Flexwerken: 7 afspraken om effectief te werken

Het nieuwe werken kent veel voordelen, voor werkgever én werknemer. Om optimaal te profiteren van de voordelen is het wel belangrijk om de juiste afspraken op papier te zetten. 7 tips om flexwerken effectief te maken.

Flexwerken belooft veel voordelen, waaronder: kostenreductie, flexibeler werken, slagvaardiger concurreren en een hogere winst. Voorwaarde om van deze voordelen te kunnen profiteren is dat je de werknemers voldoende faciliteert en de juiste werkomstandigheden creëert. Bijvoorbeeld door toe te staan dat medewerkers hun eigen laptop, tablet en smartphone gebruiken voor het werk. Of je koopt de juiste devices voor het personeel.

In beide gevallen moeten er afspraken worden gemaakt over het correcte gebruik daarvan. Wat is bijvoorbeeld correct gebruik van de zakelijke smartphone, en wanneer gebruik je welk communicatiemiddel om met je collega’s te overleggen? We zetten de 8 belangrijkste dingen waar je vooraf over moet nadenken op een rij.

#1. Maak een gebruikersovereenkomst over privégebruik

Een smartphone, tablet of laptop dat door de werkgever beschikbaar wordt gesteld, wordt door veel medewerkers automatisch ook privé gebruikt. Om problemen te voorkomen, stel je voor elk door medewerkers gebruikt device een gebruikersovereenkomst op. In deze overeenkomst kan in ieder geval worden vastgelegd binnen welke grenzen het apparaat (privé) mag worden gebruikt. Omschrijf dit zo nauwkeurig mogelijk. Bijvoorbeeld in aantal minuten of MB’s die een werknemer daadwerkelijk verbruikt. Zo kan er achteraf geen discussie ontstaan over uitleg van vage begrippen als ‘normaal gebruik’. Elke vorm van onduidelijkheid kan op dit gebied al snel leiden tot ongewenste conflicten.

#2. Leg per device de aansprakelijkheid vast

AdvertorialDe toekomst van het nieuwe werken

Ander belangrijk punt dat in de gebruikersovereenkomst moet worden vastgelegd, is de aansprakelijkheid en gevolgen bij verlies of diefstal van een zakelijk apparaat. Over het algemeen draait de werkgever op voor alle schade die een werknemer veroorzaakt tijdens het uitoefenen van zijn functie. Uiteraard kunnen er uitzonderingen in de overeenkomst worden opgenomen. Bijvoorbeeld voor wanneer de werknemer bewust roekeloos of met opzet een device stukmaakt of verliest.

#3. Maak afspraken over de verzekering

Hoe goed je de aansprakelijkheid ook vastlegt, in de praktijk blijkt het vaak lastig hard te maken dat schade aan een apparaat het directe gevolg is van bewuste of verwijdbare nalatigheid door een medewerker. Sommige werkgevers vragen hun werknemers daarom om zich voor schade aan mobiele devices te verzekeren. In het geval van een BYOD-strategie kan dit eenvoudig worden geregeld bij het aangaan van het abonnement.

#4. Spreek targets of andere inspanningsverplichtingen af

Wat veel lastiger is vast te leggen is de aard van het gebruik. Veel werkgevers zitten bijvoorbeeld niet te wachten op medewerkers die tijdens hun werkzaamheden regelmatig op social media te vinden zijn. Op de werkvloer is dit relatief eenvoudig te voorkomen door toegang tot deze sites via het netwerk te beperken of blokkeren. Voor medewerkers op locatie is dat uiteraard een stuk lastiger, zeker als ze niet inloggen op het bedrijfsnetwerk. In dat geval kiezen werkgevers er vaak voor om per medewerker targets of andere inspanningsverplichtingen af te leggen. De medewerker kan dat zelf bepalen hoeveel tijd hij spendeert aan privézaken. Zolang hij zijn targets maar op tijd haalt.

#5. Stel een communicatie-etiquette op

Samenwerken via mobiele apparaten vereist goede afspraken. Als medewerkers niet precies weten hoe ze optimaal gebruik kunnen maken van de nieuwe mogelijkheden, is de kans bijvoorbeeld groot dat de onderlinge communicatie gaat versnipperen en er ruis ontstaat. Om dat te voorkomen stel je een heldere communicatie-etiquette op. Hierin leg je vast hoe medewerkers effectief met elkaar communiceren. Wanneer pak je de telefoon en wanneer stuur je een mail? Waarvoor las je een (online) vergadering in en voor welke informatie is het relevant face-to-face af te spreken? Maak hierover duidelijke afspraken met de medewerkers.

#6. Bepaal bij welke kwesties direct contact vereist is

Onderzoeken tonen aan dat gemiddeld slechts 5 procent van alle communicatie binnen een onderneming werkelijk dringend is. De rest is wellicht belangrijk, maar niet dringend. Die zaken hoeven dus niet via de mobiele telefoon of teleconferencing te worden aangekaart. Uit onderzoek blijkt dat een gemiddelde onderbreking ervoor zorgt dat je brein tussen de 10 en 25 minuten nodig heeft om de context van een specifieke taak weer helemaal terug te krijgen. Medewerkers die constant wordt afgeleid verliezen dus veel tijd. Daarom horen ook richtlijnen om te bepalen of iets dringend is of op een later tijdstip kan worden afgehandeld, thuis in het communicatie-etiquette.

#7. Laat minder urgente zaken standaard via e-mail afhandelen

E-mails hebben als aantrekkelijke kwaliteit dat de ontvanger zelf kan bepalen wanneer hij zijn aandacht op de desbetreffende materie richt. Uiteraard is het dan wel handig om in de communicatie-etiquette vast te leggen dat medewerkers hun e-mailnotificatie uitzetten. Door maximaal 4 a 5 keer per dag de mail te checken, is er nog steeds meer dan voldoende tijd om zowel intern als extern binnen een klantvriendelijke termijn te reageren.

Lees ook:

 

Beeld van Walt Stoneburner via Flickr