De voor- en nadelen van een digitaal kladblok

digitaal kladblok aantekeningen maken

Aantekeningen maken heeft diverse voordelen. Het dient als geheugensteuntje, helpt te concentreren, laten zien dat je belangrijk vindt wat de ander vertelt en voorkomt dat diegene van gedachten verandert. Alles staat tenslotte zwart-op-wit. Maar wat werkt beter, een papieren of digitaal kladblok?

Praktisch elk mobiel device beschikt tegenwoordig over een applicatie om aantekeningen te maken. En is dat niet het geval, dan kun je een digitaal kladblok downloaden. Populaire apps als OneNote, Evernote en Google Keep bieden een ideale (online) opslagplek voor al je notities, schetsen en ideeën. Die kun je uitbreiden met relevante documenten, foto’s en PDF’s. Of voeg een audio- of videofragment toe als extra geheugensteun.

Analoog versus digitaal

De mogelijkheden van een digitaal kladblok zijn eindeloos, al valt er ook wat te zeggen voor het maken van aantekeningen op ‘ouderwets’ papier. Bij velen helpt analoog schrijven met het activeren van het creatieve deel van de hersenen en het ordenen van gedachten. Ook laat je door te schrijven zien aan je gesprekspartner (collega, klant of opdrachtgever) dat je actief luistert. Alles wat wordt gezegd, komt in samengevatte vorm terecht op papier.

Het maken van notities op een laptop of smartphone komt soms ongeïnteresseerd over, zeker als je tussendoor wordt afgeleid door binnenkomende mail of chatberichten. Dat probleem kun je ondervangen door meldingen uit te schakelen en je te beperken tot het vastleggen van kernwoorden, afkortingen en tekeningen. Zo bespaar je tijd en voorkom je dat het gesprek stilvalt omdat je steeds hele stukken tekst bent aan het uittikken.

Om te voorkomen dat je bepaalde uitspraken mist, kun je gebruikmaken van de ingebouwde geluidsrecorder die in veel notitie-apps standaard aanwezig is. Een ander voordeel van een digitaal kladblok is dat aantekeningen op een later moment heel gemakkelijk zijn aan te passen en uit te breiden. In een papieren notitieblok staan aantekeningen ook in chronologische volgorde, wat overzicht biedt, maar voor het uitbreiden of verduidelijken van een oudere notitie is vaak geen ruimte.

Digitaal kladblok biedt overal toegang

Digitale notities zijn achteraf juist gemakkelijk te structureren én delen. Alle aantekeningen die je bijvoorbeeld vastlegt in OneNote worden gesynchroniseerd met de cloud, zodat ze toegankelijk zijn op alle apparaten waar de app op geïnstalleerd staat. Dus niet alleen op je laptop of smartphone, maar ook op een tablet of smartwatch. De interface en bedieningselementen schalen automatisch mee met het schermformaat. Zelfs op een smartwatch kun je zo snel een (gesproken) notitie maken.

Bovendien nodig je met een druk op de knop collega’s uit om aantekeningen te bekijken en aan te vullen. Er hoeft niet meer over en weer gemaild te worden, en ook het printen van bestanden wordt overbodig. Werken met een digitaal kladblok vermindert het papiergebruik en bevordert de samenwerking binnen de organisatie.

Veel mogelijkheden

Enkele jaren geleden kon je met notitie-apps niet veel meer dan tekst vastleggen. Inmiddels zijn de opties sterk uitgebreid. Bij de meeste apps heb je een groot aantal opmaakopties, de mogelijkheid om secties en markeringen aan te brengen en handgeschreven krabbels en tekeningen toe te voegen. Zo behoud je het overzicht, zelfs als je met meerdere mensen in hetzelfde document werkt.

Daarnaast ondersteunen veel apps takenlijstjes en het importeren van routebeschrijvingen en facturen. Dat laatste is handig voor het beheren van de boekhouding of het doen van declaraties; papieren bonnetjes hoeven immers niet meer bewaard te worden. Vaak is het mogelijk fysieke documenten in te scannen en doorzoekbaar te maken. Sowieso is de ingebouwde zoekfunctie van een digitaal kladblok een groot voordeel ten opzichte van een papieren notitieblok. Daardoor hoef je nooit meer te bladeren en minutenlang te speuren naar die ene aantekening of schets.

Smartpen

Gebruik je toch liever een combinatie van analoog en digitaal, dan is een zogenoemde smartpen een uitkomst. Hiermee kun je schrijven op echt papier en wordt je geschreven tekst gelijktijdig digitaal vastgelegd met de ingebouwde (infrarood)camera van de pen. Al je aantekeningen worden opgeslagen op het flashgeheugen en zijn via bluetooth te synchroniseren met een smartphone of laptop. Vervolgens kun je ze eenvoudig bewerken en delen met anderen.

De meeste slimme pennen werken met speciaal papier om je aantekeningen te digitaliseren. Al zijn er ook pennen waarmee je op je scherm of zelfs op elke ondergrond kunt schrijven. Houd er wel rekening mee dat een smartpen nogal een investering is: voor een goed exemplaar ben je rond de 200 euro kwijt. Wel werken ze naadloos samen met de meeste notitie-apps, die veelal gratis te gebruiken zijn.

Meer tips om productiever te zijn en beter samen te werken? Download de gratis whitepaper ‘het nieuwe samenwerken: 12 tools en tips om slimmer samen te werken’.

Lees ook: