Besparen met het nieuwe werken, dit zijn je opties

kosten besparen met het nieuwe werken

In veel gevallen is de overstap op mobiel werken een verkapte vorm van bezuiniging. De noodzaak om te bezuinigen hoeft echter niet altijd de aanleiding te zijn, want ook organisaties die niet per se op de centen hoeven te letten, kunnen besparen met het nieuwe werken.

Er zijn veel voordelen die mobiel werken met zich meebrengt. Het gaat verder dan de mogelijkheid om plaats- en tijdonafhankelijk te kunnen werken. Zo verbetert het op verschillende manieren de efficiëntie van medewerkers, en biedt het hen de ruimte om flexibeler (en daarmee vaak klantgerichter) hun werk uit te voeren.

Streepje voor

Krijgen medewerkers de ruimte om hun werk en privé beter te balanceren, dan zorgt dat doorgaans voor een toename van de werktevredenheid en afname van het ziekteverzuim.
Een duidelijk zichtbare trend die dit onderstreept is dat meer werkenden de mogelijkheid om mobiel te werken verkiezen boven het hebben van een auto van de zaak.

Het mes snijdt daarbij aan twee kanten: de medewerker heeft minder reistijd, de werkgever bespaart op reiskosten. Ook het milieu profiteert: medewerkers zitten immers niet verplicht dagelijks in de auto naar kantoor om hun werk te doen. Op deze manier draagt mobiel werken ook bij aan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). En een bedrijf dat deze mate van flexibiliteit biedt, heeft zeker bij millennials een streepje voor.

Let wel: veel trajecten om mobiel werken in te voeren mislukken, vaak omdat gedacht wordt dat er één standaardoplossing is. De implementatie verschilt echter per organisatie en voor het maken van de juiste keuzes is een gedegen mobiliteitsstrategie nodig.

Hogere efficiëntie, lagere kosten

In een duurzame mobiliteitsstrategie wordt mobiel werken gebruikt als middel om slimmere en effectievere dienstverlening te realiseren. Dat kan tot een hogere klantentevredenheid leiden en een toekomstbestendigere organisatie. En uiteindelijk zie je het voordeel van zo’n efficiëntere werkwijze ook terug in je portemonnee.

Een goed voorbeeld is hoe mobiel werken in de zorgsector wordt ingezet. Enerzijds bekijken verplegers de dagplanning op hun smartphone en gebruiken chirurgen een tablet in de operatiekamer.

Anderzijds kan een patiënt op afstand zorg krijgen en in contact met zijn arts blijven. Hij kan thuis zijn bloeddruk opmeten, waarna de gegevens via een beveiligde verbinding naar de dienstdoende arts worden gestuurd. Dit beperkt de reistijd (van arts en/of patiënt) en verlaagt de druk op de administratie, omdat alles direct digitaal wordt vastgelegd.

Kantoorruimte versus thuiswerkplek

Hoewel mobiel werken het aantal vierkante meters kantoorruimte dat een bedrijf nodig heeft kan terugdringen, zou dat niet het primaire doel moeten zijn. Toch maken we nog even een rekensommetje: gemiddeld kost een werkplek in Nederland 10.000 euro per maand. Daaronder vallen de huisvestingskosten, ict-kosten en een klein deel diensten en middelen (zoals schoonmaak en meubels).

Door het aantal vierkante meters kantoor terug te brengen en te werken met flexplekken en thuiswerken, zijn die kosten flink in te perken. Zeker als je nagaat dat het ‘arboproof maken’ van een thuiswerkplek gemiddeld 500 euro kost. Bij veel organisaties kan tot wel 50 procent op de kosten van huisvesting bespaard worden.

Besparen op (het beheer van) devices

Het succes van een goede mobiliteitsstrategie staat en valt bij de keuze en inzet van de juiste devices. Steeds meer bedrijven laten medewerkers een privé-laptop of -smartphone voor zakelijke doeleinden gebruiken. Het voordeel daarvan is dat ze werken met een vertrouwd apparaat, dat ze door en door kennen. Ook bespaart BYOD een werkgever kosten, omdat er geen nieuwe, dure apparatuur aangeschaft hoeft te worden.

De schaduwzijde is dat het voor de IT-afdeling lastig is om al die afzonderlijke devices te beveiligen en te voorkomen dat gevoelige bedrijfsdata op straat komt te liggen. BYOD is slecht beheersbaar. Daardoor verdwijnen de kosten die je ermee bespaart als sneeuw voor de zon als een met malware besmet device gerepareerd moet worden.

Slimme alternatieven

Een goed alternatief dat die problemen ondervangt is COPE: Corporate Owned, Personally Enabled. Daarbij hebben medewerkers nog steeds keuze om met een apparaat te werken dat aan hun eisen en voorkeuren voldoet, maar houdt de werkgever de regie over het aanbod devices en hoe die worden beheerd. COPE-devices zijn optimaal beveiligd en daarom kan de werkgever besluiten dat medewerkers ze ook privé mogen gebruiken.

Een bedrijf dat kosten wil besparen met het nieuwe werken, doet er tot slot goed aan om losse softwarepakketten te vervangen door Software as a Service (SaaS). Voor een vast bedrag per gebruiker haal je alle benodigde programmatuur en licenties in huis en kunnen medewerkers op ieder moment en op iedere plek productief zijn. De software wordt volledig online gehost, dus er is wel een internetverbinding nodig.

In de meeste gevallen betekent SaaS een aanzienlijke reductie van gemaakte kosten voor hardware, licenties en personeel. Geld dat vervolgens gestoken kan worden in de optimalisatie van de dienstverlening en producten.

Overigens is er naast SaaS nu ook Daas: Device-as-a-Service. Met dit HP-abonnement heb je geen aanschafkosten meer en bied je jouw werknemers toegang tot de nieuwste devices beveiliging en tools die ze nodig hebben om productief te kunnen werken.

Plannen om over te stappen op mobiel werken? Bereid je dan goed voor met de gratis whitepaper ‘gefaseerd overstappen op mobiel werken’ of – indien dat meer van toepassing is op jouw organisatie ‘in één keer overstappen op mobiel werken’.

Lees ook:

Deel dit bericht met jouw netwerk.
1