Getting Things Done bij mobiel werken

Getting Things Done is een methode om meer creativiteit, ruimte en aandacht te creëren. Maar waarom is het juist bij mobiel werken interessant? En hoe implementeer je het in je team?

Hoewel het normaal gesproken als voordeel benoemd wordt, is het ook een nadeel: werken waar en wanneer je maar wilt. Het betekent namelijk dat je veel minder zichtbaar bent voor collega’s. En dat zorgt voor een aantal problemen.

Zo gaat het gezegde ‘uit het oog uit het hart’ ook op het werk op. Oftewel, beloofde taken vergeet je sneller als je iemand minder vaak ziet. Daarnaast kunnen informele overleggen een struikelpunt zijn, omdat je sneller naar iemands bureau loopt dan hem of haar opbelt voor een simpele vraag. Ondertussen stroomt de mailbox vol en weet niemand meer waar een bepaald verzoek is blijven steken.

Kortom, mobiel werken kan de nodige frustraties en problemen opleveren, zeker op het vlak van samenwerken. Daarom is het verstandig om bij de implementatie van mobiel werken een systeem aan te bieden dat helpt om gestructureerd te werken. Zoals bijvoorbeeld de managementmethode Getting Things Done (GTD).

Getting Things Done (GTD)

Volgens Arjan Broere, Master Trainer bij Meereffect, de officiële Getting Things Done Partner van de David Allen Company, helpt de methode enerzijds werknemers te beschermen die soms buikpijn krijgen van hun werk. En anderzijds kunnen mensen zoveel meer doen door dingen praktisch te regelen.

Broere: ‘Het klinkt misschien tegenstrijdig, maar je wordt creatiever door georganiseerd te zijn. Pas als je al je zaken op orde hebt, heb je ’s avonds ook echt vrij en kun je vrijdagmiddag écht van je weekend gaan genieten.’

Met Getting Things Done (GTD) voorkom je dat je taken vergeet en continu brandjes moet blussen. Het biedt structuur, overzicht en helderheid, iets waar iedereen veel behoefte aan heeft bij mobiel werken. Bovendien zorgt het ervoor dat de effectiviteit en productiviteit van teams stijgt. Je bespaart dus nog tijd ook.

Maar hoe werkt het? De GTD-methode bestaat uit 5 stappen:

Stap 1: verzamelen

De eerste stap is simpel: alles wat je moet doen, sla je ergens op. Of het nou in een fysiek bakje is, een app of op een notitieblok. Zorg dat al je taken op één plek staan. Dus zowel de dingen die in je hoofd zitten waar je nog iets mee moet, als hetgeen iemand je vraagt uit te zoeken tot aan de taken die in je mail binnenstromen.

Let op: het is niet de bedoeling nu ook gelijk met de taken aan de slag te gaan, want dan wordt het een tijdrovende stap. In deze stap gaat het er vooral om dat je alle ideeën en taken bundelt, zodat je ze niet meer vergeet.

Stap 2: verwerken

Nu je een hele lijst met taken hebt, is de volgende stap punt voor punt uitzoeken wat je ermee moet. Vraag je bij iedere notitie af wat het is en of hier een fysieke actie aan gekoppeld is voor jou. Maak hoe dan ook een beslissing, want anders blijf je het uitstellen en blijft het (onbewust) ook in je hoofd hangen. Onnodig.

Stap 3: organiseren

Nu je over ieder punt in je lijst een beslissing hebt genomen, maak je 8 verschillende lijstjes, te weten:

  1. Weggooien: alles waar je niks meer mee hoeft.
  2. Archief: waar je niets meer mee hoeft, maar wel handig is om ooit nog op terug te kunnen vallen.
  3. Toekomst: waar je nu niets mee hoeft, maar misschien later nog eens mee aan de slag wilt.
  4. Uitvoeren: alles wat je direct nu kunt afhandelen.
  5. Actielijst: alles taken die je zelf moet uitvoeren zodra je de tijd ervoor hebt.
  6. Agenda: alle taken die je zelf moet uitvoeren op een specifiek moment zet je in je agenda voor die dag.
  7. Bespreekpunten: alles wat je nog wilt navragen en/of overleggen maar waar je nu geen tijd voor hebt (bijv. omdat diegene nu niet op kantoor is).
  8. Wachten op: alle taken die je gedelegeerd hebt en waarop je wacht op een reactie en/of uitkomst.

