Intern communiceren bij het nieuwe werken: 6 handige tools

Vaak gehoord nadeel van online werken is het gebrek aan gesprekken bij de  koffieautomaat. Gelukkig zijn er genoeg tools beschikbaar om de communicatie binnen een bedrijf te optimaliseren.

Een soepele communicatie is essentieel voor elke onderneming. Zonder communicatie kan het management haar strategie niet overbrengen, lopen projecten in het honderd, worden klanten niet teruggebeld, blijven ideeën voor nieuwe producten en diensten uit en ontstaat simpelweg een chaos waarin niemand meer van elkaar weet waar er aan gewerkt wordt of moet worden. Intern communiceren bij het nieuwe werken: hoe doe je dat?

Persoonlijk contact digitaliseren

Een groot deel van de communicatie is de afgelopen tien jaar al gedigitaliseerd. E-mails zijn niet meer weg te denken uit het kantoorleven en volgens techonderzoeker Gartner overtreft het aantal mobiele devices op de werkvloer binnenkort het aantal werknemers. De effectiviteit van de afzonderlijke werknemers neemt daardoor over het algemeen sterk toe. Door het teruglopende persoonlijke contact tussen werknemers kan hun effectiviteit als groep echter onder druk komen te staan.

AdvertorialDe toekomst van het nieuwe werken

Gelukkig biedt digitalisering ook hier uitkomst. Om de communicatie en samenwerking binnen de onderneming te waarborgen zijn verschillende tools beschikbaar, voor bijna elke denkbare (team)activiteit binnen het bedrijf. Hieronder een selectie van tools waarmee elke onderneming zijn voordeel kan doen.

#1. Essentiële informatie over de klant in CRM

Het klantenbestand is een van de meest waardevolle bezittingen van elk bedrijf. Des te nauwkeuriger je dat bijhoudt, des te meer waarde deze informatie heeft voor de toekomst. Een goed onderhouden klantbestand maakt goed inzichtelijk wie de klanten zijn en welke specifieke behoeften ze hebben. Daardoor kun je als bedrijf een waardevolle relatie met (potentiële) klanten opbouwen. Belangrijk is daarbij wel dat alle medewerkers die wel eens in contact komen met de klant, toegang hebben tot deze informatie en de informatie aanvullen. Dat kan met Customer Relationship Management (CRM). Een bekende leverancier is Salesforce, maar er zijn ook verschillende andere goede CRM-tools beschikbaar.

#2. Manage projecten met Project Management Systeem

Projectmanagementsoftware is vooral handig voor het managen van complexe projecten met veel deelnemers. Je kunt hiermee projecten opdelen in losse taken. Deze taken kun je vervolgens rangschikken en toewijzen aan de verantwoordelijke medewerkers. Het voordeel van de software is dat je overzicht creëert en snel ziet wie waarmee bezig is en welke onderdelen in het project nog moeten gebeuren of uitgezet moeten worden. Projectmanagementsoftware is er in alle vormen en maten. Er is software beschikbaar dat door het hele bedrijf gebruikt kan worden tot aan programma’s die vooral geschikt zijn voor kleine projecten waar één iemand de aansturing doet.

#3. Online communiceren met Skype of Google Hangouts

Bij een online werkplek is samenwerken vaak een issue. Het leidt al vaak tot enorme mailwisselingen waarbij het overzicht al snel zoek is. Daarom is het belangrijk om orde te scheppen in de online communicatie. Dat kan door bestanden in de cloud te zetten, zodat iedereen daarbij kan. In sommige gevallen is het zelfs mogelijk om met meerdere mensen tegelijk in een document te werken, bijvoorbeeld bij Google Apps. Voordeel daarvan is dat er niet langer meerdere versies van één document rondzwerven. Daarnaast kun je ook online overleggen, bijvoorbeeld via Skype of Google Hangouts. Doordat je elkaar wel ziet, is het overleg intensiever. Bovendien kun je bij deze videochats niet alleen met meerdere mensen tegelijk inbellen, je kunt er ook een presentatie laten zien door mensen op je scherm te laten meekijken.

#4. Innoveren in het nieuwe werken met Mindjet

Mindjet is een tool van Microsoft die managers en medewerkers in staat stelt hun ideeën te visualiseren, gefocust te brainstormen en de uitkomsten daarvan overal en altijd beschikbaar te maken. Daardoor is Mindjet een handige tool om het creatieve denkproces binnen een bedrijf te ondersteunen. Belangrijk onderdeel is mind mapping. Hierbij worden creatieve denkprocessen visueel gemaakt, waardoor ze veel gemakkelijker te delen zijn met de medewerkers in het team. Dankzij de naadloze integratie met de Microsoft Office, Outlook, SharePoint of Mindjet web tasks is het delen van de uitkomsten of taken eenvoudig. Als bonus kun je ook direct een doorlooptijdplanning maken.

#5. Koffieautomaat op online werkplek heet Sqwiggle

Bij mobiel werken missen medewerkers vaak het bekende contact bij de koffieautomaat. Dat is een onwenselijke ontwikkeling. Want wie wacht op een vers kopje koffie bespreekt niet alleen de laatste roddels, maar vaak ook nieuwe ideeën. Deze informele en ongedwongen contacten zijn dus een bron van inspiratie en innovatie binnen een bedrijf. Wanneer werknemers regelmatig thuiswerken, neemt de innovatie af. Om die waardevolle gesprekken bij de koffieautomaat niet verloren te laten gaan, is er Sqwiggle. Op deze realtime videochatportal kunnen medewerkers op elk moment van de dag even ‘binnenvallen’ om te communiceren met collega’s.

#6. Samen in de Creative Cloud

Gezien het grote aanbod is het mogelijk om voor elke toepassing een andere applicatie te installeren. De kans is echter groot dat de verschillende werkzaamheden dan gefragmenteerd worden uitgevoerd. Onnodig, omdat verschillende softwareleveranciers inmiddels goed op elkaar afgestemde pakketten aanbieden. Goed voorbeeld hiervan is de Creative Cloud voor teams. Daarin heeft softwareleverancier Adobe alle creativiteits-, samenwerkings- en beheerfuncties die nodig zijn om optimaal werk af te kunnen afleveren, in één pakket bij elkaar gevoegd.

Meer tips over hoe je effectief op afstand samenwerkt? Download de gratis whitepaper ‘Het nieuwe samenwerken: 12 tips en tools om slimmer samen te werken’.

Lees ook:

 

Beeld via Flickr