Zo word je productiever met een digitaal kladblok

productiever met een digitaal kladblok

Een kladblok is onmisbaar voor wie regelmatig onderweg of buiten kantoor werkt. Niet iedereen is immers een wandelend logboek, agenda en takenlijst in één. Met een digitaal kladblok leg je alles gemakkelijk vast en synchroniseer je simpel met meerdere apparaten.

Eerder schreven we al over de voors en tegens van een digitaal kladblok. En hoewel het maken van aantekeningen op fysiek papier soms prettig is, verdient de notitie-app anno 2018 toch echt de voorkeur.

De meeste apps bevatten bijvoorbeeld een ingebouwde geluidsrecorder die je tijdens een interview of meeting kunt inschakelen, zodat je niet constant hoeft mee te schrijven. Daarnaast kun je digitale notities achteraf gemakkelijk aanpassen, uitbreiden (met bijlagen) en herstructureren. In een papieren notitieblok staan aantekeningen meestal in chronologische volgorde, waardoor voor het verduidelijken van oudere krabbels vaak geen ruimte is.

Productiever met digitaal kladblok

Een digitaal kladblok is vooral effectief als je het slim gebruikt. Want als je enkel chronologisch alle opmerkingen optikt, biedt het weinig meer voordeel dan een papieren kladblok. Hoe word je dan wel productiever met een digitaal kladblok? Uiteraard hangt een en ander af van de app die je hiervoor gebruikt.

Een van de beste apps om notities, schetsen en ideeën digitaal vast te leggen, is OneNote. Dit digitale kladblok van Microsoft maakt onderdeel uit van Office 365 en is beschikbaar voor een groot aantal platforms. Er zijn apps voor Windows, macOS, Android, en iOS. Ook kun je via de browser inloggen voor toegang tot al je krabbels en geheugensteuntjes.

Aan de slag met OneNote

OneNote is zeker niet de enige online opslagplek voor je notities, maar wel een goede optie als je al gebruikmaakt van Microsoft Office. Log in met je Outlook- of Microsoft-account of registreer je gratis als nieuwe gebruiker. Vervolgens kun je vanaf ieder gewenst (mobiel) apparaat aan je aantekeningen werken.

Goed om te weten is dat OneNote notitieblokken, secties, pagina’s en containers gebruikt voor het ordenen van aantekeningen. Een notitieblok is een soort Word-document waarbinnen je meerdere secties maakt voor bijvoorbeeld notities, takenlijsten, declaraties en brainstorms.

Een sectie kan meerdere pagina’s bevatten. Elk deel informatie dat bij elkaar op een pagina staat, heet een container. Alle onderdelen zijn te hernoemen of verwijderen als je ze niet meer nodig hebt.

Aantekeningen synchroniseren

Na het aanmaken van het notitieblok kun je direct starten met het maken van notities. Met tabbladen wissel je tussen de verschillende secties en boven in beeld staan de bekende bewerk- en opmaakopties van Office.

Handig is dat wijzigingen continu worden opgeslagen en gesynchroniseerd, zodat je vanaf een ander apparaat direct verder kunt werken. Het taken- of boodschappenlijstje dat je aan het begin van de dag thuis hebt gemaakt, is dus ook onderweg af te vinken. Of beluister op kantoor de audio-opname die je tijdens een vergadering op locatie hebt gemaakt.

Notities verrijken

Zoals het een goed digitaal kladblok betaamt, biedt OneNote de optie om bijlagen in te voegen. Dit kan van alles zijn, van een ingescande factuur of foto tot een PDF-bestand en weblink. Op je desktop en laptop ga je naar het tabblad ‘Invoegen’, op mobiel verschijnt er tijdens het maken van notities onderin een menu met opmaak- en invoegopties. Klik op het fototoestel of microfoontje om respectievelijk afbeeldingen en audio-opnames in te voegen.

Daarnaast heb je de gebruikelijke functies voor het toevoegen van check- en bulletlists en het dikgedrukt, schuingedrukt en onderstreept maken van stukken tekst. Dat is handig om structuur aan te brengen en je aantekeningen overzichtelijk te houden.

Realtime samenwerken

Een van de grote voordelen van een digitaal kladblok als OneNote is de mogelijkheid om realtime samen te werken. In tegenstelling tot papieren aantekeningen hoef je niks meer uit te typen en te mailen; met een druk op de knop geef je collega’s toegang. Desgewenst kun je bewerkopties uitschakelen, als je niet wilt dat anderen wijzigingen aanbrengen. Ook kun je (gedeelten van) het notitieblok opslaan als PDF of uitprinten.

En dan is er nog de handige zoekfunctie om specifieke aantekeningen terug te vinden. Weet je niet meer precies wat tijdens een vergadering een aantal weken geleden is gezegd en afgesproken? Gebruik in de desktopversie het zoekveld rechtsboven of klik in de app op het loepje om een zoekactie binnen één of meerdere notitieblokken te starten.

Omdat je niet meer stapels papier of een overvolle mailbox hoeft door te spitten, bespaar je een hoop tijd. En dat draagt weer bij aan je productiviteit!

Meer tips om productiever (samen) te werken? Download de gratis whitepaper ‘Het nieuwe samenwerken’ met 12 tools en tips om slimmer samen te werken’. Lees ook:


HP Security Festival