Nu je al je punten hebt onderverdeeld, zul je zien dat het allemaal overzichtelijke concrete acties heeft opgeleverd, waar je efficiënt mee aan de slag kunt. Eventueel kun je de actielijst (lijst 5) ook nog onderverdelen naar ‘kantoor’, ‘thuis’ en ‘lezen’ of iets dergelijks, om nog inzichtelijker te krijgen wanneer je waarvoor tijd hebt.

Stap 4: onderhouden

Wil je echt langdurig productiever en efficiënter werken? Dan zul je dit systeem moeten volhouden. En dat betekent ook dat je geregeld de lijstjes checkt. Staat alles nog op de goede plek? Kunnen er dingen afgestreept worden? Staan alle nieuwe taken er ook in? Oftewel, is je mailbox weer leeg en je takenlijst vol?

De meest makkelijke methode is een vast half uurtje per week inplannen om je lijsten na te lopen en nieuwe ideeën te verzamelen en beoordelen. Tussentijds kun je uiteraard ook al voltooide taken wegstrepen en nieuwe suggesties toevoegen, maar door één keer per week de tijd te nemen je lijsten grondig te controleren, worden ze echt betrouwbaar. En pas als je op jouw lijstjes kunt vertrouwen, maak je de efficiencyslag.

Stap 5: doen

De laatste stap is het simpelweg uitvoeren van de taken. Uiteraard kijk je daarbij naar hetgeen haalbaar is. Oftewel, op een thuiswerkdag kies je geen taak uit waarvoor je op kantoor moet zijn. En als je tien minuten over hebt, kun je een kort artikel uit de ‘leeslijst’ makkelijker oppakken dan een taak waar je twee uur voor nodig hebt.

Valkuilen bij GTD

De GTD-methode kan je werknemers dus veel opleveren, mits ze niet in onderstaande valkuilen stappen. Ook hier weer aan jou als leidinggevende de taken om je team op weg te helpen.

# Te grote taken

Een project afronden kun je zien als taak op de actielijst, maar echt concreet is het niet. De kans dat je zo’n grote taak voor je uitschuift is dan ook groot. Liever dus iets meer behapbaardere punten op de lijst dan één grote berg waar je tegenop ziet.

Probeer de taken die je opschrijft dan ook zo duidelijk en afgerond mogelijk te maken. Liever meerdere kleine stappen dan één grote taak waar je gelijk een dag voor moet uittrekken. Bijvoorbeeld: ‘bel Pietje’, ‘lees verslag’, ‘schrijf conclusies’ en ‘mail uitkomst naar klant’.

# Geen zin om iets nieuws te leren

Het is niet eenvoudig om een nieuwe manier van werken aan te leren. De ene persoon zal de GTD-methode sneller en vollediger onder de knie krijgen dan een ander. Maar hoe krijg je je team überhaupt zover om volgens Getting Things Done te werken? Een (interne) cursus waarbij de voordelen duidelijk worden gemaakt en het systeem goed wordt uitgelegd helpt vaak al.

Echt verplichten zal waarschijnlijk averechts werken. Maar door ambassadeurs in je bedrijf geregeld voordelen te laten benoemen (voor het bedrijf én zichzelf), zullen steeds meer collega’s gemotiveerd zijn ook ermee aan de slag te gaan.

# Verplichte werkwijze

Let er daarnaast op dat je niet te krampachtig jouw werkwijze oplegt. Iedereen heeft een andere manier van werken die hij of zij prettig vindt. De ene zal zijn actielijst in meerdere sublijstjes opsplitsen, terwijl de ander beter vaart bij één lange lijst. En waar de een zweert bij een app, wil de ander juist alles op papier schrijven. Het mag allemaal, als het maar werkt.

# Gebrek aan tijd

Het laten beginnen is één, maar zorgt dat werknemers het ook volhouden. Een nieuwe vaardigheid aanleren kost gemiddeld 60 dagen, dus eenmalig de lijst maken is niet voldoende.

Vooral stap 4 (onderhouden) schiet er snel bij in. Geef werknemers daarom voldoende gelegenheid om hun lijstjes wekelijks bij te werken. Plan bijvoorbeeld een vast moment voor de vrijdagmiddagborrel in.

Wil je meer tips om de samenwerking bij mobiel werken te bevorderen? Download de gratis whitepaper ‘De 7 kenmerken van succesvol samenwerken’.