Hoe houd je contact met de thuiswerker?

Thuiswerken is flexibel, voorkomt reistijd en geeft medewerkers meer verantwoordelijkheid. Maar hoe laat je als leidinggevende de samenwerking goed verlopen met werknemers die niet fysiek op kantoor zijn? De thuiswerker dus. De tips.

Thuiswerker benaderen

De meest directe manier om een thuiswerker meteen te pakken te krijgen is natuurlijk nog steeds de telefoon. Even een belletje naar de mobiel of het vaste thuisnummer – als ze dat nog hebben – is het meest effectief. Natuurlijk werkt een sms-bericht ook goed, of een Whatsapp-bericht. Bij deze laatste dienst kun je ook nog eens zien of de ontvanger je bericht heeft gelezen. Maar wat is nu de meest productieve methode om teamleden te contacten?

Whatsappgroep met collega’s

Whatsapp is trouwens ook heel geschikt om in een klein team nauw contact met elkaar te houden binnen een project of opdracht. Bedenk wel dat hoe groter de app-groep wordt, hoe meer je telefoon piept bij elk berichtje dat wordt geplaatst. Het nadeel van Whatsapp is dat het heel vluchtig is. Als je iets wil terugzoeken van een tijdje terug moet je veel scrollen op je schermpje. Ook bestanden delen is niet makkelijk.

Contact via e-mail

AdvertorialDe toekomst van het nieuwe werken

Met e-mail gaat bestanden delen natuurlijk weer beter. Maar ook aan e-mail kleven nadelen. Een mailtje kan over het hoofd worden gezien in een volle mailbox en zeker in teams ligt er de bekende valkuil op de loer van het cc-en. Altijd maar iedereen in de cc zetten leidt tot overvolle mailboxen en irritaties. Werknemers zijn te veel tijd kwijt met het lezen van mails waarin ze wel in de cc staan, maar verder niets mee hoeven te doen. Bovendien zorgt het voor onnodige hoge werkdruk.

Apps en programma’s gebruiken

Dat kan efficiënter. Er zijn allerlei programma’s en apps beschikbaar waarmee je via chatsessies direct in contact komt met je team én documenten, presentaties, to-do-lijstjes en agenda’s met hen deelt. Wil je als projectleider of manager een meer officiële workflow of online samenwerking opzetten? Denk dan bijvoorbeeld aan programma’s als BasecampTrello of Yammer.

Yammer is bijvoorbeeld een intern social medianetwerk dat al door veel bedrijven als intranet wordt gebruikt. Je kunt er nieuwe teams mee samenstellen, chatten en via e-mailupdates blijf je op de hoogte van hetgeen je collega’s allemaal doen. Om te reageren hoef je niet eens het programma te openen. Andere programma’s om werk te delen, en te chatten met elkaar zijn Evernote en Quip. Beiden zijn heel geschikt om met meerdere collega’s online samen te werken aan een bestand of project. Ook hier zijn chat- en berichtfuncties ingebouwd en deel je makkelijk presentaties, to-do lijstjes en documenten uit Dropbox, Evernote en Google Docs.

Online vergaderen

Documenten delen met de thuiswerker kan dus prima. Maar hoe vergader je als niet iedereen op kantoor is? Ook daar zijn voldoende oplossingen voorhanden. Zo kun je een conference call met je smartphone opzetten. Nog makkelijker wordt het als je een goede internetverbinding hebt op je thuiswerkplek. Daarmee kun je elkaar net zo makkelijk treffen op Skype, Google Hangouts of andere online programma’s zoals GoTo Meeting, Microsoft Office Live Meeting of Campfire. Vaak gaat het sneller om even tussendoor een online vergadering te organiseren dan iedereen op kantoor bij elkaar krijgen in een vergaderruimte.

Live online presentaties delen

De meeting wordt helemaal effectief als je er een videoconference van maakt. Je kunt met meerdere mensen tegelijk inbellen, via video elkaar zien, chatten en presentaties op het scherm delen. Voor de thuiswerkende medewerker is het in ieder geval een reden om zich te scheren en zijn joggingbroek te vervangen voor nette kleding. Zorg er wel voor dat iedereen goed bekend is met de technologie.

De online koffieautomaat

Ook informeel bij elkaar komen met collega’s kan online. Op kantoor is de koffieautomaat dé plek waar de laatste roddels voorbijkomen, maar ook waar je goede ideeën deelt en inspiratie opdoet. Het programma Sqwiggle een realtime videochatportal, waar je naast werkgerelateerde zaken ook op elk moment van de dag even kunt ‘binnenvallen’ bij je collega’s voor een praatje.

Andere manier van leidinggeven

Naast alle tools ligt de goede samenwerking op afstand ook aan jezelf. Het nieuwe werken vraagt immers hele nieuwe kwaliteiten van leidinggeven. Je moet durven loslaten, en erop vertrouwen dat je werknemers op afstand ook hun werk goed doen. Via de online tools kun je hen daarbij helpen en ondersteunen. Het werkt minder goed als je ze vooral wilt controleren, bijvoorbeeld of ze hun uren wel maken. Beschouw je medewerkers als professionals. Als het goed is voelen ze zelf ook de verantwoordelijkheid om hun werk goed te doen en hun resultaten en deadlines te halen. Daarbij kunnen de bovengenoemde tools allemaal bij helpen.

De ideale (thuis)werkplek

Meer weten over hoe de ideale (thuis)werkplek eruitziet en hoe we in de toekomst gaan samenwerken? Bekijk dan het gratis webinar ‘De werkplek van de toekomst‘. En lees ook: