Kostbare werktijd verloren door gebrekkige IT-kennis: 3 tips

Nederlanders besteden 8 procent van hun werktijd aan ict-problemen. Nergens voor nodig. ‘Ook in grote en professionele organisaties gaat er nog steeds veel onnodig fout.’

Iedereen loopt wel eens vast in zijn werk omdat de computer niet meewerkt.  Uit onderzoek door het onderzoeksinstituut CTIT van de Universiteit Twente blijkt dat echter een veel groter probleem dan je in eerste instantie zou denken.

Volgens het als ‘schokkend’ getypeerde onderzoek genaamd Ctrl Alt Delete kosten dergelijke problemen de gemiddelde Nederlandse werknemer namelijk 8 procent van zijn totale werktijd.

Financiële strop van 19 miljard euro

Omgerekend leveren niet goed functionerende IT-systemen en gebrekkige digitale vaardigheden het Nederlandse bedrijfsleven daardoor jaarlijks een financiële strop op van 19 miljard euro.

De onderzoekers noemen de uitkomsten met name ‘schokkend’ vanwege de omvang en vanwege het feit dat leidinggevenden en werknemers zich nauwelijks bewust zijn van het productiviteitsverlies. ‘Computers en internet bieden veel voordeel bij het werk van de meeste Nederlanders’, aldus een van de onderzoekers. ‘Maar de tijd die we nu iedere dag verliezen met IT-problemen is te groot.’

Inefficiënt samenwerken

Colin van Oosterhout, senior solution consultant van Adobe Systems Benelux, is niet verbaasd door de uitkomsten van het onderzoek. ‘Bij Adobe hebben we in 2012 ook groot onderzoek laten doen naar de productiviteit van werknemers bij de omgang met digitale documenten’, vertelt hij.

‘Belangrijk aandachtspunt was de wijze waarop medewerkers samenwerken met andere professionals binnen of buiten de organisatie. In feite heeft elke Nederlandse werknemer daar natuurlijk regelmatig mee te maken. Uit ons onderzoek blijkt  dat ongeveer de helft van de tijd die daaraan wordt gespendeerd verloren gaat.’

Aan wie de taak om kennis bij te spijkeren

Van Oosterhout deelt de conclusies van het onderzoek dat dit soort vertragingen makkelijk voorkomen kunnen worden door medewerkers meer basale kennis en vaardigheden mee te geven op dit gebied. ‘Maar de vraag is waar de taak ligt om dat stukje opvoeding te verzorgen.’

‘Natuurlijk kunnen softwarebedrijven tot op zekere hoogte helpen door seminars en webinars te organiseren. Vaak zie je dan direct het kwartje vallen. ‘Hé, ik kan een pagina omzetten in Word, waar ze nu nog alles los knippen en plakken.’ Of ‘Wow, ik kan tabelinformatie uit een pdf extraheren en makkelijk in Excel verwerken’.’ Ook instructievideo’s op Youtube met dergelijke tips winnen aan populariteit.

Invloed IT-afdeling op werkprocessen

Maar daarnaast is het de rol van de werkgever om medewerkers te wijzen op het bestaan van de mogelijkheden om de productiviteit te verhogen. ‘Dat kan in eerste instantie vanuit het management worden georganiseerd’, aldus Van Oosterhout.

‘Maar de invloed van de IT-afdelingen reikt op dit gebied doorgaans ook best ver binnen een organisatie. Tot aan het punt waar ze ingrijpen op werkprocessen. En dat is eigenlijk wel waar het interessant wordt, want de rol van de IT-afdeling valt daarin niet te onderschatten. Door bijvoorbeeld goede templates met sjablonen door te voeren waarin het eigenlijk niet meer mis kan gaan, boek je al enorme vooruitgang. Dat soort zaken kun je dus wel degelijk afdwingen.’

3 productiviteitstips

Om je alvast op weg te helpen, drie tips van Van Oosterhout om productiever aan de slag te gaan dankzij IT-oplossingen:

1. Feedback verzamelen tijdrovende klus

Een van de vele mogelijke oorzaken voor dit verlies is de manier waarop feedback wordt verzameld. Zeker als mensen op afstand samenwerken kan daar veel tijd mee verloren gaan. ‘Mensen die binnen een organisatie bijvoorbeeld een rapport schrijven bieden dat vaak per e-mail aan bij de collega’s die feedback moeten leveren’, aldus Van Oosterhout. ‘De eerste reviewer zet al zijn commentaar in een e-mail. De ander gebruikt de Track Changes-functie in het Word-document, en collega nummer drie geeft zijn commentaar telefonisch door. Als opsteller stelt zo’n scenario je voor een enorme uitdaging om al die verschillende soorten feedback in je originele document verwerken.’

Terwijl de rompslomp rond feedback verzamelen gemakkelijk te voorkomen is. ‘In PDF zijn bijvoorbeeld allerlei bestandsformaten te verenigen. Daardoor is het heel eenvoudig om alle feedback overzichtelijk te verwerken’, stelt Van Oosterhout. ‘Daar zijn ook een aantal andere belangrijke voordelen aan verbonden. Wat je bijvoorbeeld vaak ziet is dat mensen worstelen om tabellen uit Excel of plaatjes uit een PowerPoint-presentatie in een Word-bestand te stoppen. Terwijl het veel gemakkelijker is om al die bronnen in een interoperabel (verschillende formaten die met elkaar kunnen communiceren – red.) bestandsformaat als PDF te consolideren.’

Bekijk de video-uitleg om efficiënt feedback te verzamelen

2. Formulier in Word en Excel verwerken

Ander belangrijk punt waarop productiviteitswinst is te behalen zijn de formulieren die binnen een organisatie worden opgesteld. Van Oosterhout: ‘Ook hier beginnen mensen vaak met een Word-document, omdat ze daar vertrouwd mee zijn. Het formulier wordt vervolgens opgemaakt en verstuurd in Word-opmaak. Vervolgens krijg je de aangepaste vorm en inhoud tezamen terug. Terwijl je eigenlijk het formulier en de inhoud wilt kunnen scheiden, zodat je een deel van die informatie bijvoorbeeld kunt verwerken in een Excel-document. Ook aan dat soort bewerkingen gaat veel tijd verloren, terwijl er werkbaardere oplossingen voor zijn.’

Bekijk de video-uitleg om handig formulieren aan te maken

3. Documenten omslachtig archiveren

Veel organisaties zijn nog steeds afhankelijk van een grote hoeveelheid fysiek papieren informatie. Een deel van de documentstroom komt aan de voorkant binnen als digitaal document. ‘Ook bij grote en zeer professionele organisaties wordt die informatie eerst uitgeprint, en vervolgens gescand om in een digitaal archiveersysteem te verwerken’, aldus Van Oosterhout. ‘Los van alle volledig onnodige bewerkingen gaat ook de doorzoekbaarheid van het originele document verloren. Het wordt veel lastiger om de informatie weer te vinden. Ook daar gaat dus weer onnodig veel tijd verloren.’

Lees ook:

 

Beeld via Flickr