Het nieuwe werken is samenwerken

Kostenbesparing is vaak aanleiding om na te denken over de cloud. Maar het zijn de vele mogelijkheden om effectiever samen te werken die bedrijven in de cloud houden. Het maken van goede afspraken is hierbij essentieel.

Met verschillende medewerkers tegelijk aan hetzelfde project werken levert vaak een hoop geregel en gedoe op. Denk alleen al aan de rapporten en andere documenten die met elkaar gedeeld worden. Iedereen stuurt zijn opmerkingen in het betreffende document op. Aanpassingen leveren vervolgens weer vragen op en daarmee extra mails.

Tussen al die verschillende communicatiestromen is het niet heel moeilijk om de draad – en juiste versie – kwijt te raken. Met weer extra communicatie én tijdverspilling als gevolg.

AdvertorialDe toekomst van het nieuwe werken

De cloud biedt talrijke oplossingen die samenwerkingsprojecten veel effectiever en soepeler laten verlopen. Voorbeelden en tips hoe je – dankzij de cloud – effectiever kunt samenwerken.

Documenten delen

Een voorbeeld van een cloudoplossing voor bovengenoemd probleem is de mogelijkheid om direct samen aan documenten te werken en telkens de meest actuele versie gepresenteerd te krijgen. Dankzij de beschikbaarheid van realtime commentaar en berichtenfuncties kun je direct zien of er iemand aanpassingen heeft gedaan of commentaar heeft geleverd.

Bij complexere projecten kun je machtigingen instellen. Daarbij zijn sommige medewerkers in staat aanpassingen in de plannen door te voeren, en kunnen andere deze wijzigingen alleen volgen. Aanwezigheidsindicatoren geven aan wanneer anderen actief zijn in een document en wie de eigenaar is van het document.

Door persoonlijke feeds of e-mailmeldingen in te stellen, zorg je desgewenst dat alle belangrijke deelnemers doorlopend op de hoogte blijven van de nieuwste activiteiten per bestand of gebruiker. Op deze wijze wordt het ook veel eenvoudiger overzicht te houden en de status van het project te bepalen.

Overal vergaderen

Tegelijk zorgen steeds beter wordende teleconferencingsystemen ervoor dat vergaderen over een project aanzienlijk eenvoudiger wordt. Dankzij deze mogelijkheid is het immers niet langer noodzakelijk om voor een vergadering fysiek aanwezig te zijn op dezelfde plek.

Het bepalen van een tijdstip waarop alle betrokkenen online moeten zijn voldoet. Bovendien kan tijdens de vergadering eenvoudig en effectief relevante informatie worden gedeeld of bewerkt.

Handige bundels

Gezien het grote aanbod is het uiteraard goed mogelijk om voor elke afzonderlijke toepassing een aparte applicatie te selecteren. De kans is echter groot dat de verschillende werkzaamheden dan toch gefragmenteerd worden uitgevoerd. Onnodig, omdat verschillende softwareleveranciers inmiddels goed op elkaar afgestemde pakketten aanbieden waarmee echte synergie wordt gecreëerd.

Goed voorbeeld is de Creative Cloud voor teams. Daarin heeft de bekende softwareleverancier Adobe alle specifieke creativiteits-, samenwerkings- en beheerfuncties die nodig zijn om optimaal werk af te kunnen leveren in één pakket samengevoegd. Extra service is dat je altijd over de nieuwste versies van alle Adobe-tools beschikt. En dus bijvoorbeeld ook kunt experimenteren met nieuwe tools zoals Edge Reflow.

Communicatie-etiquette

De cloud biedt dus goed gereedschap om effectief en soepel samen te werken. Samenwerken in de cloud vereist echter dat er goede afspraken worden gemaakt. Als mensen niet weten hoe ze optimaal gebruik kunnen maken van de nieuwe mogelijkheden, is de kans groot dat de onderlinge communicatie gaat versnipperen. Bedrijven die de cloud instappen doen er daarom goed aan ook een heldere communicatie-etiquette op te stellen.

In de communicatie-etiquette worden afspraken vastgelegd over effectief communiceren met elkaar. Dat begint met het bepalen van de urgentie van verschillende communicatiestromen. Welke zaken binnen een bedrijf zijn echt dringend, en welke kunnen ook op een later tijdstip worden afgehandeld? Zolang dat niet duidelijk op het vizier staat, blijven medewerkers vaak te pas en te onpas via de oude communicatiekanalen communiceren. Dat levert veel onwenselijke ruis op.

Geruisloos samenwerken

Onderzoeken tonen aan dat gemiddeld slechts 5 procent van alle communicatie binnen een onderneming werkelijk dringend is, en daarmee direct contact vereist. De rest is wellicht belangrijk, maar niet dringend, en kan dus ook ‘geruisloos’ met elkaar worden gedeeld.

Dat is belangrijk, omdat uit onderzoek blijkt dat een gemiddelde onderbreking ervoor zorgt dat je brein tussen de 10 en 25 minuten nodig heeft om de context van een specifieke taak weer helemaal terug te krijgen. Medewerkers die constant wordt afgeleid verliezen dus veel tijd.

Met een van oorsprong asynchroon communicatiemiddel als e-mail kan de ontvanger zelf bepalen wanneer hij zijn aandacht op de desbetreffende materie richt. Uiteraard is het dan wel handig om in de communicatie-etiquette vast te leggen dat medewerkers hun e-mailnotificatie uitzetten. Door maximaal 4 a 5 keer per dag de mail te checken is er nog steeds meer dan voldoende tijd om zowel intern als extern klantvriendelijk te reageren.

CRM-systeem

Veel communicatie wordt overigens geheel overbodig door het CRM-systeem nauwgezet bij te houden. Veel bedrijven hebben tegenwoordig zo’n systeem, maar slechts een kleine minderheid benut deze mogelijkheid structureel.

Alle communicatie met klanten zou acuut in het systeem moeten worden opgeslagen. Eventueel met gekoppelde data, zodat iedereen op elk gewenst moment kan zien wat de status van een bepaalde klant is. Zo is iedereen altijd op de hoogte en kan veel tijdrovende communicatie worden vermeden.

Beeld via Flickr

Meer leren over hoe je effectief kunt samenwerken? Download de gratis whitepaper ‘De 7 kenmerken van succesvol samenwerken’. 

Lees ook: