De voor- en nadelen van een digitaal kladblok

Aantekeningen maken doen we steeds vaker met een digitaal kladblok. We gebruiken bijvoorbeeld een app op onze smartphone. Wat zijn de mogelijkheden en welke voor- en nadelen heeft het werken met een digitaal kladblok?

Het maken van aantekeningen dient als geheugensteuntje en helpt je om te concentreren. Tegelijkertijd laat je zien dat je belangrijk vindt wat de ander vertelt en voorkom je dat diegene van gedachten verandert. Alles staat tenslotte zwart-op-wit.

Soorten digitaal kladblok

Vrijwel elk mobiel device beschikt tegenwoordig over een app om aantekeningen te maken. Vind je die niet zo fijn? Dan kun je verschillende apps met een digitaal kladblok downloaden.

Populaire apps als OneNote, Evernote en Google Keep bieden een ideale (online) opslagplek voor al je notities, schetsen en ideeën. Die kun je uitbreiden met relevante documenten, foto’s en PDF’s. Of voeg een audio- of videofragment toe als extra geheugensteun.

Geluidsrecorder

Wil je alles vastleggen en toch aandachtig kunnen luisteren? Dan is het slim om je vergadering of gesprek op te nemen. Veel notitie-apps hebben een ingebouwde geluidsrecorder.

Mogelijkheden digitaal kladblok

Vroeger konden notitie-apps niet veel meer dan tekst vastleggen maar inmiddels zijn de opties sterk uitgebreid. Denk aan:

  • Een groot aantal opmaakopties
  • De mogelijkheid om secties en markeringen aan te brengen
  • Handgeschreven krabbels en tekeningen toevoegen.
  • Overzicht houden als meerdere mensen in hetzelfde document werken
  • Takenlijstjes
  • Routebeschrijvingen
  • Facturen importeren
  • Fysieke documenten scannen en doorzoekbaar maken.

Dat laatste is ideaal voor de boekhouding en declaraties. Je hoeft geen papieren bonnetjes  meer te bewaren. Sowieso is de ingebouwde zoekfunctie van een digitaal kladblok een groot voordeel ten opzichte van een papieren notitieblok.

Digitaal kladblok biedt overal toegang

Digitale notities zijn achteraf juist gemakkelijk te structureren én delen. Alle aantekeningen die je bijvoorbeeld vastlegt in OneNote worden gesynchroniseerd met de cloud. Zo zijn ze  toegankelijk op alle apparaten waar de app op geïnstalleerd staat.

Dus niet alleen op je laptop of smartphone, maar ook op een tablet of smartwatch. De interface en bedieningselementen schalen automatisch mee met het schermformaat. Zelfs op een smartwatch kun je zo snel een (gesproken) notitie maken.

Mobiel werken

Omdat je overal toegang hebt tot je aantekeningen, is een digitaal kladblok ideaal voor flexwerkers. Of je nu in een vergadering zit of bij een koffietentje zit te werken, je kunt overal bij je notities.

Samenwerken met collega’s

Bovendien nodig je met een druk op de knop collega’s uit om aantekeningen te bekijken en aan te vullen. Er hoeft niet meer over en weer gemaild te worden en ook het printen van bestanden wordt overbodig. Werken met een digitaal kladblok vermindert het papiergebruik en bevordert de samenwerking binnen je organisatie.

Een ander voordeel van een digitaal kladblok is dat aantekeningen op een later moment heel gemakkelijk zijn aan te passen en uit te breiden. In een papieren notitieblok staan aantekeningen ook in chronologische volgorde, wat overzicht biedt, maar voor het uitbreiden of verduidelijken van een oudere notitie is vaak geen ruimte.

Smartpen

Gebruik je toch liever een combinatie van analoog en digitaal, dan is een zogenoemde smartpen een uitkomst. Hiermee kun je schrijven op echt papier en wordt je geschreven tekst gelijktijdig digitaal vastgelegd met de ingebouwde (infrarood)camera van de pen.

Al je aantekeningen worden opgeslagen op het flashgeheugen en zijn via bluetooth te synchroniseren met een smartphone of laptop. Vervolgens kun je ze eenvoudig bewerken en delen met anderen.

Prijs Smartpen

De meeste slimme pennen werken met speciaal papier om je aantekeningen te digitaliseren. Al zijn er ook pennen waarmee je op je scherm of zelfs op elke ondergrond kunt schrijven.

Houd er wel rekening mee dat een smartpen nogal een investering is: voor een goed exemplaar ben je rond de 200 euro kwijt. Wel werken ze naadloos samen met de meeste notitie-apps, die veelal gratis te gebruiken zijn.

Papier versus digitaal kladblok

De mogelijkheden van een digitaal kladblok zijn eindeloos, al valt er ook wat te zeggen voor het maken van aantekeningen op ‘ouderwets’ papier. Bij veel mensen helpt schrijven met pen en papier bij het activeren van het creatieve deel van de hersenen en het ordenen van gedachten.

Nadelen digitaal kladblok

Het maken van notities op een laptop of smartphone komt soms ongeïnteresseerd over, zeker als je tussendoor wordt afgeleid door binnenkomende mail of chatberichten.

Schakel dus liever je meldingen uit en schrijf allen kernwoorden op. Zo bespaar je tijd en voorkom je dat het gesprek stilvalt omdat je steeds hele stukken tekst bent aan het uittikken.

Meer tips om productiever te zijn en beter samen te werken? Download de gratis whitepaper ‘het nieuwe samenwerken: 12 tools en tips om slimmer samen te werken’.

Lees ook: