Wat te doen bij diefstal of verlies van je smartphone of laptop van de zaak?

verloren kwijtraken gestolen verlies smartphone mobiel laptop

Wat doe je als je medewerker zijn laptop ergens is vergeten? Of als zijn smartphone is gestolen? Onderneem onderstaande stappen om een verloren smartphone of laptop op te sporen en te voorkomen dat gevoelige bedrijfsdata uitlekt.

Of het nu een privé of zakelijk apparaat betreft, een laptop of smartphone verliezen is altijd vervelend. Het brengt een hoop rompslomp met zich mee, zoals aangifte doen en de verzekeraar bellen, en kan tot dataverlies leiden. Zeker als de eigenaar van het verloren apparaat geen wachtwoord of back-up heeft ingesteld.

Nu is het kwijtraken van vakantiefoto’s en -filmpjes natuurlijk balen, maar het is een ander verhaal als een verloren mobiel ook bedrijfskritische data bevat. Komt die op straat te liggen, dan kan de continuïteit van de organisatie in gevaar komen. Bovendien moet elk lek – als er persoonsgegevens in het spel zijn – gemeld worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Een datalek dat niet (op tijd) wordt gemeld, levert fikse boetes op.

Goed beveiligen

Het is essentieel om als werkgever afspraken met medewerkers te maken over de apparaten die in zakelijke context gebruikt worden. Elke zakelijke laptop, tablet en smartphone moet minimaal voorzien zijn van een sterk wachtwoord, zodat niet zomaar iedereen toegang kan krijgen.

Daarnaast is het slim om devices van tweestapsverificatie te voorzien. Deze functie, die standaard is ingebouwd in Windows 10 en een extra beveiligingslaag toevoegt, laat gebruikers inloggen met een wachtwoord én een tweede authenticatiecode.

Verloren mobiel of laptop terugvinden

Windows 10 bevat ook de mogelijkheid om apparaten te zoeken en te vergrendelen. Om daar in het geval van verlies of diefstal gebruik van te maken, moet de functie wel ingesteld zijn (instructies staan hier). Ook moet het desbetreffende apparaat aanstaan, gps ingeschakeld hebben en verbonden zijn met internet. Alleen dan kun je via account.microsoft.com/devices inloggen met hetzelfde account dat is gekoppeld aan het apparaat en actie ondernemen.

Android, iOS en macOS bieden soortgelijke opties om een verloren smartphone, tablet of laptop terug te vinden. Door apparaten aan je Google- of iCloud-account te koppelen en respectievelijk Android Apparaatbeheer en Zoek mijn iPhone in te schakelen, is het mogelijk om op afstand via een webinterface een device te zoeken, vergrendelen of wissen.

Ook kun je een bericht met telefoonnummer voor de vinder achterlaten, zodat die zich kan melden. Is het apparaat uitgeschakeld of is de accu leeg, dan is alleen de laatst bekende locatie zichtbaar.

Device gestolen, en nu?

Is op de verloren mobiel of laptop überhaupt geen zoekfunctie ingeschakeld, dan wordt het stukken lastiger om hem op te sporen. Informeer bij de politie of gemeente naar het verloren apparaat en doe bij het vermoeden van diefstal direct aangifte. Neem ook contact op met de verzekeraar. Een zakelijk device dat uit een afgesloten auto is gestolen, wordt gedekt door de inboedelverzekering.

Dit soort diefstal kan voorkomen worden door medewerkers te verbieden apparatuur in hun auto achter te laten. Als het echt niet anders kan, zorg dan dat de auto op een goed verlichte plek staat en dat de apparatuur uitgeschakeld in de kofferbak ligt. Kwaadwillenden kunnen namelijk met speciale apparatuur zien of er iets interessants in een auto ligt dankzij het bluetoothsignaal dat devices uitzenden.

Is een device niet meer terug te vinden of op afstand te vergrendelen, reset dan alle gekoppelde (zakelijke) accounts. De dief of vinder kan dan weliswaar bij lokaal opgeslagen bestanden, maar kan geen andere gegevens ontfutselen.

Automatiseer je beveiliging

Schade na verlies of diefstal kan beperkt worden door vooraf voldoende beveiligingsmaatregelen te nemen en automatische back-ups in te stellen. Bij de meeste mobiele devices hoef je hiervoor alleen even de (beveiligings)instellingen in te duiken.

Om dit apart per medewerker en device te doen kost veel tijd, gelukkig kan het efficiënter. Door als organisatie voor een oplossing als DaaS (Device as a Service) te kiezen, heb je nauwelijks omkijken naar de beveiliging en het beheer van je ICT.

Je betaalt een vast maandelijks bedrag per werkplek en beschikt te allen tijde over up-to-date hardware, ondersteuning en IT-services. Informatiebeveiliging, wachtwoordherstel, updates en back-ups worden automatisch geregeld en in geval van nood is een verloren device in een handomdraai te wissen.

Meer lezen over security? Download de gratis whitepaper ‘Hoe beveilig je mobiele devices en data’. Lees ook: