Gek van alle mails? Zo houd je het overzicht

Voorkom dat het nieuwe werken degradeert tot de hele dag mails beantwoorden. 9 tips voor effectief mailen.

In een ideale wereld mailen we helemaal niet meer. Helaas is dat in de meeste bedrijven (nog) niet mogelijk. Sterker nog, doordat we collega’s steeds minder vaak op kantoor tegenkomen, is de neiging om te mailen nog groter. Althans, het aantal klachten is nog steeds hoog. Alle samenwerkingstools ten spijt. Hoe zorg je dat je niet bezwijkt onder het aantal mails dat dagelijks binnenkomt? Kortom, hoe zorg je dat het lezen en beantwoorden van mails slechts een kleine dagtaak is? De tips voor effectief mailen.

#1. Communiceer duidelijk

Maak er een gewoonte van om duidelijk te communiceren. Dat begint met een heldere onderwerpregel. De ontvanger weet daardoor direct waar het mailtje over gaat én bij een reply weet ook jij direct waar je het mailtje moet plaatsen. Bovendien maakt het achteraf een mailtje in je archief terugvinden ook makkelijker.

#2. En wees nog duidelijker

Wees niet alleen in de onderwerpregel duidelijk, maar kom ook in de mail zelf snel to the point. Wat wordt er verwacht van de ontvanger? Is het een FYI (ter kennisgeving)? Een goedkeuring of een taak die uitgevoerd moet worden? Hoe concreter, hoe groter de kans dat het ook goed wordt uitgevoerd. Mail je meerdere mensen tegelijk? Zet dan @Naam gevolgd door de taak die voor die persoon bestemd is in de mail. Zo voorkom je dat de ontvangers denken ‘dit pakt een ander wel op’.

#3. Zet je e-mailmelder uit

AdvertorialDe toekomst van het nieuwe werken

‘Ping’ gevolgd door een pop-up. En hoe hard je ook je best doet om er niet naar te kijken, toch glijdt je oog naar de hoek rechtsonder in je scherm. En voor je het weet heb je het mailtje gelezen en denk je ‘hier reageer ik straks op’. Met als gevolg: een inbox vol gelezen, maar nog niet afgehandelde mails. En nog erger, je bent continu afgeleid van de taak die echt je aandacht vraagt. Dat valt niet onder de noemer effectief mailen. Simpele oplossing: zet de meldingen uit. De hele inbox afsluiten werkt uiteraard nog effectiever.

#4. Plan vaste mailmomenten in

Nu je je dag niet meer laat leiden door je mailbox (de meldingen staan immers uit) kun je zelf bepalen wanneer je je mail leest én beantwoordt. Vraag jezelf daarbij af: is de prioriteit van anderen je eerste prioriteit? Indien nee, begin de dag dan niet met het lezen van mail. Plan je dagelijkse mailmoment vlak voor of na lunchtijd en bijvoorbeeld aan het eind van de dag. Hang er ook een maximale tijd aan, bijvoorbeeld 2 keer een half uur.

#5. Onderneem actie

Stel niet uit wat nu ook kan gebeuren. Oftewel, als je dan toch je mails bent aan het lezen, onderneem dan ook zoveel mogelijk direct actie. Beantwoord de mail, zet de opgegeven taak op je to-do-lijst of plan die vergadering direct in. Mails bewaren om ze later af te handelen, levert alleen maar dubbel werk op.

#6. Maak mapjes en archiveer

Een lege inbox is een leeg hoofd. Archiveer mails direct nadat je ze afgehandeld hebt. Sla alleen niet door in het aantal mapjes om je mail te archiveren. Bij 100 mapjes ben je namelijk een halve dag bezig met alle mail sorteren. Nog nooit eerder je mail gesorteerd en geen zin om de huidige 3.000 mails te sorteren? Maak een map met ‘archief datum vandaag’ en stop daar alle gelezen mails in. Vanaf nu begin je met een schone lei. Toch nog een oude mail nodig, die kun je terugzoeken in de archiefmap.

#7. Creëer regels

De meeste mailboxen bieden de mogelijkheid om regels in te stellen. Krijg je bijvoorbeeld regelmatig mails van een projectgroep waar je niet direct iets mee moet? Of nieuwsbrieven die je wel wilt lezen, maar niet? Laat ze dan in een apart mapje binnenkomen door een e-mailregel in te stellen. Dat kan op basis van onderwerp, afzender of woordcombinatie. Extra voordeel: al die mails worden automatisch gearchiveerd bij binnenkomst.

#8. Effectief mailen via de smartphone

Handig, dankzij de smartphone heb je instant zicht op de binnenkomende mails. Maar ook hier geldt dat het vooral een stoorzender is en je veelal de mails wel leest, maar niet snel beantwoordt. Want mails waar je meer dan 10 woorden aan moet spenderen, is voor de meeste mensen te tijdrovend op de mobiel. En dat betekent dat je alsnog alle mail 2 keer leest, op de mobiel en daarna op de desktop om te beantwoorden Beperk mail lezen op je smartphone dus of gebruik apps om berichten mobiel sneller te sorteren en archiveren.

#9. Bel of chat als het kan

Oke, we zouden alleen tips geven voor effectief mailen. En toch, als het even kan mail dan gewoon niet. Iets wat veel discussie of onduidelijkheid oproept, kan beter live of via de telefoon besproken worden. En als je snel antwoord nodig hebt, is de telefoon of chat ook vaak vele malen effectiever. En ja, ook de vraag wie er mee gaat borrelen vanmiddag hoort niet thuis in de mail. Want de een moet er nog grappiger op reageren dan de ander. En zo wek je zelf in de hand dat je binnen een half uur 50 nieuwe mails te verwerken hebt.

Lees ook: