Slim online samenwerken: hoe doe je dat?

online samenwerken

Bij de overstap naar het nieuwe werken wordt alles geregeld: nieuwe mobiele devices, security en inspirerende flexplekken. Maar dat het ook een nieuwe manier van samenwerken vergt, wordt vaak vergeten. Ontdek hoe je online samenwerken goed organiseert.

Mobiel werken levert werknemers veel vrijheid op. En doordat ze zelf mogen bepalen waar en wanneer ze werken, zijn ze een stuk productiever. Behalve wanneer ze hun collega’s maar niet te pakken krijgen en daardoor de benodigde input of feedback missen om verder te kunnen werken.

Even bij een collega langslopen om te vragen hoe het zit is er namelijk niet meer bij. Met de juiste tools loopt het online samenwerken net zo vlekkeloos als toen iedereen nog op kantoor zat.

#1. Online de koppen bij elkaar steken

Waar je voorheen de koppen even bij elkaar stak als je ergens op vastliep, is tegenwoordig niemand meer op hetzelfde moment op kantoor. Het kan daardoor een flinke uitdaging zijn om iedereen op hetzelfde tijdstip op dezelfde locatie te krijgen. En de vraag is of de bijeenkomst nog zin heeft tegen de tijd dat het eindelijk gelukt is om bij elkaar te komen.

Oplossing is online vergaderen. Spreek met je team af dat iedereen dezelfde tool installeert op zijn mobiele device, bijvoorbeeld Skype. Heeft iemand een vraag waarvoor ‘live’ overleg makkelijker werkt? Dan kan hij direct kijken wie er nu ‘beschikbaar’ is en dus kan aanschuiven bij deze online meeting.

#2. Communicatiecode

Heb je een vraag? Dan zet je het op de mail. Is het een vraag of opmerking die voor de hele afdeling relevant kan zijn, dan zet je iedereen in de cc. Wel zo makkelijk, toch? Uiteraard verwacht je binnen 10 minuten van iedereen een antwoord. Want zelf kijk je ook de hele dag in je mail of er niets binnen is gekomen.

Nee dus. Online samenwerken vergt een andere manier van online communiceren. Doe je dat niet, dan worden de 100 mails per dag die je al krijgt, met gemak verdubbeld. Met als gevolg dat alle werknemers alleen nog maar bezig zijn met mail afhandelen in plaats van het uitvoeren van hun taken. Spreek daarom duidelijk af wanneer je belt, mailt (en iedereen in de cc zet) of een andere communicatiemethode gebruikt.

#3. Documenten delen

Veel bedrijven werken nog met een eigen vaste server waar werknemers lastig toegang toe krijgen buiten de bedrijfspoorten. En hoewel iedereen weet dat documenten doorsturen of op stickjes zetten niet veilig is, gebeurt het nog vaker dan je denkt. Bovendien is het onpraktisch. De kans dat er met verouderde versies gewerkt wordt, stijgt naarmate het document vaker gedeeld wordt.

Dus hoe deel je dan de documenten met je team? In de cloud uiteraard. Faciliteer als bedrijf een app of tool waarmee alle data in de cloud worden opgeslagen. Alleen toegankelijk voor werknemers, maar dan wel voor alle werknemers die met deze documenten moeten werken. Veilig en makkelijk, ook voor wie niet op kantoor werkt.

#4. Elektronische handtekening

Een ander heikel punt bij mobiel werken zijn de handtekeningen. Niet alleen onder contracten en inkoopbonnen, maar ook om facturen en declaraties te betalen en om werknemers verlof te geven is vaak nog een handtekening vereist.

Dan is het vervelend als het document een paar dagen in een postvakje blijft liggen eer de verantwoordelijke lijfelijk aanwezig is om zijn handtekening te zetten. Gelukkig zijn ook hier digitale oplossingen voor. En goed om te weten: een elektronische handtekening is ook wettelijk juridisch bindend.

#5. Koffieautomaat 2.0

Online samenwerken kan dus praktisch goed geregeld worden, maar het is vaak minder ‘gezellig’. Vooral de lunchpauzes en gesprekken bij de koffieautomaat schieten erbij in. Juist dé momenten waarop je even ontspant, collega’s beter leert kennen en samen out-of-the-box-ideeën bedenkt.

Toch kan je team ook als het flexwerkt deze koffieautomaatgesprekken blijven voeren. Hoe? Met een chattool of interne social media. Er zijn verschillende apps die je op je desktop, laptop en smartphone kunt installeren en waarmee je groepsgesprekken op afdelingsniveau of gelegenheidsteams kunt samenstellen, maar ook één op één een vraag kunt stellen. Laagdrempelig en toch effectief.

Meer tips voor slim online samenwerken? Download de gratis whitepaper ‘het nieuwe samenwerken: 12 tools en tips om slimmer samen te werken’.

Lees ook: