet meer weg te denken uit het moderne kantoor. Dat is niet voor niets, online vergaderen is namelijk ontzettend efficiënt. Dit geldt zeker wanneer veel medewerkers mobiel werken.

Hoe werkt een conference call?

Virtuele vergaderingen zijn relatief makkelijk op te zetten. Je hoeft tenslotte geen vergaderlocatie te reserveren. Het enige wat je nodig hebt is een smartphone of laptop met een goede internetverbinding. Je kunt bijvoorbeeld een conference call opzetten via Windows, IOS, Android en op chromebooks.

Zorg dat alle deelnemers op de juiste tijd online zijn en laat iedereen inloggen in dezelfde vergadering. Er zijn verschillende programma’s beschikbaar, denk bijvoorbeeld aan:

  • Zoom
  • Skype
  • Google Hangouts
  • BlueJeans
  • Lifesize
  • Highfive
  • Microsoft Teams
  • Join.me

Conference call opzetten

Wil je een conference call opzetten via je laptop? Dit stappenplan helpt je naar een succesvolle online vergadering.

Stap 1: Stuur een agenda

Stuur 24 uur voor de vergadering start een overzichtelijke agenda. Hierop staat beknopt wat er besproken gaat worden, liefst met een tijdsindicatie. Zo loopt de conference call minder snel uit. Deze agenda kan vervolgens gebruikt worden om de notulen in te vullen per agendapunt.

Stap 2: Bereid je goed voor

Een vergadering op afstand is niet minder belangrijk dan een vergadering op kantoor. Wees dus op tijd! Dit betekent niet dat als je vergadering om 15.00 uur begint, je dan pas inlogt.

Probeer bij conference calls altijd een paar minuten voor tijd in te loggen. Niets is vervelender dan eindeloos wachten tot de laatste persoon eindelijk is ingelogd.

Stap 3: De inlogprocedure

Hoe je inlogt bij een conference call op je laptop, verschilt per programma. Bij sommige programma’s kun je een link aanmaken die verwijst naar de online vergadering. Iedereen die daarop klikt, komt automatisch in de conference call terecht.

Er zijn ook programma’s waarbij je moet werken met een inlogcode, of waarbij één persoon een vergadering start en de rest moet uitnodigen. Wat je ook kiest, zorg dat alle deelnemers van te voren weten hoe ze in de vergadering komen. Verstuur deze procedure apart vooraf én zet het in de agenda-uitnodiging.

Stap 4: De vergadering zelf

Als iedereen eenmaal ‘binnen’ is, kan de vergadering beginnen. Helaas gaan vaak mensen al snel door elkaar praten. Dit kun je voorkomen door af te spreken bij elke vraag te zeggen voor wie deze bedoeld is.

Een groot voordeel van vergaderen met een videoverbinding in plaats van alleen audio, is dat je dingen kunt laten zien. Zo kun je bij veel programma’s je scherm delen met de andere deelnemers. Met de HP Shareboard kun je zelfs live delen wat je op een whiteboard schrijft/tekent. Zo wordt samenwerken een stuk eenvoudiger.

Nadelen conference call

De conference call is ideaal om op afstand te vergaderen. Helaas zijn er ook een aantal nadelen. Deze hebben veelal te maken met techniek. Zo gaat het vaak fout met de Wifi-verbinding. Als één deelnemer een slechte verbinding heeft, is de hele vergadering verstoord.

Omgevingsgeluiden kunnen erg vervelend zijn

Let bij het kiezen van een device op de hardware. De camera en speakers moeten geschikt zijn voor conference calls. De HP EliteBooks hebben bijvoorbeeld premium audio van Bang & Olufsen.

Oplossing bij frequent online vergaderen

Ben jij iemand die bijna dagelijks wel een conference call op het programma heeft staan? Dan zijn er oplossingen beschikbaar waarmee je aardig wat tijd bespaart. Zo is er de HP Elite Slice; een desktop die speciaal ontworpen is om conference calls zo optimaal mogelijk te laten verlopen. Met een druk op de knop wordt een vergadering gestart. Ook heeft dit device een functie genaamd noise cancellation. Hiermee worden omgevingsgeluiden gefilterd en is de spreker goed te horen.

Andere handige feature waar je als online vergadertijger tijd mee bespaart zijn de sneltoetsen die op veel van de nieuwere (zakelijke) HP-laptops te vinden zijn. Er zijn onder andere sneltoetsen voor video- en gespreksfuncties, ledlampjes voor inkomende gesprekken én knoppen om een gesprek te dempen, een scherm te delen en gebruik te maken van de webcam.

Conference calls en online vergaderen zijn slechts een onderdeel van het nieuwe samenwerken. Wil je meer tips om succesvol samen te werken op afstand? Download dan de gratis whitepaper ‘De 7 kenmerken van succesvol samenwerken’. En lees ook: