In 5 stappen zorgen dat werknemers nieuwe tools effectief gebruiken

nieuwe tools gebruiken

Nieuwe devices en software kunnen de bedrijfsvoering optimaliseren, kosten besparen en de productiviteit verhogen. Mits ze op de juiste manier geïmplementeerd worden, zodat werknemers weten hoe ze er optimaal gebruik van maken. Met dit stappenplan zorg je dat je personeel nieuwe technologie sneller omarmt.

Binnen veel organisaties wordt om de zoveel jaar nieuwe soft- en hardware uitgerold. Van krachtige mobiele devices die traditionele desktops vervangen en flexibel werken mogelijk maken, tot een projectmanagementtool die samenwerking op afstand in goede banen leidt.

Moderne tools kunnen bedrijfsprocessen verbeteren, maar het probleem is dat ze vaak meer mogelijkheden bieden dan waar werknemers gebruik van maken. Onwetendheid en vastgeroeste gewoontes kunnen ervoor zorgen dat veranderingen uitblijven en dat niet wordt geprofiteerd van de te behalen effectiviteitswinst. Hoe voorkom je dat?

#1. Bezint eer ge begint

Gebruikersadoptie bereik je niet door medewerkers achteraf een trainingsprogramma te laten volgen. Een succesvolle implementatie staat of valt met de keuze voor een tool en de onderbouwing waarom juist specifiek hiervoor is gekozen. Maak een business case voor de nieuwe tool en welke voordelen deze biedt ten opzichte van de huidige situatie. Die inzichten gebruik je vervolgens in de ‘sales pitch’ richting medewerkers, waarmee je ze overtuigt van het belang van verandering.

Ga in gesprek met mensen binnen de organisatie om te begrijpen tegen welke problemen ze aanlopen. Kan een nieuwe tool pijnpunten wegnemen en hun werk aangenamer maken? Focus bij je keuze niet alleen op functionaliteit, maar houd ook rekening met gebruiksgemak en de gebruikerservaring. De kans is groot dat een tool die meerdaagse trainingen en een dikke gebruikershandleiding vereist, tot weerstand leidt bij medewerkers. Zeker als ze al sceptisch zijn over het vervangen van bestaande tools ‘die nog steeds prima werken’.

Bepaal tot slot welke kosten de invoering van een nieuwe technologie met zich meebrengt. Een omschakeling kan de productiviteit tijdelijk verlagen en investeringen in ondersteuning en training vereisen.

#2. Identificeer (en betrek) stakeholders

Het ligt voor de hand om bij de keuze voor een nieuwe tool te praten met de belangrijkste betrokkenen en te luisteren naar hun wensen en behoeften. Veel organisaties hanteren een high-level-benadering bij het identificeren van stakeholders en vergeten de impact die een verandering kan hebben op andere gebruikersgroepen.

Wanneer wordt overgeschakeld op een nieuw boekhoudsysteem, dan heeft dat gevolgen voor de boekhouders en accountants die er dagelijks mee werken. Maar natuurlijk ook voor HR-medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de uitbetaling van salarissen. En wat te denken van klantenservicemedewerkers die vragen moeten beantwoorden over eerdere orders en betalingen?

Ga per afdeling na wie betrokken moet worden bij de implementatie, wat hun rol is en hoe een verandering hun dagelijkse werkzaamheden beïnvloedt. Op basis daarvan kun je bepalen in hoeverre de stakeholder geïnformeerd en tevreden gehouden moet worden.

#3. Bepaal een strategie voor de uitrol

Is de keuze voor een nieuwe tool gemaakt, gebruik dan de inzichten die je hebt verzameld over de voordelen, de (op te lossen) pijnpunten en stakeholders voor het opstellen van een uitrolstrategie. Die bevat in ieder geval een planning met data voor wanneer de tool getest en gereed moet zijn voor de uitrol. Leg concreet vast wanneer alle gebruikers overschakelen en wanneer de oude tool wordt uitgeschakeld.

Bepaal of de tool in één keer wordt uitgerold of dat het slimmer is dit gefaseerd te doen, om een (te) grote impact op de productiviteit te voorkomen. Een gefaseerde uitrol maakt het gemakkelijker specifieke gebruikersgroepen een training te geven die is toegespitst op hun rol en werkzaamheden. Wellicht hebben bepaalde afdelingen andere training nodig, omdat ze de tool voor andere doeleinden gaan gebruiken.

Wees realistisch als het aankomt op adoptie. Slechts een kleine groep (15 procent) van zogenoemde innovators en early adopters zal een nieuwe tool direct omarmen. Het overgrote deel van de medewerkers – de early en late majority – zal pas overschakelen als ze zijn overtuigd of wanneer ze er niet meer omheen kunnen. En dan is er nog de groep achterblijvers (laggards), die doorgaans ouder zijn en niet van verandering houden. Deze werknemers hebben vaak extra overtuiging en/of training nodig.

#4. Maak het leuk

Een nieuw boekhoud- of CRM-systeem leren is niet zo opwindend als aan de slag gaan met een gloednieuwe smartphone. Serious gaming – spellen gericht op het verwerven van kennis – helpt om medewerkers op een laagdrempelige en leuke manier kennis te laten maken met nieuwe technologieën.

Laat met incentives, zoals een cadeaubon of ander klein presentje, zien dat je het waardeert dat ze de tijd nemen om de training te volgen. En zorg dat de training wordt gegeven door een inspirerend persoon en op een inspirerende plek, het liefst ergens buiten kantoor. Met andere woorden, maak er een leuke dag van!

#5. Evaluatie en feedback

De laatste stap is nagaan hoe de nieuwe soft- en/of hardware in de praktijk presteert. Misschien zijn er echte problemen met de manier waarop de tool werkt, of zijn er gebruikers die om wat voor reden dan ook problemen ervaren.

Met een evaluatie breng je beide type problemen in kaart. Wellicht hebben bepaalde medewerkers extra aandacht nodig. Bied daarnaast ruimte voor het geven van feedback. Gebruikers die zich gehoord voelen, zullen uiteindelijk tevredener zijn en een nieuwe tool eerder volledig omarmen.

Behoefte aan meer tips? Bekijk de gratis video ‘Productiever en creatiever werken? Deze tools helpen je daarbij’. Lees ook: