Met deze tips maak je thuiswerken zo aangenaam mogelijk

thuiswerken

Meer dan een derde van de Nederlandse beroepsbevolking werkt wel eens vanuit huis. Dat bevordert de werk-privé-balans, productiviteit en het ziekteverzuim, mits thuiswerken goed is georganiseerd.

Voor steeds meer medewerkers is de mogelijkheid om flexibel te werken, bijvoorbeeld vanuit huis of op een andere locatie dan kantoor, een belangrijke arbeidsvoorwaarde. Zeker millennials (geboren na 1980) hebben de behoefte om incidenteel vanuit huis te werken, om bijvoorbeeld reistijd te besparen, geconcentreerder te werken of om geen oppas voor de kinderen te hoeven regelen.

Thuiswerken kan ook de werkgever voordelen opleveren. Denk aan lagere reiskosten en minder tijdverlies door files, efficiëntere inzet van medewerkers en lagere kosten voor huisvesting (door het invoeren van flexplekken). Werknemers die ziek zijn, kunnen vanuit huis vaker doorwerken, waardoor het aantal ziekteverzuimdagen afneemt.

Nadelen van thuiswerken

Er liggen ook nadelen op de loer. Een niet goed ingerichte thuiswerkplek kan RSI-klachten of rugklachten veroorzaken. Kan een medewerker vanuit huis niet bij zijn werkmappen en -bestanden, dan levert dat vertragingen in het werk op. Ook heeft de thuiswerker minder (spontaan) contact met collega’s en kan een gebrek aan duidelijke afspraken leiden tot verwarring en onrust.

Als werkgever moet je dus zorgen dat de thuiswerkplek voldoet aan de Arbo-wetgeving en dat de de werknemer beschikt over de juiste technische middelen. Dat vereist investeringen. Daarnaast is het van belang om (werk)afspraken te maken, want de werknemer is zelf verantwoordelijk voor zijn of haar planning en is lastig op afstand te controleren. Mogelijk moet je daarop je stijl van leidinggeven aanpassen.

Een goed georganiseerde thuiswerkplek

Productief en aangenaam thuiswerken begint met een goed ingerichte werkplek. Voor thuis gelden iets andere regels dan voor de werkplek op kantoor, maar er moet in ieder geval een goede bureaustoel, (in hoogte verstelbare) tafel en juiste verlichting aanwezig zijn.

Het beeldscherm moet in een hoek van 90 graden staan en ergonomisch is het beter gebruik te maken van een losse muis en toetsenbord. Als werkgever heb je de plicht om te zorgen dat de thuiswerkplek goed is georganiseerd. Informeer de thuiswerker daarom over de eisen en risico’s en controleer indien mogelijk de kwaliteit van de werkplek.

Contact houden

Maakt de werknemer gebruik van een laptop, dan is het slim om de thuiswerkplek niet alleen te voorzien van een losse monitor en randapparatuur, maar ook van een dockingstation. Hieraan worden alle accessoires en eventueel een netwerkkabel gekoppeld. Het voordeel is dat de thuiswerker niet steeds alle kabels hoeft aan te sluiten en los te koppelen als hij met een laptop aan zijn bureau gaat werken.

Zorg dat de thuiswerker ook beschikt over de juiste software. Denk aan een up-to-date antivirus- en officepakket en tools om contact te houden met collega’s. Skype is een onmisbare app voor chat- en videogesprekken en Skype for Business maakt het mogelijk om op afstand meetings te organiseren of bij te wonen.

Een andere populaire optie voor zakelijk chatten is Slack. Die laat gebruikers privé- en groepsgesprekken voeren, bestanden inzien en delen en snel overleg plegen, zonder dat er mail aan te pas komt. De communicatie-app verlaagt de drempel voor thuiswerkers om contact te zoeken met collega’s en houdt ze betrokken bij het reilen en zeilen van de organisatie.

Veilig vanuit huis werken

Om te flexwerken is het allang niet meer nodig om de pc op kantoor aan te laten staan. Veel zakelijke (cloud) applicaties zijn ook via de browser te benaderen. Voor extra beveiliging is het aan te raden om medewerkers alleen via een VPN (Virtual Private Network) in te laten loggen.

De thuiswerker maakt via een clientapplicatie op zijn eigen computer verbinding met het bedrijfsnetwerk, waarbij zijn gegevens worden gecontroleerd en de verbinding wordt versleuteld. Dat voorkomt ongeautoriseerde toegang.

Verder geldt voor het device van de thuiswerker hetzelfde als voor de pc op kantoor. Het apparaat moet beveiligd zijn met een sterk wachtwoord, een actuele virus- en malwarescanner, firewall en automatische ingestelde updates.

Goed beveiligde hardware is echter niet alles; veel van de hedendaagse hacks en datalekken zijn namelijk het gevolg van een gebrek aan kennis bij gebruikers. Blijf daarom medewerkers – zowel op kantoor als daarbuiten – regelmatig trainen op het gebied van cybersecurity. Als ze weten welke technieken cybercriminelen hanteren en hoe ze bijvoorbeeld phishingmails kunnen herkennen, zijn veel problemen te voorkomen.

Maak je werkplek futureproofWil jij je weten hoe jij je werknemers nog productiever laat werken? Download dan de gratis whitepaper ‘Maak je kantoor futureproof’.

Lees ook: